Факт хозяйственной жизни – это такая составная часть процесса хозяйствования организации, которая позволяет фирме подтвердить средства в наличии или менять их. Кроме того, факты связаны с источниками средств компании, источниками источников. В некоторых случаях связь есть со всеми тремя аспектами, иногда с двумя или только одним. Практика регистрации фактов хозяйственной жизни позволяет держать деятельность фирмы под контролем.
Бухгалтерия и факты
Бухгалтер, ответственный за факты хозяйственной жизни, должен точно ориентироваться в особенностях вопроса. Так, правильное ведение бухгалтерии предполагает разделение на три крупные категории. Это следующие типы фактов хозяйственной жизни:
- постоянные, констатирующие некоторое явление, именуемые состоянием;
- связанные с происходящими событиями, именуемые действиями;
- связанные с некоторыми действиями, именуемые событиями.
Примеры: состояние – это факт наличия материала, действие – это приобретение, продажа материала, событие – это сообщение о произошедшей краже материала. Примеры упрощённые, но отражают суть деления на группы.
Значение, смысл и учет
Каждый из перечисленных фактов тогда становится значимым для бухгалтерского учета, когда имеет место правильность оформления факта хозяйственной жизни бумажной документацией по образцам, введённым внутри предприятия. Принцип довольно жёсткий – есть факт, когда есть документация, подтверждающая факт; нет – тогда и самого факта нет как такового. Это приводит к тому, что в организации факты хозяйственной жизни как таковой не учитываются, вместо него производится учет данных, известных из официальной документации.
Бухгалтерия вообще представляет собой большую теоретическую конструкцию, и ее содержание зависит не только от настоящего компании, но и от задач, поставленных на будущее. Поэтому отражение фактов хозяйственной жизни в бухучете потоком позволяет составить корректное представление о процессе хозяйствования и спрогнозировать перспективы организации. Из ведущегося бухгалтерией учета следует, в соответствии с какими нормами нужно организовать рабочий процесс компании. При этом ответственные за оформление факта хозяйственной жизни работники так ведут учетную систему, чтобы соблюдались правила, принципы регистрации.
Ведем учет правильно
Правильное отражение факта хозяйственной жизни – это такое, когда информация зафиксирована и подтверждена официальной документацией. Есть некоторый минимальный объем информации, подлежащий регистрации по установленным правилам. Он следует из нормативных документов, принятых на федеральном, региональном уровне и на уровне самой компании. Необходимо учитывать также предписания административного состава организации.
Подобный подход к контролю фактов хозяйственной жизни позволяет разделять управленческий инициативный бухгалтерский учет, обязательный финансовый. При этом факты, не требующие отражения, регистрироваться не должны.
Условие и правила
По умолчанию считается, что ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни всю информацию в систему учета вносит верно. Это условие считается категорически важным, из него следует соответствие действующим юридическим нормативам. В то же время нельзя быть уверенным на 100 %, что информация точно, адекватно показывает процесс хозяйствования организации, поскольку возможны определённые ошибки, включая спровоцированные человеческим фактором.
Учет фактов хозяйственной жизни – это логика действий, производимых в строгом соответствии с документацией, поданной бухгалтеру ответственными лицами. Бумаги бывают ошибочными, преднамеренно сфальсифицированными, что приведет к некорректному учету.
Нужно помнить!
По умолчанию недопустимо, чтобы имущество во владении компании применялось бесхозяйственно. Также недопустимы кражи, хищения. Это правило считается нормативным, на практике ситуация крайне редко обстоит столь радужно. Иные предполагают, что при точном соблюдении условий хозяйствования и честности работы бухгалтерский учет вовсе стал бы лишним мероприятием. В настоящих условиях он ведется таким образом, чтобы учитывать возможные неприятные моменты, в том числе учет фактов хозяйственной жизни «событий».
Управленческий состав должен принимать решения, важные для компании, ориентируясь на состояние дел внутри фирмы. Сделать о нем выводы можно из учета фактов хозяйственной жизни. И все же решение может оказаться неразумным, неэффективным, нецелесообразным в сложившейся обстановке. Осознание такой ситуации помогает держать под контролем функционирование компании и своевременно принимать корректирующие обстановку решения. Об их необходимости можно делать выводы, ориентируясь на информацию, подаваемую бухгалтерией.
