В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.
Штатная единица - это...
Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица - это:
- Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
- Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
- Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.
Отличия от родственных понятий
Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.
- Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым - количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
- Ставка и штатная единица. Первое понятие - это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица - это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
- Рабочее место и штатная единица. Первое понятие - это организованное место для труда сотрудника. Второе - работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.
Штат
Штатная единица - это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.
Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).
И еще одно определение. Штатный состав - вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.
По российскому законодательству терминам "персонал", "штат" равнозначны понятия "кадры", "кадровый состав".
Штатное расписание
Содержится штатная единица в штатном расписании. Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.
"Роструд" определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.
Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.
Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации. Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций. Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.
Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:
- Наименование организации.
- Номер документа.
- Дата составления.
- Период действия данного расписания.
- Численность штата.
Далее - расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:
- Наименование и код данного подразделения.
- Должность, разряд, категория, класс.
- Количество штатных единиц в штатном расписании.
- Оклад либо тарифная ставка.
- Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы "Всего".
Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.
Введение новой штатной единицы
При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход - добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.
Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.
- Определение необходимости ввода единицы в штат.
- Оформление новой должностной инструкции.
- Составление докладного документа на имя руководителя.
Разберем озвученные этапы более подробно.
Ввод новой кадровой единицы: шаг 1
Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап. Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей. И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем - комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.
Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.
- Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
- При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.
После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.
Ввод новой кадровой единицы: шаг 2
Следующий этап ввода штатной единицы - составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.
Обратимся к Письму № 4412–6 "Роструда". Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:
- Трудовая квалификация сотрудника.
- Полный перечень его обязанностей.
- Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.
Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.
Ввод новой кадровой единицы: шаг 3
Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг - обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа - обоснование введения новой должности либо расширения штата.
Содержание записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица - это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.
Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:
- Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
- Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
- Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
- Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.
Сокращение штата
Сокращение штатных единиц - один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.
Сокращение проходит в несколько этапов:
- Издание соответствующего приказа.
- Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
- Уведомления центра занятости и профсоюзов.
- Собственно, увольнение трудящихся.
Осветим важные моменты этого процесса.
Издание приказа о сокращении
Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:
- дату проведения данных мероприятий;
- сроки уведомления сотрудников;
- информацию об изменении штатного расписания.
Процесс сокращения
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, - не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет - увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение - за 3 месяца.
Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:
- Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
- Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
- При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.
Завершение сокращения
Заключительные три этапа:
- Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание - приказ о сокращении штата.
- Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
- Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.
Таким образом, количество штатных единиц - это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.