Общаясь с огромным количеством людей, я стала замечать, с какой легкостью мои знакомые принимают приглашения и соглашаются на встречи, на которых они не намерены присутствовать. Признаюсь, даже я иногда имеют этот грешок.
Возможно, нам стала интереснее сама перспектива события, ощущение плотного графика и отсутствие свободного времени. Или изменилось отношение к ответственности. Какими бы ни были причины, последствия всегда одинаковы: угрызения совести, чувство дискомфорта и испорченные отношения.
К счастью, у меня замечательный босс. Денис Валерьевич часто делится своим опытом и мудростью. Как оказалось, и ему приходится иногда отказываться от запланированных встреч. Однако ему удается сохранять дружеские отношения на протяжении долгих лет. Недавно поделился секретом, как он переносит встречу или отказывается от нее, не испортив свою репутацию.
Если есть желание перенести встречу
С необходимостью отказаться от запланированной встречи сталкиваются даже опытные бизнесмены. День Дениса Валерьевича, управляющего сетью магазинов женского белья, часто расписан по минутам: совещания с учредителями и бухгалтерами, планерки с персоналом.
Порой, обнаружив в ежедневнике запись о встрече в 19:30 с одноклассниками, старым другом или коллегой, даже босс понимает, что не сможет присутствовать. Тем более после десятичасового рабочего дня и в ожидании дедлайна из-за задержки оборудования для нового магазина.
Что можно сделать
В подобной ситуации Денис Валерьевич рекомендует заглянуть в ежедневник и найти время, когда со 100% гарантией будет свободное время. Возможно, для этого накануне придется задержаться на работе или заменить полноценный обед на быстрый перекус, чтобы заранее закончить запланированные задачи. Лучше всего оставить себе запас времени и посмотреть расписание на следующую неделю.
После этого следует сообщить об изменении планов и проявить максимальную гибкость для согласования и переноса даты встречи. Для общения лучше выбрать звонок по телефону, этот небольшой жест будет расцениваться как уважение, и получить согласие будет проще.
В исключительных случаях можно отправить сообщение по электронной почте или через мессенджеры примерно следующего содержания:
«Добрый день, [имя],
Сожалею, что не смог предупредить заранее, но вынужден сообщить о необходимости переноса запланированной встречи. В ближайшие дни мы заканчиваем работу по одному проекту, постоянная необходимость отвлекаться сделает меня плохим собеседником. Я надеюсь, что Вы согласитесь перенести встречу. Сообщите, пожалуйста, если [дата, время] Вас устроит. Если это время не подходит, пожалуйста, предложите свой вариант. Я приложу все усилия, чтобы учесть Ваше пожелание.
Еще раз приношу извинения. Я действительно планировал встретиться с Вами и постараюсь найти время в ближайшие дни.
Спасибо,
[Ваше имя]».
Когда не следовало обещать и нет желания переносить встречу
Как научил меня Денис Валерьевич, не нужно давать обещания из-за добрых побуждений. Самая распространенная ошибка – ответить «да» любому знакомому, который хотел бы побеседовать на общие или профессиональные темы.
Один человек слишком настойчив, второму не хватает твердости. В результате – дискомфорт как из-за предстоящего общения, так и перспективы отказа.
Как решить
Лучший выход – проявить твердость и извиниться за нарушение планов.
Исправить ситуацию поможет следующее сообщение:
«Добрый день, [имя],
Я просмотрел предстоящее расписание встреч. К сожалению, в этом месяце очень плотный график. Сомневаюсь, что ситуация в следующем месяце будет намного лучше. Приношу свои извинения, но в эту пятницу встречу придется отменить. Я недавно приступил к работе в этой компании, поэтому если Вы хотите что-то спросить или обсудить [тема], не стесняйтесь, напишите мне по электронной почте. Я буду рад ответить на ваши вопросы.
Еще раз прошу прощения. Я постараюсь выполнить наши договоренности при первой возможности, о чем сообщу дополнительно.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]».
Если приходится отказаться от присутствия на мероприятии
Как предупредил меня босс, многие считают эту ситуацию самой простой: об изменении своих планов можно даже не оповещать. Однако, по его мнению, за каждым мероприятием стоят реальные люди.
Если в приглашении есть адрес электронной почты для связи, лучше заранее извиниться за свое отсутствие. Всевозможные семинары посещает огромное количество людей. Отсутствие одного приглашенного вряд ли заметят.
Тем, кому небезразлична профессиональная репутация, лучше связаться с организаторами, отправив следующее сообщение:
«Добрый день, [имя],
Спасибо за приглашение на [название мероприятия]. К сожалению, не смогу его посетить. Хочу сообщить вам об этом заранее, чтобы вы смогли отправить приглашение кому-то еще. Пожалуйста, держите меня в курсе о предстоящих мероприятиях. С удовольствием приму приглашение в следующий раз.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]».
Как сказал мой босс: «Профессиональное сообщество отличается от обычного окружения. Из-за меньшего количества участников все знакомый друг с другом. Поэтому отказ от встречи должен стать исключением. Постарайтесь реально оценивать свое время и возможности, особенно если речь идет о соблюдении договоренностей с людьми, которые действительно рассчитывают на ваше присутствие»
