Уже более восьми лет Гознак изготавливает голограммы для документов. Среди них есть и наклейка для бланка трудовой. В трудовой книжке голограмма была задумана как защита от незаконных правок или удаления записей. Но многие работодатели и по сей день используют трудовые без голограммы. Рассмотрим подробнее, является ли данная наклейка обязательной и можно ли обойтись без нее.
Все о трудовой книжке
Законодательные акты РФ регламентируют обязательный порядок оформления бланка трудовой для каждого сотрудника, устраивающегося на постоянную работу. Работодатель обязан заполнить трудовую, если для сотрудника это является основным местом работы.
Раньше трудовые должны были заводить только организации, теперь же и индивидуальные предприниматели должны заполнять этот документ. За вносимыми записями должны следить как отел кадров, так и сам работодатель, ведь процесс признания записи неверной довольно затратный по времени и в финансовом плане.
За вносимую информацию должен отвечать и владелец книжки, а вот за голограмму сотрудник не отвечает. Это только работодатель решает, клеить ее или нет.
Что такое голограмма
Голографическая наклейка появилась задолго до появления трудовых. Раньше она подтверждала подлинность составления королевских актов. На данный момент голограмма также призвана подтвердить подлинность сделанных записей.
Гознак начал вкладывать в бланки трудовых лист с шестью голограммами. Инструкция к наклейкам говорит о том, что они могут быть вклеены в трудовую под записью организации (например, в месте, где ставится печать компании) как еще одно подтверждение того, что все записанное было сделано организацией, а не самим работником.
Наклейка имеет круглую форму, диаметром не больше 1,5 см. Голограмма имеет переливающуюся структуру, она оформлена на глянцевой бумаге. В середине изображен двуглавый орел.
В трудовой книжке голограмма может применяться только один раз. И если она наклеена неверно, то отклеить ее невозможно. Поэтому работать с ней нужно предельно внимательно.
О чем говорит закон
Зачем в трудовой книжке голограмма, может объяснить только официальное письмо от Гознака. Потому как даже несмотря на то, что голограммы вкладываются отдельным листом в трудовые, ни один из законодательных актов не прописывает условия применения этих наклеек.
Следовательно, письмо от Гознака - это не только инструкция по использованию голограмм, но и единственный официальный документ, говорящий об их существовании. Также это письмо можно найти на сайте Гознака.
Обязательно ли клеить
Обязательна ли голограмма в трудовой книжке? Нет. Пока законодательно не установлены правовые акты, обязывающие клеить голограммы, данное право оставляет за собой работодатель.
Подобная наклейка – это всего лишь способ защитить документ от подделывания. И если у гражданина трудовая книжка не содержит голограмм, это не значит, что она недействительна. Следовательно, все записи в ней так же действительны, как и в том документе, где есть голограмма.
Где взять голограмму
Купить наклейки самостоятельно невозможно, их не продают просто так. Лист с голограммами приобретается руководителем организации вместе с трудовыми книжками. А точнее трудовая книжка нового образца уже идет вместе с вкладышем с наклейками. Поставляет их Гознак или уполномоченные организации, имеющие лицензию и сертификат на продажу подобного рода документов.
Конечно, гражданин может и самостоятельно приобрести трудовую, но есть вариант, что сторонняя организация продаст документ ненадлежащей формы.
С какого года используется
Впервые о введении голограмм на документе официального трудоустройства заговорили еще в 2007 году, но первые трудовые с наклейками стали появляться только в 2008. И с тех пор нет еще ни одного официального документа, который бы регламентировал обязательность использования подобных голограмм.
Голографическая наклейка до сих пор ставит в тупик многих работодателей и сотрудников отдела кадров. Кто-то их не использует, а кто-то старательно вклеивает в бланк. При этом оставшиеся наклейки должны быть переданы сотруднику при увольнении вместе с книжкой.
Особенности вклеивания
В трудовой книжке голограмма является своеобразной защитой персональных данных, что на сегодняшний день довольно актуально. Но при наличии такой защиты возникает целесообразный вопрос – куда ее приклеивать?
К сожалению, нет ни одного официального документа, который бы регламентировал правила вклеивания. Поэтому приходится ориентироваться на письмо от Гознака. Куда клеить голограмму в трудовой книжке? На титульном листе или на вкладыше трудовой в строго определенных местах. Сюда относятся:
- номер бланка;
- строка, где ставится подпись уполномоченного лица;
- место для печати;
- строка, где ставится подпись владельца трудовой книжки.
Клеить голограмму нужно аккуратно, так как некорректное наклеивание защиты может привести к порче бланка. Если голограмма наклеена неровно, не стоит это исправлять, так как сама наклейка может испортиться: порваться или расслоиться, что приведет к необходимости замены всей трудовой книжки. А это трата времени и денег работодателя.
Общие правила
В трудовой книжке голограмма может быть наклеена по определенным правилам, составленным Гознаком. К данным правилам можно отнести следующее:
- Наклеивать голограмму имеет право только руководитель организации или уполномоченное лицо. Данная процедура может быть проведена только после заполнения титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней.
- Наклейка должна наноситься на первую страницу трудовой или бланка вкладыша. Голограмма защищает подлинность подписи сотрудника и руководителя, номера бланка или вкладыша к нему, печати компании, а также другие личные данные, которые указаны в документе.
- Прежде чем фиксировать наклейку, следует проверить место, куда клеить голограмму в трудовой книжке, и удостовериться, что оно верное. Такие знаки должны быть нанесены четко на защищаемый объект. И самое главное - голограмма должна быть приклеена правильно: рисунок не должен лежать боком или быть вверх ногами, сама наклейка должна клеиться ровно, без складок. Если же такое произошло, голограмму лучше не трогать, иначе можно испортить весь документ.
- Голограмма используется однократно. Всякое действие с защитной пленкой после ее нанесения делает саму голограмму недействительной, а трудовую книжку испорченной и подлежащей уничтожению с выдачей ее дубликата. Если при подготовке к приклеиванию голограмма была испорчена, лучше взять следующую наклейку, чем потом переделывать весь бланк трудовой.
Неизвестно, сколько еще времени голограмма будет экспериментом. Ведь такая защита наверняка показывает, что сделанные записи в трудовой книжке являются истинными и их сделали в организации. Следовательно, все сведения в подобном документе будут правильными и подтверждающими истинный трудовой стаж конкретного сотрудника.
Несмотря на то что ни в одном законодательном акте не прописана обязанность кадрового сотрудника вклеивать голограмму, многие кадровики все-таки решают использовать данный защитный знак. И, скорее всего, это правильное решение.
Но в любом случае, и трудовая книжка без голограммы, и трудовая нового образца (поставляемая уже с защитной пленкой) будут считаться оригинальными документами, подтверждающими рабочий стаж сотрудника. И ни одна инстанция пока что не имеет права делить трудовые на «правильные» (с голограммой) и «неправильные» (без наклейки).