Бизнес-процессы выходят далеко за рамки того, как производится ваша продукция. Они включают в себя обработку финансовых операций и технологию продаж, от обработки заказа до отгрузки продукции и возврата товаров. Эти процессы характеризуют то, как работает ваше производство.
Если члены вашей команды хотят быть эффективными, они должны освоить навыки совершенствования основных процессов, которые помогут значительно повысить качество, эффективность и прибыльность.
Нужно понять разницу между процессами и процедурами
Существует два типа процессов: формальные и неформальные. Последние являются неявными. Они представляют собой часть повседневной деятельности сотрудников, но формально не задокументированы. Не так уж много внимания уделяется и их совершенствованию.
Формальные процессы называются процедурами. В отличие от обычных процессов, процедуры строго регламентированы и задокументированы. Ваши сотрудники получают строгий набор правил, которым необходимо следовать.
Если вы хотите усовершенствовать бизнес-процессы, вам следует превратить как можно больше процессов в процедуры. Некоторые сотрудники могут протестовать против этого, но в конечном счете это делается для общего блага компании, и вы должны донести до них это.
Расскажите о достоинствах. Особое внимание уделите следующим:
- увеличение ответственности;
- сотрудники будут иметь четко определенные роли и задачи;
- все сотрудники будут знать, кто за что отвечает;
- увеличение производительности;
- больше свободного времени для решения важных задач.
Если они поймут необходимость перемен, они, вероятнее всего, поддержат ваше решение реорганизации.
Поймите важность совершенствования бизнес-процессов
Если вы хотите, чтобы ваши усилия были последовательными, вы должны осознать реальные выгоды от улучшения процессов и процедур бизнеса. Если вы этого не сделаете, вы потеряете фокус.
Отказ от управления процессами с помощью технологий и дисциплин управления бизнес-процессами может иметь серьезные последствия для любой организации. В конечном итоге это может привести не только к тому, что разные люди будут делать разные вещи в вашей организации, но и к тому, что некоторые задачи будут дублироваться, что приведет к увеличению затрат и несоблюдению дедлайна.
В конечном счете цель управления процессами состоит в том, чтобы сделать ваши операции более гибкими, а рабочий процесс - более продуктивным. Когда процессы неэффективны или дисфункциональны, они могут вызвать всевозможные проблемы. Они могут повлиять на удовлетворенность сотрудников и поставить под угрозу их здоровье.
Тремя основными целями управления процессами и их совершенствования являются повышение эффективности, результативности и гибкости. Процессы часто неэффективны из-за того, что прогресс не контролируется должным образом. Совершенствование процессов позволяет тратить меньше времени и ресурсов впустую.
Если избежать вышеперечисленных ошибок и понять важность совершенствования бизнес-процессов, можно значительно увеличить эффективность компании. Совершенствование процессов также должно сделать ваш бизнес максимально гибким. Это позволит легко ориентироваться в непредвиденных обстоятельствах, адаптироваться к новым правилам и технологиям.
Упрощение и рационализация
Одним из лучших способов улучшения бизнес-процессов является их упрощение и рационализация. Чем меньше у вас технологических шагов, тем меньше вашим новым сотрудникам приходится учиться и тем быстрее они осваиваются в новых условиях. Чем меньше шагов, тем меньше возможностей для возникновения дефектов. Исключите дублирование ввода данных, и вы сэкономите время и деньги при одновременном снижении частоты ошибок.
Эксперты дали несколько советов по оптимизации рабочего процесса:
- Отображение текущего рабочего процесса. Проанализируйте его на основе фактического текущего состояния. Определите области, на которых следует сосредоточиться. Создайте план улучшения одной области.
- Осуществление плана. Проанализируйте новый процесс, чтобы убедиться, что он работает так, как ожидалось. Не начинайте планировать свой следующий проект улучшения, пока не убедитесь, что только что завершенное дело дало желаемый эффект. Прежде чем осуществить очередное изменение, убедитесь, что все идет гладко.
Следуя простым рекомендациям, вы сможете значительно улучшить бизнес-процессы своей компании.
Помните о конечной цели - обслуживании клиента и получении дохода
Почти каждый процесс должен быть привязан к конечной цели, приносящей доход или улучшающей качество обслуживания клиентов. Проанализируйте состояние своей организации. Определите, как каждый процесс помогает достигать главных целей. Если вы не сможете этого сделать, вероятно, он неэффективен и лучше обойтись без него.
Как только у вас появятся упорядоченные процессы, сосредоточенные на продаже, создании и поставке продуктов или услуг, вы можете начать анализировать каждый из них. Какова их стоимость? Какую ценность они приносят заказчику? Исключите продукты, стоимость которых выше приносимой прибыли, или найдите способ снизить их цену.
Ищите способы снижения риска
Риск не следует рассматривать как абстрактный процесс. В случае дефектных продуктов вы либо должны выделить средства на ремонт и возврат, либо потерять клиентов. Риск поздних поставок связан с опасностью роста числа недовольных клиентов, необходимости осуществления дорогих возвратов или возникновения пустых полок в торговых точках.
Ищите дефекты и ошибки в ваших процессах и продуктах. Попытайтесь найти способы уменьшить вероятность ошибки. Вы можете перейти к более надежному поставщику, ужесточить контроль за бизнес-процессами или увеличить число проверок.
Как можно снизить риск при попытке улучшить бизнес-процессы?
Получите обратную связь, как только у вас появится предложение. Прислушайтесь к опасениям, которые могут быть у других. Проводите встречи по мере развития проекта, и пусть каждый сотрудник каждый выскажет свое мнение. В конце концов, одна голова хорошо, а много - лучше.
Следите за процессом после внесения изменений. Будьте гибкими и готовыми приостановить неудачные проекты или внести необходимые изменения в случае возникновения проблем. Документируйте то, что вы сделали, чтобы изменить процесс и увидеть результаты.
Устанавливайте ключевые показатели и управляйте ими
Научитесь устанавливать ключевые показатели и управлять ими. Оптимальные показатели - скорость работы, производительность, время цикла и удовлетворенность клиентов.
Преимущество таких показателей заключается в том, что они позволяют людям понять состояние текущих операций и их вклад в развитие компании. Кроме того, они позволяют сотрудникам понять свои цели. Они также дают возможность менеджерам понять, когда они движутся в неверном направлении, до того как ситуация станет критической.
Убедитесь, что у вас есть стандартизированный процесс для всего
У вас есть стандартный процесс для всего - от доставки пакета до обработки платежа. Вы должны иметь формально контролируемые системы создания продукта или обновления программного обеспечения на сервере. Они снижают риск и увеличивают вероятность того, что все будет сделано правильно.
Вам также следует задуматься о формальной системе сбора предложений по изменению процесса или обновлению документации. Определите приоритеты для отдела, чтобы вы могли решить, какие проекты стоят первыми в списке, а какие не стоят затраченного времени. Следуйте этому правилу при внесении изменений в производственные линии и бизнес-процессы.
Поймите необходимость документирования всех происходящих процессов
Не пренебрегайте документацией. Она должна быть в приоритете. Документируйте каждый рабочий процесс. Это позволит любому сотрудники без проблем приступить к решению задач на любом этапе. Убедитесь, что вы обновляете свою документацию при внесении изменений в бизнес-процесс. Кроме того, эти изменения должны быть доведены до сведения команды.
