Нет ничего более раздражающего, чем чувствовать после завершения деловой встречи, что вы не только не получили от нее желаемого результата, но и потратили свое время. К сожалению, такая ситуация происходит довольно часто. Так как же сделать так, чтобы совещания заканчивались пользой для всех сторон, а не разочарованием и потерей времени? Существует несколько правил, придерживаясь которых вы сможете увеличить эффективность рабочих встреч и значительно повысить свой шанс на успех. Давайте о них и поговорим.
Всегда быть пунктуальным
Ничто так не свидетельствует о неуважении к значимости встречи или чужому времени, как опоздания. Если вы чувствуете, что не успеваете прийти вовремя, обязательно предупредите об этом соответствующих людей. Пунктуальность также означает и соблюдение продолжительности назначенного делового совещания. Помните: показывая свое уважение к времени других людей, вы в первую очередь даете им понять как много значит для вас сотрудничество с ними.
Точно знать, какой результат вы хотите получить от встречи
Идите на деловое совещание с четким представлением о том, что вы хотите от него получить. Вы хотите установить деловое сотрудничество? Планируете продать товар? Перед началом внимательно продумайте проблему и создайте стратегию ведения переговоров. Ведь для каждого решения задачи вам потребуются совершенно разные способы общения и методы взаимодействия.
Сообщите присутствующим о желаемом результате
Заранее разошлите всем участникам планируемую тему обсуждения, чтобы они были осведомлены о повестке дня. Перед тем как вы начнете дискуссию, расскажите всем участникам о своих намерениях и о том, какой результат вы хотите получить от встречи. Позвольте другим партнерам сделать то же самое. Прежде чем продолжить, убедитесь, что все хорошо поняли, о чем планируется говорить.
Не отвлекайтесь от главного предмета обсуждения
Если вы будете придерживаться главного предмета рассмотрения, ваше совещание станет более эффективным, а значит, вы сможете уделить всем подпунктам темы должное внимание. Если у вас есть еще что-то, что вы хотели бы обсудить, выберите подходящее время (в соответствии с повесткой дня) или назначьте другую встречу.
Голос
Обратите особое внимание на громкость и тон вашего голоса. Энергия вашего голоса даст аудитории возможность прочувствовать главные моменты сообщения. Задумайтесь над тем, как звучит ваша речь. Она уверенна? В ней чувствуется сомнение или высокомерие? Отражает ли тон голоса ваши намерения?
Слова и фразы
Выбор фраз и слов, как ни странно, может оказывать сильное влияние на собеседников, согласных с вашими точками зрения или наоборот. Тщательно подбирайте фразы, чтобы они случайно не вызвали сомнений в ваших предложениях и идеях. Избегайте любых слов, которые могут дискриминировать, обвинить или обидеть. Помните, что вам очень важно сохранить позитивный интерес собеседников во время всей деловой встречи.
Язык тела
Невербальное общение может оказывать такой же сильный эффект, как и словесное. Оно указывает на ваше душевное состояние, мыслительные процессы и отношение к данной ситуации или человеку. Научитесь контролировать язык своего тела и понимать невербальные сигналы других людей. Это поможет узнать их истинные намерения и позволит вам реагировать на них соответствующим образом. Например, если участники беседы начинают оглядываться вокруг или сидят сложа руки в кресле, это может указывать на то, что им стало скучно. В данном случае вам стоит поговорить с ними напрямую, чтобы снова завоевать их интерес. Если кто-то сложил руки и начинает сгибать плечи, это говорит о раздражительности. Такому человеку нужно обязательно дать возможность предложить свою точку зрения или внести вклад в тему обсуждения.
Активно слушайте
Акт слушания - важный фактор. Конечно, внимательно слушать не всегда легко, особенно когда речь идет о горячих дискуссиях или разногласиях. Но помните: иногда, просто выслушав других, вы получите больше пользы, чем если будете говорить сами. Слушание поможет вам лучше понять участников встречи, что, в свою очередь, позволит вам понять, как лучше всего вести себя с ними.
Уберите отвлекающие факторы
Отложите телефон и другие вещи, не имеющие отношения к собранию. Убедитесь, что вы сосредоточили все свое внимание на присутствующих, а не осматриваете комнату или вид за окном. Поддержание зрительного контакта - самый мощный способ заинтересовать окружающих. Помните, что эффективность деловой встречи во многом зависит от уважения ко всем участникам собрания.
