Бизнес сложно представить без совещаний или иных встреч руководства с сотрудниками. В ходе таких собраний устанавливается контакт в коллективе, сообщается важная информация, вносятся предложения. Не всегда совещания бывают интересными или важными, тем более положительно воспринимаются всеми сотрудниками. Чтобы не тратить время на пустой сбор работников, следует знать секреты успешных деловых собраний.
Четкая повестка
Деловое совещание - не секретная встреча, а запланированное событие, которое должно быть заранее оговорено со всеми участниками. Руководитель или тот, кто занимается сбором членов собрания, несет ответственность за повестку. В нее включаются такие данные:
- Дата и время проведения собрания.
- Тема беседы.
- Список выступающих. Если руководитель или организатор пригласил кого-то сказать речь, следует заранее предупредить выступающего. Это избавит от неловкости и стеснения и позволит говорящему лучше подготовиться, чтобы не тратить время других слушателей на лишнюю информацию или попытки вспомнить нужные данные.
Совет: все, кто выступают кроме организатора, должны примерно знать свое время. Это позволит им не покинуть собрание в неподходящий момент и не томиться в ожидании. Общее впечатление от совещания, в течение которого каждый знает свое место, будет положительным у большинства участников.
Нет лишним слушателям
Если нет желания видеть зевающие и скучающие лица слушателей, не следует приглашать на совещание тех, кому это не нужно. Конечно, может оказаться, что собрание действительно интересует только 5 человек из 100. Но в таком случае все равно необязательно приглашать 50 людей в качестве массовки, которая будет только раздражать выступающих и мысленно желать, чтобы все это поскорее закончилось.
Совет: всегда можно пригласить "горящие головы". Это те, кто заинтересован проектом, идеей и не прочь поучаствовать в собрании или иным способом проявить активность. Такие работники потом с радостью расскажут всему коллективу, о чем говорилось на встрече и как прошло совещание.
Возможность высказаться
Это правило хорошего собрания вытекает из предыдущего. Те, кто действительно заинтересованы во встрече, будут не против высказать свое мнение по вопросу или сделать предложение.
Но коллективное обсуждение, если на собрании более 15 человек, может затянуться на 1,5 часа и дольше. Чтобы никого не обидеть, следует давать слово лидерам групп или попросить всех аккумулировать интересы, чтобы дать нескольким ораторам огласить полученные мнения.
Ограничение монолога
Организаторы собраний и лидеры коллектива не должны заставлять присутствующих скучать, в то время как они часами излагают свои мысли, надежды и предпочтения. Время выступления каждого участника должно быть ограничено.
Если необходимо решить, что лучше: сделать выступление коротким или затяжным, - следует выбрать первый вариант. При желании выслушать подробности слушатели сами будут задавать вопросы или просить рассказать другую информацию.
Но нет ничего хуже, когда в глазах присутствующих застывает вопрос: "Когда уже все это закончится?" А в это время организатор собрания, как ни в чем не бывало, рассказывает свое мнение о новом проекте, не обращая внимания на уставшие вздохи работников.
Четкие задания
Если собрание не носит сугубо информационный характер, участники должны получить четкие рекомендации или задания после его окончания. Если требуется принять участие в новом проекте, каждому следует дать название идеи, требования, задание и сроки его исполнения.
Руководители, которые просят сотрудников выполнять требования, но не ставят конкретные сроки исполнения, просто теряют время. Без жестких лимитов многие делают все в последний момент, и в этом виноваты не только безответственные работники.
Контроль за исполнением
Получив задания после совещания, не все работники добросовестно приступают к их исполнению. Но если руководитель забыл о том, кому какие задачи он поставил, значит, собрание прошло впустую.
Регулярный контроль за исполнением заданий, полученных в течение собрания, - важная составляющая совещательного процесса. Следить за выполнением должен тот, кто отдавал указания. Иначе требования будут носить необязательный характер, что в конечном итоге сведет к нулю пользу от деловых встреч в бизнесе.
Отсутствие отвлекающих факторов
Во время публичного выступления оратор не должен отвлекаться на посторонние звуки, предметы или занятия. Непозволительно смотреть куда-либо, кроме текста, экрана монитора презентации или тех, кто слушает его выступление.
Мобильный телефон желательно поставить на беззвучный режим или отключить. Это касается и тех, кто слушает речь: звонки, СМС и общение в социальных сетях во время выступления другого человека - признак того, что собрание проходит скучно и не несет полезной информации. Когда совещание проходит эффективно, никто не тратит время на гаджеты или другие способы развлечься.
Сжатые сроки
Не рекомендуется проводить совещания ежедневно, так как такие встречи могут оказаться томительными для большинства работников коллектива. Но если необходимость собираться продиктована особенностью бизнеса, требуется уделить особое внимание времени проведения совещания.
Встреча будет продуктивной, если она не станет затяжной. Максимум 20 минут в день достаточно, чтобы донести важную информацию и успеть назначить ответственных за выполнение ежедневных задач.
Анализ работы
Руководителям или организаторам собраний рекомендуется записывать ведение процесса или вести специальный календарь, дневник встреч. В нем следует отмечать, сколько длилось собрание, основные моменты, задачи и предложения.
Это позволит не повторяться, провести следующее собрание продуктивно и избавит от необходимости вспоминать, какие задания требуют контроля.