Точность как залог успеха
Одна из самых важных задач бухгалтерии связана с корректным оформлением фактов хозяйственной жизни. Если происходит расхождение реальной обстановки и информации, представленной в бухгалтерской системе, нужно найти причины случившегося и срочно исправить положение. В то же время нужно учитывать, что бухгалтерия зачастую ведет учет фактов хозяйственной жизни, ориентируясь на плановые показатели, в то время как на производстве происходит реальный процесс, отставание от плана или опережение его. Это означает, что учет должен соответствовать реальности, но без фанатизма.
Принимать решения по управлению компанией представляется разумным с учетом данных, содержащиеся в базах бухгалтерии. Практика показывает: чем больше руководство компаний опирается на бухучет, тем эффективнее становится работа бухгалтеров. В то же время компании, в которых управленческие решения принимают, не обращая внимание на оформление фактов хозяйственной жизни и не учитывая поступающие из бухгалтерии данные, фактически содержат отдел, впустую тратящий ресурсы организации. При этом как непреложное правило нужно установить: данные, подаваемые бухгалтерией, нужно проверять.
Контроль над всем
Чем лучше реализуется принцип контроля над всеми отделами, над всеми данными внутри компании, тем лучше работает организация. Касаемо фактов хозяйственной жизни это выглядит следующим образом: необходимо четко отслеживать корректность, правдивость всей поступающей информации, проверять ее и своевременно выявлять ошибки и подлоги. Только в этом случае организация сможет работать успешно, развиваться быстро.
Если удается реализовать на практике перечисленные особенности учета фактов хоз. жизни организации, тогда можно не сомневаться, бухгалтерия, а через нее руководители организации в любой момент будут иметь полный доступ как к средствам для хозяйствования, так и к данным о том, откуда и как они сформировались. Каждый бухгалтер организации должен иметь общее представление о фактах хозяйственной жизни организации. Специализация отдельного сотрудника позволит ему более точно охватывать доверенную область, так как анализ производится с учетом общего положения в компании. Дополнительно учет корректнее, если ведущий его специалист ориентируется в математике, экономике, правовых дисциплинах. Глубокие знания в этих областях позволяют понимать факты хозяйственной жизни, делать прогнозы и производить анализ.
Источники и категории источников
Бухгалтерский учет предполагает до некоторой степени изучение ценностей и их источников, но гораздо большее внимание уделяет категориям. Как известно, бывают:
- пассивные (источники);
- активные (средства).
Для бухучета в заданную секунду хоздеятельность организации – это такая неподвижная картина, мгновенная, включающая в себя большое число фактов хозяйственной жизни. Конкретному пользователю вся эта картина обычно видится только фактами, связанными между собой.
Пример: в кассе фирмы есть 1 000 рублей. Для бухгалтерского учета, для пользователя, производящего анализ системы, имеет значение факт того, что деньги есть. Этот факт подтверждается соответствующей бумагой. Из него следует, что один из сотрудников ответственен за средства перед компанией.
В то же время отражение в бухгалтерском учете не данных о факте, а непосредственно факта сделало бы систему неактуальной, неадекватной, не соответствующей действительности. Многочисленные эксперименты с бухгалтерским учетом позволили прийти к заключению, что именно принятый нынче вариант оформления и учета работы компании позволяет получать наиболее корректное представление о состоянии дел в компании и о будущем организации.
Реально или нет?
Если учет фактов хозяйственной жизни организован опытным, профессиональным бухгалтером, тогда фиксация производится не для галочки, но с конкретными целями. Бухгалтерия учитывает, что данные о фактах активны относительно фактов, и учет не должен просто воспроизводить реальность внутри компании. Вместо этого бухгалтеры должны отбирать такие моменты, которые связаны с важной информацией, и передавать данные о них управляющему составу.
Своевременно ли?
Точность, своевременность бухгалтерского учета в целом и предоставления информации в частности зависят от того, с какими целями производится контроль ситуации. Не нужно (да и нельзя) в подробностях описывать всякий без исключения факт хозяйственной жизни, так как это создаст избыток ненужной информации в базах данных, что не позволит оперативно получать доступ к действительно важной информации. Нужно помнить, что невозможно фиксировать в бухучете факт хозяйственной жизни ровно в тот момент, когда он возник. Временной промежуток, отличающий моменты появления, регистрации называют лагом.
Чем более точные данные нужно получить о некотором факте хозяйственной жизни, тем больший лаг позволителен. Оперативные данные, в свою очередь, мало соответствуют реальному положению дел.
Факты: состояние
К этой категории относится информация, отражающая состояние объекта. Констатация обычно выявляется при инвентаризации. Так, в ходе такой проверки можно установить, что компания владеет зданием, оцененным в пять миллионов, на него оформлены все бумаги, из которых следует, что фирма – единственный собственник.
