Виртуальное общение предполагает знание определенного этикета. Особенно когда дело касается деловой переписки. Здесь следует быть максимально внимательным, сосредоточенным, осторожным, чтобы не показаться невежественным и невоспитанным человеком. Вот основные правила, которые помогут произвести положительное впечатление на коллег и партнеров по работе.
Основы
Когда вы строите дом, то начинаете с фундамента. И прежде чем мы погрузимся в конкретные разделы вашей электронной почты, давайте взглянем на основы. Это элементарные правила этикета, которые позволят вам наладить контакт с собеседником и презентовать себя с самой лучшей стороны. Вот основные из них:
- Не отправляйте резюме и не ведите деловую переписку с адреса личной электронной почты. Почему? Потому что обычно он выглядит очень непрезентабельно (например, PartyGurl123@gmail.com). С таким адресом вас точно не будут рассматривать как профессионала.
- Если вы получили плохое сообщение или чувствуете ярость, отойдите от компьютера на несколько минут. В порыве гнева вы можете написать много глупостей, о которых потом сильно пожалеете.
- Включите в письмо дружеское приветствие и благодарность. Это сделает ваше сообщение более полным и профессиональным.
- После того как вы написали сообщение, не спешите сразу нажимать на кнопку «Отправить». Перечитайте, текст, проверьте на наличие грамматических и орфографических ошибок.
Тайминг
Эффективный тайминг - одна из тех вещей, о которых очень легко забыть. Но, если вы когда-либо получали немедленный односложный ответ на продуманное, длинное сообщение или ждали неделями, чтобы получить письмо, я думаю, вы согласитесь, что время заслуживает немного больше внимания. Оба вышеперечисленных варианта являются недопустимыми, когда дело касается деловой переписки, поскольку это выражает неуважение к собеседнику.
Итак, основные правила тайминга:
- Отвечайте на письма, как только у вас появится возможность. Не заставляйте людей долго ждать и пребывать в «подвешенном состоянии».
- Если сообщение заслуживает немного больше времени и размышлений, не торопитесь отправлять ответ в одном предложении для галочки (вроде того, что я вас услышал, не беспокойтесь). Вместо этого сообщите отправителю, что вам потребуется немного времени, чтобы все обдумать.
- Соучредитель Muse Алекс Кавулакос рекомендует: «Чем быстрее вы отвечаете - тем короче должен быть ваш ответ».
Получатели
Бесконечный список электронных писем раздражает. Сотрудники, которые уже не имеют к вам никакого отношения, но продолжают писать сообщения. Те товарищи по команде, которые, кажется, понятия не имеют, для чего это удобное поле Bcc.
Это все вещи, которые, вероятно, вас раздражают. По крайней мере, когда другие люди совершают их. Но давайте на минуту переключим внимание на вас. Вы пошли против какого-либо из этих правил этикета в отношении вашего списка получателей?
Действуйте с осторожностью, нажимая на кнопку "Ответить всем", и используйте ее только тогда, когда обновили список всех адресатов. Не бойтесь использовать Всс, особенно в тех случаях, когда вы не хотите, чтобы адреса или получатели были видны всем. Вывод: чем меньше людей вы можете включить в электронную почту - тем лучше.
Строка темы
Какова первая часть вашего послания, которую увидят люди? Это просто: ваша тема. Как вы уже знаете, правильно сформулированный заголовок может творить чудеса. Плохая тема может вызвать большое раздражение среди ваших получателей. Чтобы ваше письмо не осталось непрочитанным, воспользуйтесь следующими советами:
- Придумайте четкий и ясный заголовок, который лучше всего отражает суть сообщения. Избегайте расплывчатых фраз наподобие «Регистрация». Получатель должен с первых секунд понять, о чем письмо. Кроме того, с помощью грамотно сформулированной темы он сможет быстро его найти среди другой корреспонденции.
- Будьте лаконичны. Конечно, вы хотите отобразить всю суть, но это не значит, что вам нужно писать эссе. В оптимальном варианте тема должна включать не более десяти слов.
- Даже если вы торопитесь, не игнорируйте данное поле. Никому не нравится видеть это зловещее “без темы” в своем почтовом ящике.
Тело письма
Другие области важны, но именно здесь вы действительно объясните, почему связываетесь с человеком. Да, общение на рабочем месте становится обыденной вещью. Тем не менее вы не должны позволять себе фривольный стиль, когда дело касается деловой переписки. Убедитесь, что вы следуете этим правилам этикета, и ваши сообщения обязательно будут выглядеть профессионально и презентабельно:
- Ваше сообщение должно быть кратким, в оптимальном варианте – не более пяти предложений или не более ста слов. Если вы не попадаете в указанные лимиты, нужно перефразировать текст либо связаться с человеком по телефону или по "Скайпу".
- Придерживайтесь всех традиционных правил письма, которым вас учили в школе. Это означает правильную структуру предложения, орфографию, пунктуацию. И еще: не засоряйте сообщение смайликами. В деловой переписке это неуместно.
- Убедитесь, что сообщение содержит четкие элементы «Вопрос» или «Действие». Если вы спрашиваете мнение коллеги о чем-то или ищете информацию для проекта, у вас должна быть веская причина для отправки письма. Поясните суть и необходимость своей просьбы.
- Если нет никаких действий, требуемых от получателя, а вы просто ставите человека в известность относительно чего-то или высылаете обновления, поясните это в письме. Люди должны знать, чего от них ждут.
- При необходимости используйте нумерованные списки, выделяйте жирным шрифтом важные нюансы. Таким образом, человеку будет проще воспринимать информацию и останавливать внимание на ключевых моментах.
- Чтобы сообщение было максимально простым для чтения, используйте один шрифт и максимум два цвета.
Вложения
Прежде чем отправлять что-либо, убедитесь, что это действительно необходимо. Нет смысла прикреплять одностраничный документ Word, содержащий два предложения. Если вы сомневаетесь, прикрепите файл в формате PDF, чтобы не возникало проблем с совместимостью.
Если вам нужно отправить большое вложение, заархивируйте его, чтобы оно не занимало слишком много места. И еще: возьмите за привычку прикреплять документ до составления письма. Так вы не забудете его отправить.
