Рубрики

Если постоянно испытываете стресс, получая e-mail и сообщения по работе, то задайте себе 3 вопроса

«Отключите входящие уведомления», «Проверяйте рабочую почту два раза в день – утром и один раз днем», «Установите ответ "вне офиса", чтобы было ясно, что вы сосредоточены на работе, и не отвлекаетесь на электронную почту» - такие советы по управлению электронной почтой поддерживают психологи, специализирующие на служебных отношениях и карьерном росте.

Они предупреждают, что ваш почтовый ящик является главным убийцей производительности. И это не преувеличение: один из самых распространенных инструментов современного бизнеса является одним из его главных недостатков. Чтобы сосредоточиться, необходимо ежедневно ограничивать время, которое мы проводим за просмотром электронной почты.

О чем говорит ваша зависимость от электронной почты?

Услышав сигнал, предупреждающий вас о поступлении нового сообщения в вашем почтовом ящике, вы, скорее всего, стремитесь немедленно на него ответить. Вы берете в руки телефон или поворачиваетесь к ноутбуку и начинаете печатать ответ. После этого вы испытываете прилив удовлетворения. Вы чувствуете себя продуктивным и хотели бы испытывать это ощущение чаще.

Но прежде чем вы это осознаете, вы попадаете в цикл проверки и ответа на оповещения в любое время суток: во время общения с родными, за ужином с друзьями, во время прогулки с детьми. Возможно, вы заметили, что это стало импульсом, который сложно контролировать.

Влияние почты на ваше поведение

Такая реакция психологами описывается как форма «неявного познания», бессознательных паттернов, влияющих на наше поведение, а также причина того, почему так сложно не проверить свой почтовый ящик сразу после получения сообщения. Это происходит, когда ваш мыслительный процесс со временем отходит на второй план.

Сейчас кажется, что это происходит автоматически, но на самом деле сложная коммуникация, о которой вы и не подозреваете, происходит между вашим мозгом, нервной системой и телом. Постоянная проверка электронной почты и отправка ответов начинаются как решение, принимаемое сознательно. Однако вскоре оно превращается в автоматическое нажатие кнопки «Обновить» в вашем почтовом ящике, когда вы даже не задумываетесь об этом.

Когда включается неявное познание, мы импульсивно проверяем электронную почту, не задумываясь, даже когда знаем, что должны делать что-то более важное. Многие заблуждаются, объединяя удовлетворение от ответа на электронную почту с производительностью. Это происходит все чаще, пока не выясняется, что это превращается в неотъемлемую часть повседневной жизни.

Внимательно относитесь к электронной почте

Можно заново тренировать свой мозг, чтобы он стал более избирательным и целенаправленным в использовании электронной почты. Вначале необходимо задать себе несколько важных вопросов, чтобы понять причины, по которым вы так часто проверяете почтовый ящик. Если вы постоянно испытываете стресс, получая email и сообщения по работе, задайте себе 3 вопроса.

1. «Это лучшее использование моего времени?»

Прежде чем вы стали жертвой своего почтового ящика, над чем вы работали? Электронная почта – это эффективный отвлекающий фактор, поэтому задайте себе этот вопрос, чтобы проверить, не отвлекает ли ваше внимание во время продуктивной работы сигнал, побуждающий проверить сообщения.

Многие письма можно прочитать быстро, ответив на них простым «да» или «нет», или отложить ответ на потом. Отличное практическое правило: если в течение 5 минут действие можно завершить, сделайте это прямо сейчас. Сэкономьте более длительные периоды времени для выполнения результативной и значимой работы.

2. «Почему необходимо проверить почту именно сейчас?»

Когда вы почувствуете, что слишком увлеклись электронной почтой, переключитесь на более осознанный к ней подход. Что происходит, пока вы двигаетесь, чтобы обновить свой почтовый ящик? Вы чувствуете одиночество, скучаете или боитесь, что вас сочтут ленивым или зазнавшимся, если вы немедленно не ответите?

Как только вы докопаетесь до корня импульса, поищите более здоровый способ удовлетворения выявленной физической или эмоциональной потребности. Эксперт по счастью Гретхен Рубин в своей книге «Лучше, чем раньше» предлагает создать меню «удовольствий» - небольших поблажек, которые являются продуктивным выходом для снятия стресса.

Рубин отмечает, что это не связано с сидением перед экраном, а скорее с действиями, людьми или вещами, которые вас вдохновляют. Вот несколько примеров: поиграйте со своей собакой в течение получаса, выпейте травяной чай, запишитесь на йогу, организуйте свой рабочий стол (многих это занятие расслабляет).

3. «К какой цели я стремлюсь?»

Существует причина, по которой многие очень успешные люди избегают утренней проверки электронной почты. Она заключается в том, что, по словам Брендона Берчарда, эксперта по личному развитию и автора книги The Charge, «электронная почта – это не что иное, как удобная система организации для повесток дня других людей».

Если не проявлять осторожность, можно потеряться в делах, реагируя на требования других людей, не уделяя времени на выполнение важной работы. Чтобы не попасть в такую ловушку, укажите конкретную причину для открытия почтового ящика (к примеру: «Отправить на проверку боссу документы к встрече в 13:00», «Найти информацию о рейсе»).

Определив то, чего вы хотите достичь, прежде чем открыть электронную почту, вы сможете сосредоточиться. Вы будете контролировать свое поведение, а это, в свою очередь, позволит вам входить и выходить из почтового ящика и переходить к более важным делам.

Большинство из нас полностью не осознает, что мы приносим в жертву своему почтовому ящику. Мы становимся рассеянными, но не понимаем, как автоматическая проверка электронной почты способствует выгоранию и утомлению. Задайте себе эти три вопроса, чтобы определить, сдерживают ли вашу продуктивность подобные привычки или ведут к успеху. Проанализировав эту информацию, вы научитесь игнорировать сообщения и вернете себе контроль над собственным почтовым ящиком.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание