Проверка потенциальных партнеров - важный этап оценки рисков сотрудничества. В статье мы подробно разберем, как грамотно составить регламент проверки контрагентов.
1. Зачем нужен регламент проверки контрагентов
Регламент проверки контрагентов - это внутренний документ компании, в котором прописан порядок анализа и оценки потенциальных партнеров перед заключением договора. Главные цели составления регламента:
- Снизить коммерческие риски при выборе ненадежного поставщика или подрядчика
- Минимизировать вероятность доначисления налогов и штрафов со стороны ФНС
- Подтвердить перед налоговыми органами факт проявления должной осмотрительности в выборе контрагентов
Наличие регламента дает компании следующие преимущества:
- Позволяет выявить недобросовестных партнеров до начала сотрудничества
- Дает возможность защититься от претензий ФНС о доначислении налогов
- Устанавливает единые правила и порядок проверки для всех сотрудников
Отсутствие регламента чревато серьезными рисками для бизнеса:
- Высока вероятность столкнуться с недобросовестными поставщиками и подрядчиками
- Невозможно доказать налоговой, что компания проявила должную осмотрительность в отношении контрагентов
- В случае нарушений контрагента ФНС может доначислить налоги и пени
Например, ООО "Пример" заключило договор на 1 млн руб. с новым поставщиком ООО "Риск", не проведя предварительную проверку. Через 3 месяца выяснилось, что "Риск" не платит налоги. ФНС доначислила ООО "Пример" 500 000 руб. налога на прибыль и НДС к уплате. Штраф составил 200 000 рублей.
2. Кто отвечает за проверку контрагентов в компании
За организацию проверки контрагентов может отвечать:
- Служба безопасности компании, если она есть. Обычно это профильные специалисты с опытом работы в контролирующих органах.
- Сотрудники разных отделов, например:
- бухгалтерия собирает документы юристы анализируют данные руководство принимает решение
В регламенте прописывают ответственность конкретных специалистов за этапы проверки партнеров. Четко распределяют полномочия между подразделениями компании.
3. Этапы проверки контрагента
Полноценная проверка контрагента включает несколько обязательных этапов:
Сбор документов у контрагента
На этом этапе у потенциального партнера запрашивают пакет документов, например:
- Устав
- Свидетельство ОГРН
- Лицензии на осуществляемые виды деятельности
- И другие документы в зависимости от специфики бизнеса
Поиск информации в открытых источниках
Далее проводят поиск данных о контрагенте в открытом доступе:
- Проверка в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
- Анализ деловой репутации и отзывов в интернете
- Мониторинг упоминаний компании в СМИ
- Изучение судебных дел и исполнительных производств
Анализ собранных данных
Собранная информация тщательно анализируется на предмет рисков. Оценивают финансовое состояние организации, деловую репутацию, судебную практику.
Формирование вывода о сотрудничестве
По результатам проверки принимается решение о целесообразности partnerstva. Вывод фиксируется в официальном отчете о проверке контрагента.
Таким образом, проверка контрагента - это многоэтапный тщательный анализ потенциального партнера перед заключением договора.
4. Категории контрагентов для проверки
Всех партнеров компании можно разделить на три категории в зависимости от степени риска:
Низкорисковые контрагенты
К ним относят:
- Крупные и узнаваемые компании
- Государственные и муниципальные предприятия
Таких партнеров, как правило, проверяют упрощенно.
Среднерисковые контрагенты
Это наиболее распространенная категория. К ней относят всех остальных контрагентов, которые не попали в другие группы.
Высокорисковые контрагенты
Сюда входят:
- Новые компании со стажем менее 1 года
- Фирмы с признаками недобросовестности
- Организации с отрицательной репутацией
Высокорискованных партнеров проверяют максимально детально.
5. Оформление результатов проверки контрагента
Результаты анализа контрагента оформляют в виде отчета о проверке. Он должен содержать:
- Общие сведения о контрагенте
- Анализ документов
- Данные проверки в открытых источниках
- Вывод о целесообразности сотрудничества
Отчеты о проверке хранят вместе с договорами и первичкой. Срок хранения составляет не менее 5 лет.
