Эффективное управление командой может производиться не только при личном контакте с сотрудниками. В наше непростое время, когда необходимо минимизировать общение, именно электронная почта позволяет продолжать работу без ущерба для производительности. Вот советы опытных экспертов, которые помогут вам держать все под контролем даже на расстоянии.
Предотвращайте конфликты
Сейчас у вас появилась возможность научиться контролировать свои эмоции. Есть много аспектов, которые иногда вызывают у нас раздражение. И если вы находитесь в офисе, у вас появится риск довести ситуацию до конфликта. Не только вы, но и ваши собеседники могут быть несдержанными, поэтому удержаться от выяснения отношений бывает сложно. Если вы увидели, что что-то пошло не так, не торопитесь делать конкретные выводы. В первую очередь, проанализируйте обстановку и постарайтесь найти причины этого негатива. Если у вас не получается решить все самостоятельно, ограничьтесь разъясняющими сообщениями. В случае непонимания с другой стороны выходите на связь и спокойно во всем разберитесь.
Переключитесь на голосовое общение
Поскольку многие люди пока еще не привыкли работать отдаленно и по инструкциям, им необходимо уделять больше внимания. Например, вы отослали электронное письмо с надеждой на то, что ваши рекомендации или задачи будут правильно поняты и решены. Но вы забыли о том, что не все понимают язык сухих букв и цифр. Некоторые сотрудники не понимают, за что следует приниматься прямо сейчас, а с чем можно повременить. Это касается любых аспектов в зависимости от направления вашего бизнеса. Поэтому не дожидайтесь того, что кто-то вас подведет, и выходите на режим голосового общения. Разъясните коллеге, что от него требуется, и тогда никакие проблемы вас не коснутся.
Правило трех строк
По статистике, каждый работник тратит почти треть своего времени на чтение и написание информации. Иногда длительные «трактаты» мешают нам заниматься действительно важными и нужными вещами. Поэтому определите для себя правило трех строк. Все, что вы хотите сообщить, не должно занимать больше рекомендованного места. Приучитесь к лаконичности, чтобы не тратить свое время и не отнимать его у других. Введите это правило в своей компании, и тогда ваша общая производительность непременно возрастет. Каждый человек будет понимать, что необходимо учиться разговаривать на конкретном и понятном языке, избегая «воды».
Используйте пять шаблонов
Эксперты предлагают использовать пять заготовок, которые могут решить абсолютно любую ситуацию. Речь идет о следующих ответах на электронные письма:
- «Спасибо, что поделились этим» - сделали для себя пометку о получении информации.
- «Я согласен с вашим предложением, можете продолжать» – одобрили.
- «Давайте обсудим этот вопрос дополнительно» - вопрос требует обсуждения.
- «Вы можете предпринимать следующие действия» - дальнейшая инструкция.
- «Мне нужно такое-то количество времени для того, чтобы проанализировать и вернуться к этому вопросу с более полным ответом» - попросили немного времени.
Договоритесь с коллегами о шаблонах (таких, как предложено, или других), тогда у каждого из вас будет много дополнительного времени. Вам не придется формулировать ответ на каждый вопрос, ломая голову над оригинальным обоснованием.
Расставляйте приоритеты
«Если новости действительно важны, они обязательно меня найдут», - этот влиятельный комментарий кампании Барака Обамы непосредственно относится к бизнесу. И это не изобретение бывшего американского лидера. Гораздо раньше японские управленцы предпочли заниматься теми вопросами, которые принято называть «горящими», то есть самыми актуальными. Вы старайтесь придерживаться точно такой же стратегии.
Просматривая информацию, постарайтесь выделять исключительно то, что нужно вам на сегодняшний день. Или возьмите себе за правило просматривать электронную почту в определенное время. В противном случае вы можете целый день просидеть, перечитывая сообщения и спам, который нужно было игнорировать, не сделав ни одного нужного дела.
Если вам непонятен этот план, попробуйте у себя спросить: что самое плохое произойдет в случае, если я не ознакомлюсь с данной информацией определенный период времени? Если вы точно понимаете, что катастрофы не будет, постарайтесь не отвлекаться на ненужные дела. Сосредоточьтесь на том, что для вас действительно ценно, и это сможет значительно повысить вашу производительность.
