Администратор на ресепшене – это, оказывается, самый важный человек в команде. Он скрупулезно отвечает на телефонные звонки, планирует и подтверждает встречи, отвечает на электронные письма, следит за наличием свежего кофе и многое другое. При этом секретарь успевает приветствовать каждого посетителя. Вы еще сомневаетесь в том, что администратор на ресепшене - это самый важный сотрудник в команде.
Вот несколько причин, которые это доказывают.
1. Создает впечатление о компании
Как вы думаете, кого встречает ваш клиент, когда переступает порог офиса? Конечно, это регистратор, который несет ответственность за то, какое первое впечатление сложится о вашем бизнесе.
Администратор вашего офиса обычно является первым человеком, с которым контактирует потенциальный клиент. Это справедливо как для личного посещения, так и для телефонного звонка. Это первый голос, который слышат потенциальные клиенты, когда звонят, и первое улыбающееся лицо, которое клиент видит, когда входит в офис.
Для некоторых предприятий первое впечатление может иметь решающее значение. Администратор, который нагрубил клиенту, навсегда испортит впечатление о вашей компании. Вот почему так важен внешний вид, индивидуальность и манеры сотрудника. Все эти критерии влияют на то, что ваши клиенты подумают не только о самом администраторе, но и обо всей вашей компании.
2. Самый организованный человек в офисе
Когда вы думаете о том, насколько организованны администраторы, вы понимаете, что во многом это зависит от их умения пользоваться современными технологиями.
Раньше это была преимущественно бумажная работа. Администраторы должны были разбирать кипы документов и наводить безупречный порядок, чтобы всегда знать, что и где находится.
Все это делалось во время приветствия клиентов и выполнения его просьб, ответа на один звонок за другим и выполнение просьб о помощи, поступающих от коллег.
Вот почему администратор по совместительству должен быть самым организованным человеком в офисе. Однако современные технологии позволяют им держать большую часть документов в электронном виде. Гораздо проще находить нужные документы, когда они хранятся в программе, а не в обычных папках.
3. Эффективнее всех остальных решает офисные проблемы
Самые лучшие из них, кажется, могут выполнять сто задач одновременно, уделяя звонящим и приходящим лично свое время и терпение, всех встречая с неизменной улыбкой, нарисованной на их лице. Дело в том, что немногие члены команды имеют способность многозадачности. Однако профессиональный администратор обязан это делать. Иначе он не сможет справиться с должностными обязанностями.
Менеджеры и другие члены команды часто полагаются на администратора, чтобы решить некоторые из самых сложных проблем, таких как отслеживание потерянных пакетов, организация больших встреч с клиентами и персоналом и устранение проблем с клиентами.
4. Администратор справляется практически с любыми задачами
Один известный бизнесмен однажды рассказал, как его очень миниатюрная секретарша однажды поменяла колесо на его машине после того, как поняла, что оно спустило. Она заметила это, когда бизнесмен был занят важным телефонным разговором, и знала, что ему нужно срочно ехать через весь город на важную встречу, как только звонок закончится.
По-видимому, она устанавливала его запасное колесо и параллельно отвечала на входящие звонки, используя Bluetooth-гарнитуру для связи с клиентами. Конечно, никто не призывает взваливать на администратора решение абсолютно всех проблем, которые возникают у сотрудников офиса. Однако хороший администратор увидит проблемы до того, как они произойдут, взаимодействуя со всеми в офисе, исправляя невозможные проблемы и в целом внося коррективы, где они необходимы в течение дня.
5. Администратор является мастером общения и ведения переговоров
Те, кто не может общаться ясно и быть столь же убедительным, как переговорщик, не должны занимать должность администратора. Эти сотрудники обладают удивительно способностью внимательно слушать собеседника и легко извлекать самые важные детали из разговора и выполнять все, что от них требуется.
Они могут читать между строк, чтобы добраться до сути любого вопроса. Ваш офисный администратор может сделать один звонок и сдвинуть горы, даже если все остальные, кто пытался до них, потерпели неудачу. Лучше всего, если администратор помимо всего вышеназванного обладает удивительной стрессоустойчивостью. Он просто продолжает выполнять свою работу, даже если внутри бушует эмоциональное пламя.
6. Администратор является офисным фаворитом
Этот сотрудник делает очень много для всех своих коллег. Вот почему все любят его. По этой причине любимец офиса становится совершенно незаменим. Администратор знает даже самых интровертных сотрудников и клиентов близко.
Когда он должен взять выходной день, уехать в отпуск или даже ненадолго отпроситься, чтобы посетить стоматолога в течение часа, все в офисе быстро начинает ломаться. Однако в ту минуту, когда администратор возвращается, все, кажется, встает на свои места, как будто ничего не произошло. Хаос возникает всякий раз, когда ваш администратор не находится в офисе.
Если ваш администратор не соответствует какому-либо из заявленных выше пунктов, вам, возможно, придется подумать о том, чтобы заменить сотрудника. Он должен быть яркой звездой в офисе, способной справиться со сложными задачами. Он является посредником между вашим персоналом и клиентами. Если вы не поблагодарили администратора за все, что он делает в последнее время, обязательно сделайте это в следующий раз.
