Рубрики

Как повысить продуктивность и правильно управлять своим временем для успешного карьерного роста

Есть множество способов повысить собственную продуктивность. Составление списков дел и работа с 30-минутными приращениями - это два распространенных подхода. Однако некоторые методы повышения производительности работают лучше, чем другие, и могут сэкономить много времени.

«В наши дни мы чувствуем, что у нас меньше времени, чем когда-либо, и в некоторых случаях мы прибегаем к подобным способам», - сказала Эрика Кесвин, стратег по организации рабочих мест, бывший исполнительный тренер и автор книги «Приведи своего человека на работу».

Кесвин сказала, что главным фактором повышения продуктивности является осторожность в отношении того, на что вы хотите обратить внимание. «В противном случае мы, вероятно, будем совершать неправильные вещи, - сказала она. - Я всегда говорю людям начать с того, чтобы они задали себе один важный вопрос: "Отражает ли ваш график ваши ценности?"»

Далее специалисты по карьере делятся своими проверенными советами о том, как быть более продуктивным и лучше управлять собственным временем.

Планируйте дела накануне вечером

Перед сном готовьтесь к завтрашнему дню. Просматривайте свое расписание, чтобы определить, какие встречи у вас назначены или какие сроки оговорены. Подготовьте кофеварку на утро и составьте список дел накануне вечером. Небольшое планирование имеет большое значение.

Проснитесь раньше

Когда вы просыпаетесь рано, у вас есть больше времени для планирования и подготовке к предстоящему дню. Выполнение задач в вашем списке дел заранее высвобождает время на протяжении дня. К тому времени, когда вы придете в офис утром, вы уже должны просмотреть расписание, выполнить все дела, запланированные до начала работы.

Выясните свою главную цель или задачи

Решите, какова ваша главная цель или задачи. Думайте о долгосрочной перспективе. Основная причина, по которой люди теряют время, заключается в том, что у них нет четкой цели или задач. Так что если вам поручат выполнить работу, которая не будет сочетаться с вашими целями, вы твердо и легко скажете: «Нет», «Не сейчас» или «Кто-то лучше подходит для этого».

Выберите три-пять задач в списке дел на день

Составьте простой список дел, но не позволяйте ему становиться слишком длинным. Выбирайте три-пять задач на каждый день. Вы сохраните продуктивность, так как не будете перегруженным.

Создавайте цветные списки

Храните множество списков с цветовой кодировкой в ​​Google Keep, который прекрасно синхронизируется с мобильным телефоном и ноутбуком. Они являются отличным средством для организации дел. Разным цветом помечают встречи с людьми в предстоящих поездках, идеи для написания тем, услуги и приложения, которые нужно проверить.

Создайте график, который работает на вас

Создайте календари, которые будут работать на вас. Затем проверяйте их несколько раз в день. Невозможно оставаться организованным и держать все под контролем, если вы не уверены в дате, времени и месте встреч, в ваших предельных сроках.

Приоритет целей

Составьте список всех ваших целей и задач, а затем ранжируйте их. Располагайте свои цели соответственно приоритетности и выполняйте сначала самые важные, сложные, первостепенные задачи. Только после этого, если остается время, уделите внимание мелким сопутствующим вопросам.

Разбейте свои задачи на более мелкие шаги

Разбейте свои цели на более мелкие ежедневные действия. Скажем, одной из ваших целей является увеличение продаж на определенную сумму в год. Разбейте это число на месяцы, недели, а затем дни. Как только вы это сделаете, вы точно сможете узнать, сколько вам нужно зарабатывать ежедневно, и вы можете планировать свое время правильно.

Выделите время для ответов на электронные письма

Производительность требует сосредоточенности. Поэтому выделите время для ответов на электронные письма. Если вы делаете это каждый раз, когда приходит новое сообщение, вы ничего не сделаете за день. Отвечая на электронные письма в строго отведенное для этого время, вы получите значительный прирост производительности.

Не отвлекайтесь

Ограничьте отвлекающие от работы факторы, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче. Это означает не только избегание переписки в социальных сетях, но и отсутствие регулярных 15-минутных перерывов. Даже закройте дверь на ключ, если люди часто заходят в кабинет, чтобы поговорить.

Периодически перерывы на работе все же придется делать. Но в момент выполнения определенной задачи убедитесь, что вас ничто не потревожит. Если вы отвлекаетесь, вам потребуется время, чтобы заново вникнуть в рабочий процесс. При этом не исключено совершение ошибок, которые в результате могут стать большими проблемами.

Делайте небольшие перерывы в течение дня

Это необходимо, дабы избежать полного выгорания. Установите таймер, чтобы вы могли делать небольшие перерывы (5 минут или около того) между более длительными отрезками работы (обычно через каждые 25 минут).

Выберите подходящий график перерывов в соответствии с особенностями своей работы. Оцените предполагаемую продолжительность каждой отдельной задачи. Завершив один этап, делайте небольшой перерыв. Если длительность выполнения одной задачи большая, установите таймер. Убедитесь, что перерыв не отвлекает вас, вы можете быстро приступить к дальнейшей работе.

Установите фильтр электронных посланий

Работники порой получают много спам-писем, уведомлений и обновлений. Удаление бесполезных электронных писем может занять всего одну миллисекунду. Но коллеги-предприниматели знают - время драгоценно. Его лучше использовать эффективнее. Отпишитесь от ненужного спама. Должны приходить только важные сообщения. В противном случае вы отвлекаетесь на ненужные вещи.

Слушай музыку без слов

Слушая музыку без слов (от спокойной фортепианной музыки до партитур к вашим любимым фильмам), вы обнаружите, что можете гармонизировать мир вокруг вас и сосредоточиться на проверке элементов в своем списке дел. Это также помогает снять стресс.

Отсутствие слов в музыке не мешает концентрации. Вы можете абстрагироваться, уделяя достаточно внимания выполнению задачи. Подбирайте мелодичные треки. Красивая инструментальная музыка делает день гармоничным, успокаивая и настраивая на рабочий лад.

Иногда работайте удаленно

Один из ключевых способов быть более продуктивным или лучше управлять своим временем - это работать более гибко. Например, 65% работников говорят, что они выполнят больше заданий, работая дома. Причина подобного явления заключаются в том, что у них будет меньше отвлекающих факторов и меньше стресса из-за поездок на работу. Спросите своего босса, можете ли вы работать удаленно хотя бы изредка, чтобы повысить свою производительность.

Возьмите все дни отпуска, чтобы предотвратить выгорание

Некоторые работники берут только половину своего отпуска, потому что боятся отстать или что-то пропустить на работе. Это контрпродуктивно. Вы не будете достаточно эффективны, если не сможете уделять время отдыху. Некоторые сотрудники периодически приходят на работу в свой отпуск. Они консультируют коллег, заменяющих их, по телефону. Это не дает возможности расслабиться, посвятить время себе и своим близким.

Подобное приводит к моральному и физическому истощению. Полноценный отдых позволяет накопить силы, чтобы выполнять более сложные, масштабные задачи. Если вы обессилены, о повышении продуктивности не может быть и речи.