Служебные поездки представлены командировками, во время которых работники предприятия решают важные вопросы для организации. Поездки могут быть в пределах России или по другим странам. Они оплачиваются средствами работодателя, для чего работником составляется авансовый отчет по командировке. В этот документ включаются сведения о том, сколько денежных средств было потрачено на поездку. На основании этого отчета бухгалтер должен перечислить сотруднику нужную сумму средств, покрывающую понесенные им расходы.
Понятие документа
По командировкам авансовый отчет в 2017 году составлялся по форме АО-1. В 2018 году форма этого документа осталась неизменной. Данный документ утвержден органами статистики, но каждая компания имеет возможность внести в этот отчет какие-либо дополнения.
Можно не только добавлять новые графы, но и исключать некоторые строки, которые считаются лишними. Авансовый отчет по командировке представлен первичным учетным документом. Он выступает подтверждением того, что средства, выданные работнику на поездку, были направлены на те или иные цели.
Нюансы составления
Составить авансовый отчет по командировке достаточно просто. Данный процесс выполняется подотчетным лицом или представленным работником, который получил от руководителя компании определенную сумму денег на поездку. Чтобы убедиться, что данные средства действительно были использованы во время командировки, составляется отчет, передающийся бухгалтеру компании.
Отчет проверяется главным бухгалтером, после чего передается директору для подписи. Если работник потратил больше средств, чем им было получено до поездки в виде аванса, то он может получить компенсацию. Она выдается в виде наличных средств из кассы организации. Для этого предварительно гражданин получает кассовый расходный ордер, где указывается, на какие цели были потрачены средства.
Какими можно пользоваться бланками?
При составлении авансового отчета работники предприятий могут пользоваться следующими документами:
- форма АО-1, утвержденная органами статистиками;
- бланк, специально разработанный конкретной компанией на основании формы АО-1;
- электронный документ, если в фирме используется электронный документооборот.
Если фирма принимает решение разработать собственный бланк, то важно внести в него некоторые обязательные реквизиты. Если они будут отсутствовать, то это может стать причиной для возникновения определенных проблем с налоговыми инспекторами.
Как оформляется?
Все работники компании, которые отправляются в служебные поездки, должны разбираться в том, как заполнять авансовый отчет по командировке. Именно с помощью этого документа они смогут подтвердить обоснованность и законность понесенных расходов. К правилам оформления относится:
- бланк отчета выдается сотруднику специалистом бухгалтерского отдела;
- заполнять документацию можно самостоятельно или с помощью бухгалтера;
- вносятся данные непосредственно после поездки;
- некоторые сведения вписываются бухгалтерам фирмы.
К такому отчету работник должен прикладывать другие документы, выступающие подтверждением тех или иных расходов. Они представлены разными чеками, квитанциями или другой платежной документацией.
Образец авансового отчета по командировке можно изучить ниже.
Какие включаются сведения?
Заполнение этого документа осуществляется на основании официальных документов, имеющихся у работника компании, приехавшего из командировки. Если расчеты осуществлялись в наличном виде, то прикладываются к отчету разные платежные документы. Если применялись безналичные расходы, то потребуется выписка из банка.
В документацию включаются следующие сведения:
- сведения о командируемом гражданине;
- данные о бухгалтере, который заполняет несколько пунктов данного отчета;
- наименование организации, в которой трудится гражданин;
- табельный номер;
- цель выдачи аванса, представленная хозяйственными или представительскими расходами;
- сведения о перерасходе или остатке денежных средств;
- перечисляются документы, подтверждающие затраты гражданина во время нахождения в служебной поездке;
- общая сумма, потраченная работником компании во время командировки;
- подпись гражданина.
Бухгалтер после изучения данного отчета ставит на нем свою подпись. Дополнительно им указывается номер и дата формирования отчета. Приводятся расходы, подлежащие учету, а также прописываются номера бухгалтерских счетов. Правильно составленный и проверенный документ передается директору компании для изучения и подписания.
Образец заполнения авансового отчета по командировке находится ниже.
Какие прикладываются документы?
Работник фирмы во время служебной поездки должен сохранять все платежные документы, которые подтверждают те или иные расходы. Они прописываются в отчете во время его заполнения. Данная документация может быть представлена в разных видах. Поэтому к отчету прикладываются следующие бумаги:
- кассовые чеки, считающиеся наиболее распространенной документацией;
- бланки строгой отчетности;
- кассовые ордера;
- квитанции;
- накладные;
- другие платежные документы.
Все эти бумаги должны тщательно проверяться, а также храниться в оптимальных условиях. Если они будут утеряны, то работник не сможет доказать, что он действительно тратил средства, полученные от работодателя, на нужные цели. В этом случае бухгалтерия может отказать в возмещении расходов.
