Рубрики

Автоматизация малого бизнеса: 5 вещей, которые стоит автоматизировать, и 5, которые лучше делать лично

Владельцы среднего и малого бизнеса вынуждены работать в течение длительного периода времени. Некоторые предприниматели вовсе трудятся даже в выходные дни. Для снижения чрезвычайных трудовых нагрузок целесообразно пользоваться автоматизацией разных рутинных процессов и действий. Но существуют некоторые операции, которые лучше всего выполнять самостоятельно, чтобы не столкнуться с убытками.

Особенности и плюсы автоматизации

В ней часто нуждается малый бизнес, так как предпринимателям и наемным работникам часто приходится выполнять рутинные и совершенно бесполезные действия. К плюсам относится то, что не приходится тратить много времени и усилий на простые и рутинные действия, которые могут осуществляться автоматически.

Освобожденное время может использоваться для налаживания контактов с контрагентами, общения с родственниками или выполнения других важных задач, которые не могут быть автоматизированы. Поэтому можно выделить несколько бизнес-процессов, которые целесообразно автоматизировать.

1. Ответы на электронные письма

Электронная почта имеется у каждой компании, причем нередко на нее приходит множество разных писем от партнеров, клиентов или просто частных покупателей. Около 25 % рабочего времени владелец бизнеса тратит на проверку электронной почты и написание ответов.

При этом имеется возможность ускорить данный процесс, для чего используются шаблоны. Это не является полной автоматизацией, но можно снизить количество времени, которое приходится тратить на написание текстов.

2. Заполнение счетов-фактур

Ведение бухгалтерского учета является сложным и длительным процессом. Обычно им занимается опытный бухгалтер, но нередко у начинающих предпринимателей просто отсутствуют финансовые возможности, чтобы нанять специалиста. Поэтому им приходится самостоятельно заниматься составлением многих документов, к которым относятся и однотипные счета-фактуры.

Для их составления желательно пользоваться специальными компьютерными программами, что позволяет менять только основные сведения, оставляя другую информацию неизменной.

3. Платежные ведомости

Их составление является утомительной работой, которая должна выполняться ежемесячно, так как каждый месяц выдается зарплата работникам компании. Трудно автоматизировать составление платежных ведомостей, если в фирме многие работники по-прежнему получают зарплату в наличном виде.

Поэтому целесообразно переводить всех наемных сотрудников на получение зарплаты в безналичной форме. Для этого выбираются банки, предлагающие оптимальные условия для открытия депозитных и зарплатных карт. При таких условиях в автоматическом режиме средства будет перечисляться на счета работников, поэтому не придется заниматься составлением ведомостей.

4. Управление задачами

Около 70 % времени предпринимателя направляется на управление разными задачами в рамках своего бизнеса. Для экономии времени и усилий целесообразно пользоваться специализированным программным обеспечением. С его помощью можно координировать действия между различными задачами, избавляться от повторяющихся действий, а также постоянно корректировать цифровой список дел.

Такие программы напоминают о тех или иных действиях, которые должны выполняться предпринимателем в конкретный период времени. Поэтому не придется беспокоиться о том, что владелец компании по разным причинам забудет о тех или иных задачах.

5. Отчеты и декларации

Каждый предприниматель уплачивает налоги на основании ранее выбранной системы налогообложения. Для отчета перед ФНС приходится составлять и своевременно сдавать налоговые декларации или другие документы. Для этого нужно хорошо разбираться в бухгалтерском учете.

Даже этот процесс может быть автоматизирован. Налоговая служба предлагает возможность предпринимателю скачивать специальные программы с официального сайта ФНС. В эти программы вносятся только сведения о результатах деятельности фирмы, после чего расчеты выполняются в автоматическом режиме. За счет такого ПО можно значительно снизить количество времени и усилий, которые приходится тратить на составление официальной документации.

Какие задачи не получится автоматизировать?

Хотя автоматизация обладает многими плюсами, все равно имеются некоторые действия, которые должны реализоваться лично предпринимателем. В ином случае бизнесмен может не учесть многие важные моменты, что приведет к убыткам компании.

1. Проблемы клиентов

Недовольство клиентов и покупателей может возникнуть в любой момент времени по разным причинам. Разбираться с такими сложностями в автоматическом режиме просто невозможно, поэтому предприниматель должен принимать участие в этом процессе. Он должен исправить возникшую проблему, чтобы недовольный клиент не оставил жалобу в интернете.

Во время решения таких проблем важно делать акцент на личное общение. Не следует пользоваться электронными письмами или сообщениями по телефону, поэтому желательно назначить встречу и изменить мнение клиента.

2. Адаптация клиентов

В бизнес постоянно приходят новые клиенты, которые не уверены в целесообразности сотрудничества. Поэтому важно пользоваться определенными бизнес-процессами, направленными на его быструю адаптацию.

На раннем этапе взаимодействия бизнесмен не может полагаться на автоматизацию, так как велика вероятность потерять крупного клиента. Поэтому требуется личное внимание для установления прочных отношений.

3. Признание сотрудников

Работники компании являются ценным ресурсом любого предпринимателя. Поэтому если бизнесмен хочет постоянно узнавать о разных достижениях специалистов, то ему придется самостоятельно заниматься оценкой и анализом. Автоматизировать этот процесс невозможно, так как иначе работники начинают чувствовать себя более свободно, что нередко приводит к уменьшению производительности труда.

Если какой-либо специалист достигает высот в карьере, то предприниматель должен отмечать его успехи, давая награды или премии.

4. Творческие процессы

Хотя автоматизация повышает производительность, но она не может заменить творческую деятельность, осуществляемую людьми. Программы не могут воспроизвести человеческий мозг, поэтому для воплощения и создания творческих идей требуется привлекать опытных и талантливых наемных специалистов.

Поэтому творческие рабочие места являются по-прежнему востребованными и высокооплачиваемыми. Для решения важных вопросов у работника должно иметься критическое мышление и инновационные навыки.

5. Построение крепких отношений с коллегами и покупателями

Это возможно только за счет личного общения предпринимателя с представителями других компаний или сотрудниками. Не следует доверять автоматизации, поэтому желательно отказаться от постоянного применения электронных писем или других систем.

Для сотрудников нужно пользоваться разными подарками или рукописными благодарственными письмами. При возникновении недовольства со стороны клиентов нужно вести личные разговоры.

Поэтому даже при использовании современных технологий некоторые процессы не получится автоматизировать.

Заключение

Автоматизация может экономить время и усилия предпринимателя, поэтому целесообразно внедрять ее в работу компании при совершении некоторых рутинных операций. Но имеются некоторые бизнес-процессы, которые требуют личного внимания со стороны бизнесмена.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание