Выбор приоритетов ваших задач и списков дел является ключевым моментом, когда речь заходит о производительности и управлении временем. Что если у вас есть календарь, полный встреч и важных дел? Среди них также нужно выбрать первостепенные задачи.
Если вы говорите «да» на каждый запрос, когда вы уже распланировали время, в конечном счете вы будете чувствовать себя истощенным. В результате возникнут конфликты в расписании, и вы отстанете от графика выполнения важных задач. Это может привести к негативным последствиям, профессиональному выгоранию, ухудшению связей.
Определение приоритетов
Прежде чем назначать встречи, найдите время, чтобы оценить, какие из них имеют приоритетное значение. Когда вы можете ранжировать задачи по степени их важности, вы сможете работать максимально продуктивно.
Назначайте встречу только в том случае, если это поможет вам достичь ваших целей. Допустим, вы ищете новых перспектив или инвесторов. Ваши встречи могут заключаться в построении отношений, обмене мнениями или показателями (доход, продажа определенного продукта или количество звонков с продаж, которые вы совершаете в день).
Соответствие целям
Первый шаг в назначении приоритетов – убедиться, что они соответствуют вашим целям. Требуется задержка, делегирование или удаление любой встречи, которая не помогает вам достичь определенной цели.
Расстановка приоритетов дает вам достаточно времени, чтобы выполнить свою работу. Предварительное назначение встреч может показаться великолепным в теории. Но это не разумный подход, потому что нам нужно время, чтобы подготовиться к этому. Например, если вы являетесь бухгалтером или налоговым консультантом, вам необходимо просмотреть информацию о своем клиенте до назначения, чтобы собрание было более продуктивным и менее трудоемким как для вас, так и для вашего клиента.
Учет последовательности событий в графике
После встречи вам нужно время, чтобы отдышаться, перекусить, пообщаться с клиентом и заняться административными задачами, например, отправкой электронных писем.
Расставив приоритеты, вы лучше поймете, что именно нужно сделать до, во время и после приема. Это делает встречи более эффективными и дает вам хорошее представление о том, сколько времени займет это событие. Теперь вы можете соответствующим образом запланировать весь свой день, чтобы все, что нужно, было сделано.
Экономия времени, денег и здоровья
Грамотная расстановка приоритетов при назначении встреч сэкономит время. Вам не нужно посвящать большую часть своего дня неперспективным встречам. Вы можете сосредоточиться исключительно на тех событиях, которые помогут вам достичь цели.
Это также может сэкономить вам деньги. Так, если вы не определяете приоритеты, вы можете назначить слишком много сотрудников на проведение неэффективных переговоров. В результате вы платите своей команде за нецелесообразную работу. Еще хуже, вы можете чувствовать недостаток сотрудников в часы пик.
И самое главное - расстановка приоритетов для ваших встреч держит вас в тонусе. Вам не нужно все время спешить с одних переговоров на другие. Вы можете сохранять спокойствие, хладнокровие и собранность. У вас также будет время расслабиться и отдышаться.
Отсутствие конфликтов планирования
Если вы не расставляете приоритеты для своих встреч, существует большая вероятность возникновения конфликтов.
Например, поскольку вы принимаете каждый запрос, вы можете назначить две встречи в одно и то же время. Вы также можете опоздать на следующее мероприятие. В результате клиент тратит свое время на ожидание вас.
Если вы работаете с другими, эти конфликты могут привести к неправильному использованию рабочей силы. Опять же, это может быть дорогостоящей ошибкой, заставив ваших клиентов ждать.
Когда вы расставляете приоритеты на встречах, вы сосредотачиваетесь только на самых важных вопросах. Это уменьшает конфликты. Вместо того, чтобы бронировать слишком много встреч, вы назначаете только те мероприятия, которые вы можете охватить за день.
Можете подготовиться к неожиданностям
Независимо от того, насколько вы подготовлены, вы всегда можете быть уверены, что в какой-то момент произойдет нечто неожиданное.
Вы или ваш клиент могут быть вынуждены отменить или перенести мероприятие из-за чрезвычайной ситуации в семье, неблагоприятных погодных условий или тушения пожара на работе.
Хотя вы не можете предугадать каждый сценарий, вы можете разработать несколько запасных планов действий в чрезвычайных ситуациях. Например, если у вас назначена встреча с высокопоставленным клиентом или инвестором, ваш партнер может находиться в режиме ожидания на случай, если вы не сможете провести переговоры. Таким образом, встреча продолжится, а не перенесется на несколько месяцев.
Оценка вашего времени
Время, без сомнения, - ваш самый ценный актив. Но, если вы принимаете каждое предложение, вы позволяете другим неуважительно относиться к вашему графику.
Распределяя приоритеты, вы четко даете понять другим, а также себе, что ваш календарь и цели являются вашим главным приоритетом.
Некоторые встречи не стоят вашего времени
Оцените встречи в настоящее время в вашем приложении календаря, чтобы определить, какие из них важны.
Например, первый звонок потенциальному клиенту не должен иметь такой большой вес, как переговоры о проекте с давним партнером. Поэтому первый разговор с клиентом должен быть перенесен, если он мешает более важному собранию. Ведь вас должно заботить отношение к вашей компании существующих клиентов, а уже потом потенциальных.
Баланс между работой и личной жизнью
Достижение баланса между бизнесом и личной жизнью - один из самых эффективных способов быть счастливым.
Расстановка приоритетов помогает достичь баланса между работой и личной жизнью, поскольку вы находите время только для самых важных встреч. Когда пройдут только эти собрания, вы можете сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение в вашей жизни. Это ваша семья, друзья, хобби.
Советы по расстановке приоритетов
Далее представлено несколько способов создания эффективного графика и расстановке приоритетов:
- Распланируйте свою неделю.
- Выделите время для выполнения главных задач.
- Удалите ненужные собрания и делегируйте свои встречи сотрудникам.
- Используйте программное обеспечение для планирования встреч онлайн.
- Определите цель встречи.
- Начните говорить «нет».
- Проанализируйте свои встречи, оцените время, потраченное на них.
Это дает вам возможность узнать, сколько встреч вы можете реально забронировать за день.
