Любая организация, независимо от формы собственности и сферы деятельности, создает документы. Приказы, протоколы, письма, электронные и бумажные. Все они входят в состав общего и кадрового делопроизводства предприятия. От того, насколько грамотно налажен этот процесс, напрямую зависит успех бизнеса и процветание фирмы.
Общие основы делопроизводства организации
Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.
Основные этапы делопроизводства это:
- Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
- Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
- Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.
Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:
- децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
- централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
- смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.
Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.
Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость
От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.
В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.
Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство - это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.
Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия
На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.
Кадровое делопроизводство отличается гораздо более жестким нормированием. Большинство документов оформляются на типовых бланках. Все формулировки, и записи должны соответствовать законодательству - в частности, Трудовому Кодексу. Кроме того, на предприятии существуют свои акты, регламентирующие рабочие отношения с сотрудниками.
Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.
Названия же у подразделений могут быть самые разные:
- "Отдел кадров";
- "Служба персонала";
- "Менеджеры по персоналу";
- "HR-отдел".
Регламентация делопроизводства и документооборота
Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.
Это могут быть:
- коллективный трудовой договор;
- инструкция по делопроизводству организации;
- должностные инструкции сотрудников, непосредственно связанных с работой с документами;
- устав предприятия.
Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.
Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.