Рубрики

Выражаться простым языком: как написать e-mail и не показаться слишком формальным

В информационную эпоху мы общаемся с людьми через электронную почту, а не лицом к лицу, гораздо чаще обычного. И, верьте или нет, холодные электронные письма не всегда неэффективны и их часто читают. Если вы используете хорошую технику, то шансы на то, что ваше обращение прочитают, увеличиваются.

Возможно, вы будете удивлены влиянию языка, который вы решите использовать. Быть слишком неформальным - это всегда рискованно, однако и чрезмерная формализованность также опасна.

Основная идея заключается в том, чтобы быть уверенным и напористым, писать ясно, конкретно и по существу. Уже после прочтения первых двух предложений люди должна иметь сформированное представление о том, кто вы такие и что хотите от них.

Начните с основной темы

Тема вашего письма - это то же самое, что первые 5 секунд рекламного ролика по телевизору. Если она не захватывает интерес вашей аудитории, то вы, вероятно, проиграли битву. Напишите строку темы, которая мгновенно захватывает вашу целевую аудиторию.

Согласно HubSpot, лучшие тематические линии включают в себя несколько важных элементов, таких как любопытство и срочность, своевременность и персонализация. Чаще всего встречаются такие строчки, как:

  • Давайте сходим куда-нибудь пообедать.
  • Привет от "имя компании".
  • Эй, "имя", как насчет отдыха?
  • Я бы хотел работать на "имя компании".
  • Я заметил, что вы ищете "название должности".

По возможности включайте в тему письма персонализацию. Например, имя получателя, который сделает вероятность того, что ваше обращение прочитают, выше.

В оглавление письма поставьте ваше намерение

Вот забавный пример. Представьте, что вы менеджер по найму и недавно опубликовали вакансию. Взгляните на два этих примера письма и подумайте о том, какой звучит более убедительно:

  1. «Привет! Я - Александр. Мне 25 лет, я только что окончил колледж со степенью в области информационных технологий и очень хочу работать».
  2. «Я только что увидел вашу "название вакансии", и я никогда не был так взволнован. Мне очень хочется приступить к работе и поставить свои знания в области ИТ на службу "имя компании"».

Если вы похожи на большинство людей, второй пример, вероятно, больше привлечет вас. Это происходит по нескольким причинам. Во-первых, из-за персонализации. Во втором варианте включено точное название вакансии, а также имя компании - и оба в самом первом предложении. Хотите верьте, хотите нет, но это играет огромное значение.

Кроме того, начало письма доносит до адресата все необходимое: желание устроиться на определенную вакансию в вашей фирме и основание для этого. Не ставьте автоматическое приветствие вроде: «Добрый день, имя, фамилия». Тем более, не пишите просто «Добрый день». Не стоит быть и слишком неформальными. Пишите письмо так, как будто обращаетесь к хорошему знакомому, которого вы уважаете.

Объясните свое намерение на простом языке

Нет ничего, что раздражает больше, чем чрезмерно формальный язык. В примере № 2 выше мы ясно и прямо объяснили причину, по которой нужно проводить небольшую презентацию себя в электронном письме. Даже если вы пишите не для того, чтобы устроиться на работу, делайте свое намерение ясным и понятным с самого начала.

И используйте обычный язык. Пишите так, как если бы вы говорили на званом обеде. Например: «Мое сопроводительное письмо и резюме прилагаются для вакансии "название должности"». Или: «Я хотел бы пригласить вас на обед, чтобы поговорить о том, как моя компания может помочь вашей в достижении следующих целей…».

Обычно во время речи мы не используем вычурные слова или чрезмерно формальный язык. По возможности выбирайте короткие слова вместо длинных производных. Например:

  • «Владеть», а не «обладать».
  • «Говорить» вместо «беседовать».
  • «Остановить», а не «прекращать» и т. д.

Я думаю, что вы поняли идею. Использование чрезмерно формального языка, как правило, не улучшит ваши шансы на получение ответа по вашей электронно почты. Кроме того, есть один нюанс.

Сделайте что-нибудь для них

Обычно мы отправляем электронные письма потому, что мы хотим что-то от другого человека. Приглашение, интервью или что-то другое. Но прежде чем вы попросите человека о чем-то, обязательно сделайте ему комплимент или предложите добавить какую-то ценность к тому, что он делает. К примеру, если вы обращаетесь к автору книги, то напишите ему искренний отзыв и упомяните о том, что поставили его работе блестящую оценку на Amazon или другом сайте. Подумайте о том, чтобы предложить лакомый кусочек знаний, который он или она может найти интересным. Это может быть просто ссылка на что-то полезное. Другими словами, не просто попросите их о чем-то. Предложите что-то ценное взамен.

Используйте сильный призыв к действию в конце письма

Не заканчивайте свое электронной письмо чем-то вроде «Пожалуйста, взгляните на мое резюме. Спасибо!» Это не является достаточным призывом к действию для получателя. Вместо этого будьте прямолинейны и задавайте конкретные вопросы, например: «Мы можем запланировать быстрое интервью после того, как вы просмотрите мое резюме?» Или: «Можно мне уделить несколько минут вашего времени? Я обещаю, что оно того стоит. Выберите удобное время, и я приду на собеседование».

Главная цель на этом этапе - не быть напористым. Но при этом выглядеть ясным и прямолинейным. Если вы не будете ходить вокруг да около, а выскажетесь сразу, то доверие к вам стане больше. Вы просите, получается, о чем-то конкретном и даете им информацию и вопросы, на которые им нужно просто ответить «да».

Чем больше информации вы можете предоставить своим потенциальным клиентам, тем лучше это будет для обеих сторон. Это особенно верно для электронных писем.

Например, если вы просите о телефонном звонке, укажите свой номер. Если вы планируете время встречи, укажите ссылку на онлайн-бронирование или календарь, чтобы вторая сторона могла сразу отметить все в нем или заказать столик. После выполнения вашей просьбы или призыва к действию завершите диалог. Поблагодарите вторую сторону.

Вывод

Идеальное электронное письмо - это короткое, приятное и прямолинейное обращение, написанное с использованием повседневного языка, который легко читать и понимать. Включите четкий призыв к действию в нижней части, а затем добавьте искреннюю благодарность. Не пишите слишком большой текст - такие длинные бизнес-обращения никто не читает.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание