Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?
Когда это обязательно?
Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.
Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:
- разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
- возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
- подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
- сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
- выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.
Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?
Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.
Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.
Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.
Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам
Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.
- "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
- Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
- Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
- Подробный перечень прилагаемых документов, ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
- Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
- Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.
Таковы основные требования к форме письма.
Образец сопроводительного письма к документам
Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.
Начальнику Голосеевской налоговой инспекции
Хитрун И. В.
ул. Васильевская, 3,
г. Кукино - 31005
№ 562 от 05.04.2015
Уважаемый Иван Васильевич!
На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.
Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.
Приложение (всего на 6 л.):
- Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
- Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
- Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
- Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.
С уважением,
Директор ГП "Голосеевский мясокомбинат"
Голохвастов Ф. Е.
Исполнитель: Пупко А. В.
(067)4658291
Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.
Сопроводительное письмо к документам по договорам
При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.
В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.
Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.
"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".
Сопроводительное письмо к претензиям - нужно ли оно?
Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии. Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо?
Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.
Если же контрагенту нужно не только предъявить претензию, но и направить несколько неофициальных слов приветствия или разъяснений, лучше сопроводительного письма эту роль не выполнит ни один документ.
Сопроводительное письмо - хороший способ познакомиться
Нередко компания проводит интересную акцию или же просто хочет сделать коммерческое предложение неограниченному кругу лиц. Для этого хорошо подойдут типовые сопроводительные письма, увлекательно и лаконично составленные.
К такой "визитке" можно приложить рекламную продукцию, каталоги, прейскуранты, прайсы и любые материалы, способные заинтересовать потенциального клиента или партнёра.
Даже если писем целая кипа, руководителю или ведущему менеджеру не нужно тратить много времени на них: достаточно подписать готовые клише и можно рассылать по назначению!
Кто подписывает "сопроводиловку"?
И напоследок проясним важный вопрос. Кто подписывает сопроводительный документ? Для этого используется правило иерархии: обращаться к президенту компании лучше директору предприятия; документацию в банк может передать главный бухгалтер; "сопроводиловку" к информации в центр занятости может подписать и заместитель директора по управлению персоналом.
Сопроводительное письмо может стать незаменимой визиткой, если оформить его правильно!