Если тратятся средства в организациях и магазинах, в которых не выдается кассовый чек, то придется запрашивать товарные чеки.
Какие возникают сложности?
В процессе заполнения авансового отчета по командировке могут возникать разные трудности. К ним относится:
- если человек отправляется в другую страну, то он должен подтверждать расходы платежными документами, полученными от иностранцев, но если он не обладает знаниями иностранного языка, то у него могут отсутствовать разные квитанции и чеки;
- нередко сразу после такой поездки гражданин отправляется в отпуск, поэтому не успевает составить отчет сразу после приезда, но при этом можно сразу после периода отдыха придется заняться формированием документации;
- все документы, полученные от иностранцев, придется переводить на русский язык.
От правильности заполнения отчета и подготовки других документов зависит, будут ли правильно возмещены расходы гражданину.
Особенности при поездках за границу
Служебные поездки могут осуществляться не только в пределах России, так как нередко требуется посещать иностранных партнеров, поэтому требуется командировка за границу. Как оформить авансовый отчет в этом случае? Для этого учитываются особенности:
- вернувшись из поездки, работник должен составить отчет в течение трех рабочих дней;
- если деньги выдавались в иностранной валюте, то это непременно указывается в документации;
- сведения о тратах в иностранной валюте должны вноситься без перевода по курсу рубля;
- если документы, подтверждающие те или иные расходы, составляются на иностранном языке, то придется заняться их построчным переводом на русский язык;
- процесс перевода может выполняться непосредственным работником компании или сотрудниками специализированных компаний;
- если билеты на разный транспорт созданы на иностранном языке, то непременно требуется перевод реквизитов, к которым относится Ф.И.О. пассажира, место прибытия, рейс, даты отправки и прибытия, а также стоимость билета;
- не требуется переводить сведения, не обладающие какой-либо значимостью, например, сюда относятся правила перелета или особенности перевозки багажа;
- не возникает необходимость в переводе, если у гражданина имеется электронный билет, так как в нем все сведения заполняются на основании требований Единого международного кодификатора;
- перевод требуется для всех других подтверждающих бумаг, к которым относится счет из гостиницы или чек за аренду машины.
Только при учете всех вышеуказанных требований работник фирмы сможет подтвердить целевую трату денег, полученных от работодателя. Если для перевода привлекаются сотрудники специализированных компаний, то затраты на такие услуги причисляются к прочим расходам компании.
Может ли работник после поездки отправиться в отпуск?
Часто служебные командировки длятся достаточно долго, поэтому сразу после такой поездки работник нуждается в отдыхе. Допускается сразу оформлять отпуск после такой поездки. Для этого не требуется приходить на работу и передавать оперативно авансовый отчет по командировке.
Разрешается составить документацию сразу после выхода из отпуска, а не в течение трех дней после возвращения из поездки.
Сроки сдачи документа
Сдается документ в течение трех дней. Отсчет начинается со следующих моментов:
- возвращение из командировки;
- выход из отпуска;
- возвращение с больничного.
Поэтому отсчет в три дня начинается с того момента, когда гражданин возвращается на работу для продолжения трудовой деятельности. Если нарушаются сроки передачи авансового отчета по командировке, то это приводит к тому, что работник не получает от компании денежные средства, покрывающие понесенные им расходы. Дополнительно такая ситуация может стать основанием для привлечения компании к ответственности, если нарушения будут выявлены налоговыми инспекторами.
Какие используются проводки?
Для утверждения правильно заполненного бланка авансового отчета по командировке требуется внести соответствующие данные в бухгалтерский учет. Для этого бухгалтером используются проводки, позволяющие отражать приходные или расходные операции. Расходы проводятся по счету 71.
Если гражданин потратил в поездке больше средств, чем им было получено от работодателя, то он может рассчитывать на компенсацию таких расходов. Для этого он должен подтвердить их официальными документами. Только в этом случае нужные сведения вносятся бухгалтером в учет фирмы.
Заключение
Служебные поездки могут потребоваться любой компании по разным причинам. Они могут осуществляться по России или в другие страны. Работники, отправляющиеся в командировки, могут рассчитывать на получение компенсации своих расходов. Для этого они должны сохранять платежные документы, подтверждающие понесенные траты.
После командировки составляется сотрудником фирмы авансовый отчет. Он содержит сведения обо всех расходах во время поездки. К нему прикладываются другие документы, изучаемые бухгалтером и директором компании. На основании этого отчета вносятся нужные данные в бухгалтерский учет фирмы.