С бесчисленным количеством сотрудников, внезапно работающих на дому из-за вспышки коронавируса, видеоконференции быстро стали альтернативной заменой собраний и рабочих встреч с коллегами.
Вы наверняка хотя бы раз в своей жизни сидели на плохо запущенной видеоконференции, это когда качество связи оставляет желать лучшего, сигнал постоянно отстает, изображение тормозит и вы понимаете, что эффективность такого онлайн-собрания сводится к нулю.
К счастью, есть четыре простых метода, которые вы можете использовать сегодня, чтобы немедленно улучшить ваши рабочие видеоконференции.
Метод №1: Все должны использовать видеосвязь.
Это может показаться очевидным, но в большинстве видеоконференций есть по крайней мере несколько человек, которые избегают включения своей веб-камеры и используют только аудиосвязь. Если нет серьезного технического сбоя, вы должны потребовать, чтобы все включили свою веб-камеру.
Когда только несколько человек используют видеосвязь, это быстро разрушает сплоченность команды. Большинство людей, которые включили свою веб-камеру, будут думать что-то вроде: “Это нечестно, что Саша не использует видеосвязь” или “Почему я должен быть на видео, а Петя - нет? или “Я знаю, что Маша на самом деле не следит за дискуссией и именно поэтому она не активировала свою веб-камеру.”
Когда люди становятся раздражительными во время рабочих переговоров и с большей вероятностью вовлечены в негативное мышление, они не могут быть в полной мере сфокусированными на работе и, к тому же, такие мысли не способствуют подъему командного духа.
Метод №2: Каждый должен использовать гарнитуру
Большинство людей используют для беседы в видеоконференциях встроенный микрофон и динамики своего компьютера. И хотя это, безусловно, дешевле, чем покупка внешней гарнитуры, но такой набор предполагает отвратительное качество звука, что скажется на вас и на всех остальных в рабочей онлайн-дискуссии.
Если вы когда-либо слышали ужасное эхо, реверберацию и другие проблемы дешевых устройств для поддержания связи, это часто вызвано двумя факторами. Во-первых, встроенные микрофоны на большинстве ноутбуков и компьютеров имеют низкое качество, даже по сравнению с довольно недорогими гарнитурами и внешними микрофонами. На самом деле, если у вас есть дети, которые играют в видеоигры, вполне вероятно, что у них есть гарнитуры получше, чем у вас. Можете одолжить технику у них.
Вторая причина, по которой вы слышите ужасное эхо или реверберацию, заключается в том, что когда вы используете встроенный микрофон и динамики, вы, по большому счету, находитесь на громкой связи. Таким образом, вы рискуете своим микрофоном, собирающим звук из ваших динамиков, динамики воспроизводят этот звук обратно, который снова подхватывается микрофоном, и теперь у вас есть бесконечный цикл из раздражающего эха, которое, к тому же, может очень сильно мешать остальным вашим коллегам в видеоконференциях.
Вполне возможно, что ваш ноутбук имеет функцию подавления эха, но если вы сильно нагружаете процессор, потому что у вас есть несколько запущенных приложений, то эта функция может быть неэффективной. Кроме того, гораздо труднее прервать кого-то, когда он использует дешевую гарнитуру.
Метод №3: Делайте паузы каждые три предложения, когда вы говорите
Кстати, попытку прервать кого-то, когда кто-то хочет вмешаться и задать вопрос, иногда может быть трудно услышать, даже находясь в качественных наушниках.
Поэтому следует делать паузу на несколько секунд каждые два-три предложения.
Иногда это просто удивляет, сколько людей могут говорить непрерывно в течение 5-10 минут (если не больше) на видеоконференции. И когда это происходит, другие люди на онлайн-конференции практически теряют фокус внимания и основную нить разговора. Они даже забывают вопрос, который, возможно, хотели задать. А некоторые еще и раздражаются из-за длительного отсутствия пауз.
Метод №4: Четкие правила для рабочей видеоконференции
Данные показывают, что 43% людей любят иметь четко сформулированные правила и примерный план работы. Поэтому, если ваша видеоконференция не имеет определенной повестки дня, точным временем начала и конца онлайн-дискуссии, вы рискуете столкнуться с нулевой эффективностью такой беседы.
Наличие определенной структуры разговора обеспечивает ощущение ясности и спокойствия, потому что это означает, что такой разговор действительно нацелен на эффективное решение рабочих вопросов.
