Для многих из нас встречи являются неотъемлемой частью работы. Но далеко не каждый может грамотно провести совещание или собрание, сделать так, чтобы совместное общение оставило приятное впечатление и положительно повлияло на эффективность работы. Для абсолютного большинства людей рабочие встречи являются скучным и неинтересным времяпрепровождением.
Но все можно изменить. Вместо того чтобы рассказывать присутствующим о том, что будет и как будет происходить, попросите их самостоятельно ответить на несколько простых вопросов. Они гораздо более увлекательны, заставляют задуматься и вдохновляют. Они перекладывают часть ответственности на группу. И если вы потратите две минуты на то, чтобы задать эти вопросы в начале ваших встреч, вы сможете радикально улучшить результат рабочего совещания.
"Что нам нужно сделать, чтобы получить максимальную отдачу от этой встречи?"
Для начала определитесь, как должны вести себя участники собрания. Какое поведение вы хотите видеть на деловой встрече?
Сформулируйте нормы поведения и представьте их участникам как обязательство. Дайте возможность коллегам высказать свои пожелания. Команда может согласиться или не согласиться с выдвинутыми предложениями.
Примерами таких обязательств являются:
- быть лаконичным;
- быть искренним и естественным;
- поднять руку, если что-то нужно спросить или добавить;
- прислушиваться к мнению друг друга;
- придерживаться повестки дня;
- привнести позитивный настрой;
В начале собрания вы также можете обговорить время перерыва. Совместное обсуждение норм поведения и обязательств непременно заинтересует каждого участника собрания и вовлечет их в процесс. Встреча пройдет, что называется, на одном дыхании. Сделайте так, чтобы каждому члену команды было ясно, на что обращать внимание и как себя вести.
"Могу ли я требовать выполнения этих обязательств?"
Вы можете усомниться в необходимости этого вопроса. А почему вы спрашиваете разрешения? Разве это не подорвет ваш авторитет? Просьба о разрешении оказывает мощное воздействие на людей. Это показывает, что команда имеет право сказать "нет", и это обеспечивает ответственность за взятые обязательства, что дает команде чувство сопричастности.
Примеры разрешений, которые вы можете запросить:
- Вы позволите мне прервать вас в случае необходимости?
- Могу ли я спрашивать людей, которые уклоняются от ответов на вопросы?
- Вы позволите мне вернуться к нашей первоначальной повестке дня?
Если вы будете задавать подобные вопросы вашим подчиненным, ваш статус лидера укрепится, а не наоборот.
"Как бы вы хотели, чтобы я это сделал?"
Ваша цель - договориться о конкретных действиях, которые вы предпримете, чтобы заставить людей выполнять свои обязательства. Если получить ответ на заданный вопрос, отпадает множество других проблем. Собрание протекает быстрее и результативнее.
Вот несколько различных способов прервать кого-то:
- В чем суть дела?
- Вы можете подвести итог одним предложением?
Задавая один из вышепредставленных вопросов, не забывайте добавлять, что вы стремитесь быть краткими и лаконичными.
