Рубрики

Как провести эффективную конференцию: 7 шагов, которым стоит следовать

Проведение конференции — это достаточно сложное занятие, и чем массовей планируется событие, тем больше будет моментов, которые стоит заранее спланировать. Проведение такого рода мероприятий имеет множество преимуществ, и этот факт был уже не единожды доказан на практике. Но, проведение конференции — это не только целая наука, но и настоящее искусство, которое не каждому дано постичь. Поэтому стоит начать организацию конференции с простых шагов, которые обеспечат связь мероприятия с аудиторией.

Заранее разработайте ключевые детали

Сначала вам нужно настроиться на успех, а потом уже можно начинать распутывать сложный клубок тонкостей. Нужно продумать все, даже самые мелкие детали, и представить, как все это будет смотреться, собравшись вместе. Рассмотрите в первую очередь такие вопросы:

  • Цели мероприятия. Что нужно достичь?
  • Для кого предназначено это событие и почему эти люди придут?
  • Время и место проведения мероприятия. Сколько должен стоить вход (если он платный)?
  • Общая стоимость затрат на мероприятие. Какой ваш общий бюджет?
  • Кто будет выступать на мероприятии?
  • Как будет организовано расписание?

Вначале ваши ответы на эти вопросы будут слишком обобщенными, но начав их обдумывать вы станете находить детали, которые вам тоже стоит подробно рассмотреть.

Что вы предлагаете гостям?

Неважно продукт или услуга, вы должны четко понимать, с чем гости уйдут после посещения вашей конференции. И в зависимости от того, какой будет целевая аудитория, это предложение должно варьироваться. Взять, к примеру, конференцию MicroConf. Организаторы создали две отдельные версии мероприятия, которые были ориентированы не только на разные уровни предпринимательства, но и на разные уголки мира.

Выберите идеальное место

То, какое место для мероприятия вы подберете либо возвысит его, либо уничтожит. Так что стоит быть предельно внимательными. На первый взгляд такое мнение о месте проведения может показать несколько завышенным, но если не учесть все факторы, то многим участникам будет дискомфортно.

Хорошее место для встречи должно предлагать зону коммуникаций, в которой участники могли бы общаться во время перерывов, также должно быть место, где бы они могли отдохнуть. Обратите внимание на еду и закуски - они намного важнее, чем вы думаете.

Также подумайте есть ли поблизости отели или рестораны. Многие конференции проводят свои мероприятия в отеле, чтобы гости могли легче включаться в общение друг с другом после долгого учебного дня. Устранение барьеров для встреч внутри мероприятия - один из лучших способов убедиться, что ваши посетители заводят новые знакомства, обучаются, развлекаются и, в конечном итоге, вернутся вновь.

Определите лучшее время для проведения мероприятия

Вам нужно иметь достаточно времени, чтобы заранее спланировать свое мероприятие. Если у вас слишком сжатые сроки, вы можете не успеть сделать некоторые вещи. Плюс ко всему, заранее нужно оповестить аудиторию о предстоящем событии.

Также стоит учитывать, что наряду с вашей конференцией может проводиться другое, более масштабное событие, которое вызывает больше доверия, поэтому будет неразумным ставить их в один день. Учитывайте и проведение концертов, выставок, фестивалей и т. д.

Обратите внимание на время года. Определите, когда самое популярное время для конференции в вашей нише. Скорее всего участники составят расписание мероприятий, посвященных самым крупным событиям в вашем пространстве, поэтому обязательно изучите эти списки, чтобы определить оптимальное время для проведения вашего мероприятия.

Установите свой бюджет

Оцените все то, за что вам придется заплатить: место проведения, спикеры, питание, персонал и т. д. Многие организации проводят мероприятия, которые изначально не приносят чистого дохода, но приводят к долгосрочным продажам из-за осведомленности и созданного авторитета. Просто поймите, что именно вам нужно от вашей конференции. Если хотите, чтобы она сразу окупилась, взимайте плату за вход, если рассчитываете на долгоиграющую перспективу - не жалейте средств на раскрутку.

Спикеры

Привлекая выступающих, внимательно следите за поданными заявками, продажа билетов во многом будет зависеть от того, кто будет выступать. Естественно, в вашей отрасли есть авторитетные докладчики, поэтому подумайте, кого бы из них вы могли привлечь для выступления.

Поиск участников в социальных сетях

Когда дело дойдет до продвижения вашего мероприятия, не забудьте упомянуть о нем в социальных сетях. Группы Facebook особенно ценны для этой задачи. Вы можете создать событие, пригласить потенциальных клиентов и продолжать делиться информацией о конференции по мере приближения даты.