Каждый факт состоит из нескольких слоев. В нашем примере первый слой предполагает констатацию наличия здания. Никакой оценки не производится, главная задача – обнаружение материального объекта. Чтобы понять, сколько объект стоит, придется опуститься на второй слой. Он посвящен денежному выражению, при этом оценка может производиться остаточная, текущая, на момент покупки или связанная с восстановлением. Следующий слой – третий, отражающий владельца, собственника. На четвертом представлены данные о правовых отношениях между владельцем объекта и хранителем, которого может представлять администрация организации или некоторые иные лица.
На пятом декларируют отношения пользователя, управленцев объекта. Шестой отражает информативность. Рост этого показателя, измеряемого битами, отражает отличие фактического остатка от учетного. Наконец, седьмой отражает дату покупки, длительность эксплуатационного периода. Он свойственен состоянию, если нужно вычислить оборачиваемость привлекшего внимание руководящего состава объекта. Для этого слоя довольно типичная ситуация, когда запасы товаров в системе присутствуют в количестве дней.
Факты: действие
Простейший пример такой категории фактов можно описать следующим образом: из первичной документации следует, что привезено, оприходовано 100 кг по 30 рублей, предположим, муки. Общая сумма сделки составила три тысячи. Дополнительно привезли еще центнер сахара, каждый килограмм которого стоил 26 рублей, то есть суммарно это стоило 2 600. Общая стоимость поступившего товара – 5 600 рублей. Этот факт принадлежит к категории действие.
На первом слое – количество килограмм, тип продукции, поступившей на склад. Второй оценивает неоплаченные товары, а если они оплачены, тогда контролирует уменьшение объема денег в распоряжении организации с одновременным увеличением материальных запасов.
Структура, слои: что дальше?
На третьем можно найти данные об имуществе, которым владеет компания. Таковое не увеличивается, если за позиции заплатили до поступления, в момент, когда их привезли. Оплата еще не произошла, значит, увеличение происходит на 5 600 руб. Возникают правовые отношения. Их отражению посвящен четвертый слой факта-действия. Рассматриваются те отношения, которые возникают между покупателем, поставщиком. Покупатель, к примеру, наращивает долг, так как берет на себя обязательство по оплате, со временем будет должен направить поставщику 5 600 рублей.
На пятом слое отражают иерархию правоотношений работников, администрации организации. На основании этой системы бухгалтер может понять, кто и за что несет материальную ответственность. Конкретное ответственное лицо получает больший объем материалов, которые нужно хранить и за которые придется отчитаться. Сумма одновременно прибавляется к административной ответственности перед владельцами. Аналогично возрастает право требования владельца перед управленцами фирмы.
Шестой уровень – аналитика, отражающая соотношение ожидаемого, фактического поступления. Например, ожидаемое – поступление товаров на сумму лишь 2 800, тогда информативность – 5 600 к 2 800.
На седьмом слое можно понять происходящее при анализе временных промежутков. Так, если каждый день со склада в производство отпускается продукция на 560 рублей, тогда имеющихся запасов хватит на десять рабочих дней.
Факты: событие
Предположим, в ходе пожара произошло уничтожение склада, оцененного в пять миллионов. На первом слое учитывают, что имущество уменьшилось, но не оценивают потери. Второй посвящен финансовой оценке произошедшего и подтверждается документами. На третьем можно понять, что имущество стало меньше, закончились права на пятимиллионный объект. Четвертый слой призван отразить: материально-ответственные лица перед управленцами несут ответственность, меньшую, чем раньше, на пять миллионов. Аналогично сокращается ответственность перед собственником у управленцев организации. Впрочем, это работает только тогда, когда у вышестоящей должности нет претензий к ответственным ниже рангом.
При возникновении претензий принято сохранять имущественные отношения по-прежнему, поскольку вместо имущества выступает дебиторская задолженность. Виноватое лицо может признать долг и оплатить его, что приведет к сохранению имущественных прав в прежней мере, но поменяется структура, место дебита займут деньги. При уничтожении в пожаре застрахованного объекта страховщик становится дебитором.
На пятом слое оценивают материальную ответственность, фиксируют ее уменьшение в случае наличия или отсутствия претензий. Если объект застраховали либо нашли виноватого, тогда пятый слой аналогичен четвертому. Шестой слой для описываемого приема информативен, если, конечно, здание сгорело не по инициативе собственника или управленцев. Седьмого слоя в такой иерархии нет в принципе.