Смена формата организации рабочих процессов заставляет компании полностью пересматривать и подходы к принятию решений. Если члены команды удалены, то необходимо налаживать новые способы обсуждения, но без потери в качестве.
И как показывает практика, можно выработать систему принятия быстрых ответственных решений даже в удалении от офиса и коллег, но для этого потребуется несколько нововведений.
Применение опросов
Обсуждение сегодня можно организовать в режиме видеоконференции, собрав всех заинтересованных участников за одним виртуальным столом. Но и в этом случае нет смысла тратить время на оглашение ранее известной информации.
Вводные данные о теме обсуждения должны быть заранее разосланы участникам для ознакомления, причем к этим материалам будет не лишним прикрепить опросные листы.
Там могут быть варианты ответов с конкретными решениями или места для пространного обозначения позиции, но сама подготовка опроса позволит сэкономить время и лучше подготовиться к обсуждению всем участникам.
Обсуждение основных вариантов решения
Уже в опросном листе должны быть даны наиболее вероятные решения, из которых необходимо выбрать оптимальное. Желательно, чтобы таких вариантов было три. Если глава команды лично обсуждает эти варианты с коллегами по удаленной связи – это повысит доверие и качество дискуссии.
Не стоит терять время на обсуждение деталей. Лучшие решения основываются на сущностной аргументации и конкретных доводах. Участники обсуждения также должны опираться на четкие и логически выстроенные мотивы объяснения того или иного решения.
Минимизация экстравертивных решений
Принцип широкого открытого обсуждения сегодня утрачивает свою актуальность. Невозможно прослеживать огромные массивы высказываемых мнений и идей, ощущая при этом невербальные знаки автора послания. Возрастает значение узких технических групп, которые занимаются близкой себе тематикой.
Чем уже собрание, тем более качественным будет вынесенное на нем решение. Но это вовсе не означает, что отсечение определенных членов коллектива должно стать самоцелью. Напротив, самоцелью перестает быть обязательное вовлечение всех участников рабочего процесса, даже если они никак не связаны с обсуждаемой задачей. Важно руководствоваться принципами оправданности и сбалансированности в формировании технической команды.
Новое пространство для эмоций
Личная беседа в офисе насыщенна знаками и сигналами, переданными невербальным языком. Язык тела по-прежнему играет большую роль в обсуждении решений независимо от уровня их значимости.
Но в условиях цифровой среды невербальные жесты, которые могут передавать уверенность или сомнение, не так выражены. Их сложнее считывать в той же видеосвязи, но это необходимо делать. Важно призывать членов команды быть более раскованными и задействовать максимум коммуникационных средств, делая обсуждения эмоционально наполненным, а значит и более информативным.
Оповещение об итогах
Участники обсуждения и другие члены коллектива должны знать о принятом решении. Возможно, руководитель будет принимать его уже в ходе обсуждения, но даже в этом случае работа не завершается. В зависимости от итогов совещания, может возникнуть потребность в уточнении отдельных вопросов и нюансов.
Если решение влечет за собой определенные действия команды, значит должны быть созданы и конкретные инструкции. Как минимум, формат их разработки и предоставления должен быть известен участникам процесса заранее.
И даже если решение никак не касается членов команды в части их непосредственных функций, будет не лишним дать им информацию о последствиях для компании от его приятия в будущем.
