В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.
Виды документов в организации
Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы - регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.
Что такое первичный документ
Суть первичного документа - фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Примеры первичной документации
Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:
- ТОРГ-12 или транспортная накладная;
- счет-фактура;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты выполненных работ и услуг;
- акты передачи материальных ценностей;
- товарно-транспортная накладная;
- платежные поручения и выписки банка;
- требование на выдачу материальных ценностей.
К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности - оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.
Регламент
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.
Реквизиты документов
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
- наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
- банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
- номер и дата документа;
- номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
- единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
- итоговая сумма по всем позициям в документе;
- подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
- марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
- количество мест, масса и категория перевозимого груза;
- основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Кто может подписывать первичные документы
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, - все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
- генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- кладовщик, отпустивший товар;
- водитель, принявший товар к перевозке;
- кладовщик, принявший товар на склад;
- специалист, принявший к учету документацию;
- сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.
Доверенность на подпись
Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное - на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.
Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный - на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.
В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц - водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая - самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика. Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей - сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.
Электронная подпись
Первичка может быть подписана и другим способом - электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.