Многие люди тратят большое количество времени на бесцельные совещания, где половина сотрудников пытается сосредоточиться на других задачах. По некоторым оценкам, компании тратят внушительные суммы на подобные встречи. С ростом популярности удаленной работы и, соответственно, увеличением потребности в виртуальных встречах необходимость повышения их эффективности ощущается особенно остро.
Как сделать виртуальные бизнес-совещания менее выматывающими и более эффективными?
Возможность работать из дома повышает гибкость и производительность сотрудников. Вот почему это направление становится все популярнее, а значит, менеджеры должны найти способы, которые позволят сделать виртуальные конференции более эффективными. Существует несколько способов для реализации этой идеи.
Используйте видеоинструменты
Вы можете организовать видеоконференцию для устранения отвлекающих факторов. Далеко не каждый сотрудник отличается высоким уровнем самодисциплины. Более того, многие из них признаются в том, что параллельно выполняют другую работу, находясь на виртуальном совещании. Некоторая часть сотрудников и вовсе покидает такие совещания, не предупреждая об этом других участников. Среди опрошенных также оказались те, кто засыпает на подобных совещаниях.
Видеотехнология обеспечивает более эффективное взаимодействие участников, независимо от того, находятся ли сотрудники в офисе или нет. Видео удерживает внимание участников во время встреч хотя бы потому, что гораздо сложнее подпилить ногти или проверить электронную почту, если ваше лицо видит начальство.
Однако это не единственная причина, по которой следует задействовать видеосвязь. Это позволяет наладить невербальную коммуникацию и уравнивает удаленных и офисных сотрудников, предоставляя право высказаться.
Составьте план
С удаленными командами традиционные конференц-звонки не всегда эффективны. Инструменты видео-конференц-связи помогают обеспечить участие и присутствие всех сотрудников на протяжении совещания.
Однако важно позаботиться о том, чтобы сотрудники умели пользоваться подобными технологиями. В противном случае их участие в удаленной конференции окажется под большим вопросом. Также поощряйте стремление сотрудников заранее готовиться к совещаниям и следить за тем, чтобы никто не тратил драгоценное время на устранение неполадок.
Если используемые технологии далеки от совершенства, составьте запасной план, который вы сможете использовать в случае неполадок, чтобы не срывать совещание.
Говорите меньше, слушайте больше
Если ваши сотрудники буквально засыпают на совещании, проблема может быть не только в них, но и в том, как вы проводите встречи. Помните: встречи никогда не должны превращаться в нудные лекции.
Этот принцип прост, однако компании часто упускают это из виду, что особенно плохо при организации виртуальных встреч, от которых участники особенно легко отвлекаются, переключаясь на другие дела, которые не имеют отношения к работе.
На протяжении совещания задавайте острые вопросы и поощряйте активное участие сотрудников. Таким образом, встречи служат возможностью услышать обратную связь от ваших сотрудников и решать реальные проблемы, а не оплачивать время, которое участники совещания будут проводить в социальных сетях.
Виртуальное рабочее место представляет новые проблемы, но оно также обеспечивает бесконечные преимущества для компаний, которые могут эффективно использовать удаленную рабочую силу. Тем не менее не ожидайте, что ваши удаленные сотрудники будут полностью самостоятельны. Убедитесь, что у вас есть правильные инструменты, которые позволяют сделать виртуальные встречи эффективнее.
