Бессмысленные офисные встречи - это особый вид ада. Будь то ваш коллега, который не прекращает говорить не на секунду, или начальница, которая ничего не говорит, а только проверяет свой телефон и отвечает на звонки, многие факторы могут превращать совещания в пустую трату времени. Особенно так происходит, когда руководитель не берет контроль над встречей в свои руки. Но надежда есть, и любой человек может сделать совещания более продуктивными (и менее скучными), если будет следовать секретам, описанным в этой статье.
Избегайте скуки
Скука - это настоящий убийца любой хорошей встречи, поэтому эффективные лидеры должны находить способ внести новизну даже в обычную еженедельную рутину. По словам Терезы Уорд, специалиста по продуктивности, в этом деле необходимо быть последовательным, иначе вы застанете людей врасплох. Не стоит на очередном совещании выступать с кордебалетом, достаточно следовать следующим советам:
- Не говорите каждую неделю об одних и тех же темах в одном порядке. В этом случае люди привыкнут к распорядку и будут думать: «О, в эти пять минут я могу ничего не слушать», - говорит Тереза. Лучше чередуйте их, чтобы не позволить сотрудникам заснуть.
- Найдите способ внести свежий взгляд на проблемы. Например, каждую неделю назначайте в качестве докладчика нового члена команды. В зависимости от типа проводимой встречи он сможет поделиться своим мнением, рассказать о своих хобби или о том, что интересного он прочитал или посмотрел на неделе. Людям всегда любопытно больше узнать о своих коллегах.
Продолжительность встречи
Самый верный способ привлечь внимание людей - не регламентировать четко по времени продолжительность встречи. «Люди станут лучше концентрироваться, когда у них не будет четкого представления о том, когда закончится совещание, - говорит Уорд. - В этом случае они не будут постоянно бросать взгляды на часы, а сосредоточатся на том, что вы говорите». Когда же до конца встречи останется совсем немного, объявите: «Хорошо, у нас осталось 15 минут, и мы собираемся рассмотреть эти проблемы». Это поможет людям сконцентрироваться и включиться в обсуждение.
Отложите гаджеты
Многозадачность дается людям довольно плохо. Наш мозг может справиться только с одной задачей за раз, поэтому если сотрудники (или вы сам) будут во время совещания проверять электронную почту или отвечать на сообщения, то результат вряд ли окажется положительным.
Поскольку жужжание в кармане действительно отвлекает, Уорд рекомендует убирать все гаджеты на время собраний. И поскольку для многих людей прожить без телефона даже 20 минут довольно сложно, необходимо участие со стороны всех сотрудников.
Тереза предлагает подойти к этому ограничению творчески и создать смешную коробку для смартфонов. Один ее клиент взял кукольный домик и назвал его «домом для мобильных телефонов». В результате это стало частью общей офисной культуры, позволяющей отказываться от гаджетов до окончания собраний.
Говорите только по существу
На любой встрече есть человек, которому просто необходимо вставить свои пять копеек. При этом чаще всего он вставляет бессвязные реплики, делает глупые замечания и срывает продуктивные обсуждения. Кажется, будто он просто не может устоять перед звуком своего голоса.
«Несбалансированное взаимодействие», как это называет Тереза, не только тратит время каждого участника встречи, и но и препятствует сотрудничеству. Люди, которым всегда нужно быть в центре внимания, вызывают только раздражение и негодование других участников. Они - настоящий токсичный элемент, который отравляет жизнь всем остальным.
К счастью, их можно нейтрализовать. Тереза советует разработать четкий план встречи. Начинаться совещание должно с освещения повестки дня. Каждый сотрудник должен получить определенную тему, о которой он должен рассказать. Если выскочка будет знать, что у него будет шанс выступить, он будет более охотно слушать остальных.
Еще один трюк носит название «парковка». «Парковка - это доска, на нее записывают темы, которые вы не можете обсудить в рамках текущей встречи, - говорит Тереза. - Отложите их на потом и скажите: «Это важно. Давайте уделим этому время на следующем собрании».
Однако что делать, если выскочкой становится сам босс? В этом случае вам, скорее всего, придется смириться с этим. Но если вы руководитель компании, то постарайтесь на собраниях дать одному из сотрудников роль часовщика. Пусть он следит за временем и объявляет, когда наступает пора перейти к следующему пункту, стоящему на повестке дня.
Онлайн-встречи
Совещания по интернету сейчас проводят многие компании, поскольку у большинства есть сотрудники, работающие удаленно или в других городах. При проведении подобных собраний важно помнить о том, что онлайн-встречи призваны сделать жизнь проще, а не сложнее. Однако чаще всего все происходит с точностью да наоборот. Половина участников имеет плохое соединение, и вы невольно ощущаете ностальгию по старому доброму конференц-залу. Пусть в нем и не было таких удобных кресел, зато вы хотя бы понимали, что говорят другие.
Тереза советует перед проведением онлайн-встреч установить определенные правила. Попросите всех участников сделать то, что, по вашему мнению, способно улучшить качество совещания. Возможно, в систему стоит войти с компьютеров, а не с телефонов. Или нужно отложить гаджеты и закрыть мессенджеры. Спросите у остальных, что, по их мнению, может улучшить качество совещания. Когда у людей есть возможность поделиться идеями, они с большей долей вероятности следуют правилам.
Значение изображения для коллективного духа
Стоит отметить также то, что во время виртуальных рабочих встреч каждый должен включать камеру. «Возможность видеть других участников имеет свои преимущества, - говорит Тереза. - Изображение собеседника помогает наблюдать за невербальными знаками и повышает коллективный дух». Но перед тем как установить новое правило, связанное с веб-камерами, объясните, почему именно это важно.
Уорд также советует тем коллегам, которые разбросаны по разным концам страны и никогда не встречались в реальности, сделать небольшую самопрезентацию в начале встречи. Это сделает совещание более эффективным, поскольку люди станут высказывать свои идеи более открыто.
Что делать, если все остаются замкнутыми?
Все люди разные: некоторые более закрытые, а другие (их мы уже обсуждали) готовы говорить день напролет. Но различия в темпераменте не должны негативно сказываться на процессе совещания, поэтому важно разговорить всех. «Некоторые люди более замкнутые, чем другие. Им сложно облекать свои мысли в слова, - говорит Уорд. - Чтобы исправить это, отправьте сообщения всей команде со следующими словами: «Вы можете отправить мне три идеи по электронной почте до встречи или будьте готовы представить свои три идеи на совещании».
Другая тактика улучшения взаимодействия - сделать цель собрания более четкой. «Если вы хотите, чтобы совещание выглядело как мозговой штурм, так его и назовите - советует Тереза. - Тогда люди с большей долей вероятности поделятся своими идеями». Если же вы скажете, что на собрании вы будете освещать новые правила компании, и люди приготовятся слушать, у них вряд ли будет желание выступать с новыми предложениями. Подготовка не менее важна, чем действие, поэтому предупреждайте своих подчиненных о том, что им предстоит, заранее.
Итоги
По данным National Statistics Council, на рабочие совещания тратится около 37% времени. Именно поэтому важно, чтобы на них решались реальные проблемы, а не только создавалась видимость работы.