Ниже примерная структура отчета о проверке контрагента:
6. Особенности работы с рискованными контрагентами
Иногда приходится сотрудничать с контрагентами, которые имеют высокий риск недобросовестности. Чтобы минимизировать риски, необходимо:
- Разделить оплату на несколько этапов
- Работать только по факту выполнения работ (постоплата)
- Установить жесткие штрафные санкции в договоре
Решение о работе с такими партнерами должна принимать специальная комиссия. Это позволит избежать претензий со стороны налоговой о личной заинтересованности руководителя.
7. Автоматизация проверки контрагентов
Чтобы ускорить рутинные операции по проверке, можно использовать специальные сервисы, например:
- СПАРК
- Контур.Фокус
- И другие
Они позволяют за считанные минуты собрать и проанализировать данные о любом контрагенте в России. Автоматизированные сервисы можно интегрировать с учетными системами компании.
8. Структура регламента проверки контрагентов
Регламент проверки контрагентов должен содержать следующие основные разделы:
- Общие положения
- Цели и задачи регламента
- Ответственные за проверку контрагентов
- Порядок и этапы проверки
- Категории контрагентов
- Оформление результатов проверки
- Работа с рискованными контрагентами
- Хранение документов по проверке
9. Обязательные приложения к регламенту
К регламенту проверки контрагентов рекомендуется приложить:
- Чек-лист документов для сбора у контрагента
- Регламент проверки контрагентов образец отчета
- Анкету контрагента
- Другие необходимые формы и шаблоны
10. Практические советы по проверке контрагентов
Чтобы процесс анализа контрагентов был максимально эффективным, рекомендуем:
- Использовать чек-листы для систематизации проверки
- Разделить всех контрагентов на категории в зависимости от риска
- Проводить регулярный мониторинг надежности действующих контрагентов
- Принимать решение о работе с рискованными контрагентами коллегиально
- Автоматизировать рутинные операции с помощью специальных сервисов
11. Как правильно составить регламент проверки контрагентов
Чтобы составить регламент правильно, необходимо:
- Изучить требования законодательства и разъяснения ФНС
- Проанализировать специфику деятельности и риски компании
- Определить этапы проверки и ответственных лиц
- Закрепить единые формы документов по проверке
- Утвердить регламент приказом руководителя
Правильно составленный регламент позволит систематизировать процесс проверки контрагентов в компании.
12. Типовой регламент проверки контрагентов
Чтобы облегчить процесс разработки собственного регламента, компании могут ориентироваться на типовой регламент проверки контрагентов. Он содержит все необходимые разделы с учетом требований законодательства.
13. Регламент проверки контрагентов образец
Регламент проверки контрагентов образец поможет быстрее разработать собственный документ. В нем прописана оптимальная структура, даны формулировки основных положений, приведены шаблоны документов.
14. Утверждение регламента проверки контрагентов
После разработки регламент проверки контрагентов должен быть утвержден приказом руководителя компании. Это придаст документу официальный статус.
15. Контроль исполнения регламента проверки контрагентов
Чтобы регламент не оставался на бумаге, необходимо организовать контроль его исполнения. Можно поручить это внутреннему аудитору или специально назначенному контролеру.
16. Актуализация регламента проверки контрагентов
Регламент должен периодически актуализироваться с учетом изменений законодательства и потребностей бизнеса. Рекомендуется обновлять документ не реже 1 раза в год.
17. Обучение сотрудников работе с регламентом
Все сотрудники, задействованные в проверке контрагентов, должны быть ознакомлены с регламентом под подпись. Также необходимо проводить их периодическое обучение.
18. Риски при отсутствии регламента проверки контрагентов
Если в компании нет регламента проверки контрагентов, это чревато следующими рисками:
- Заключение договоров с недобросовестными поставщиками и подрядчиками
- Финансовые потери из-за неисполнения контрагентами обязательств
- Отсутствие единых стандартов проверки контрагентов
- Невозможность доказать проявление должной осмотрительности перед налоговой
- Вероятность доначисления налогов, пеней и штрафов по решению налогового органа
19. Ответственность за нарушение регламента проверки контрагентов
Неисполнение регламента сотрудниками должно влечь определенные санкции:
- Замечание или выговор от руководства
- Лишение премии по итогам работы
- Перевод на более низкую должность
- Увольнение в крайних случаях
20. Контроль исполнения регламента проверки контрагентов
Чтобы регламент работал, нужен контроль его исполнения. Функции контроля можно возложить на:
- Руководителя компании
- Внутреннего аудитора
- Специально назначенного контролера
Периодически проводится анализ и выявляются нарушения регламента.