Работа в команде подразумевает наличие как общих успехов, так и совместных неудач, и вероятность того или иного события зависит от результатов деятельности каждого участника.
Представьте следующую ситуацию: один из ваших подчиненных приходит отчитаться о выполненной работе и сдать результаты. Вы бросаете быстрый взгляд и сразу обнаруживаете недостатки или ошибки. Договоримся, мы не ведем речь о ситуации, когда пропущена запятая, скорее это относится к случаю "извини, тебе нужно сделать это заново".
Вы понимаете, что оставить случившееся без внимания нельзя, это приведет не только к нарушению сроков и снижению эффективности всей команды, но и сохранению вероятности появления ошибки в будущем повторно. По мнению экспертов и гуру в сфере лидерства и коммуникаций, наилучшим выходом будет "жесткий" разговор во имя работы, в которой участвует весь коллектив или организация.
Как именно сообщить "ты облажался" и решить ситуацию, исключив появление обид, недомолвок и подрыва своего авторитета?
Будь это новый сотрудник, коллега или даже босс, подобный разговор всегда подразумевает появление чувства неловкости.
К счастью, есть несколько вариантов фраз, которые вы можете использовать в качестве основного направления, чтобы достичь нужного результата.
Вариант 1: попросите внимательно изучить представляемые результаты
Несмотря на возможное негодование, которое вы испытываете в этот момент, важно понимать, что грубость, скорее всего, не будет воспринята. Задайте собеседнику вопрос примерно следующего содержания: "Не могли бы Вы еще раз взглянуть на проект (доклад, отчет)".
Используя такую формулировку для начала разговора, вы настраиваете собеседника на диалог и создаете фундамент для результативного общения, осторожно фокусируя внимание на том, где была допущена ошибка.
Кроме того, если человек получит указания на конкретные места, это позволит ему самостоятельно распознать собственную оплошность без перечеркивания всех результатов работы. А следовательно, с большей вероятностью он запомнит произошедшее и не допустит появления подобной ошибки в будущем.
Используйте четкую формулировку
Укажите точно, что сотруднику нужно исправить. Лучшим вариантом будет использование фразы "Не могли бы Вы еще раз взглянуть на третий абзац или седьмой слайд?". Так вы направите внимание собеседника сразу на ту часть работы, где была допущена ошибка.
Поставьте себя на его месте. Как быстро бы вы обнаружили проблему, услышав вопрос: "Не могли бы Вы еще раз взглянуть на расчет столбца, где отражаются показатели трафика за месяц в процентном соотношении?".
Вариант 2: сообщите о собственных ошибках в прошлом
Независимо от личных качеств сотрудника, присущей ему доброты, отрицательный отзыв и требование исправить ошибку может восприниматься как нападение на него и его работу. Вы были в такой ситуации, не правда ли?
Один из способов смягчить критику - это объединиться с человеком. Попробуйте использовать фразу: "Знаете, я тоже допускал ошибку". Именно этот результат достигается за счет подобного утверждения (даже если это ложь). Ваши слова будут звучать менее властно и будут восприняты с большим пониманием за счет формирования ощущения соучастия. При этом внимание будет обращено сразу на те моменты, которые требуют исправления.
Это помогает поставить собеседника в менее уязвимое положение, потому что вы также показываете свою слабость. Вы как бы говорите: "Позволь мне помочь тебе извлечь уроки из моих ошибок".
Подведите собеседника к способу решения проблемы
Предложите сотруднику воспользоваться советами или методами из собственной практики, которые оказались эффективными для вас в подобной ситуации.
Попробуйте произнести фразу, которая может звучать следующим образом: "Знаете, я тоже ошибался в подобных расчетах. Кажется, эти результаты необходимо исправить, потому что Вы использовали неправильную формулу. Я пришлю Вам удобный онлайн-калькулятор, которым пользуюсь сам для перепроверки результатов. Сообщите мне, если вдруг появятся вопросы по его функционированию".
Вариант 3: предложите свою помощь
Избегайте в разговоре тактики обвинения и оскорбления. Это лишь вызовет оборонительную реакцию. Прямой, спокойный и подбадривающий тон будет намного эффективнее. Исключите из фраз личные местоимения, отсутствие "ты" помогает сосредоточиться на работе, а не на выявленных недостатках конкретного сотрудника. Хорошим примером будет следующая фраза: "Отчет должен быть исправлен. Чем могу помочь?".
Будьте искренними, спрашивая о необходимой помощи. У сотрудника будет два варианта: воспользоваться ей или самостоятельно исправить ошибки. В любом случае, сам факт участия покажет ваше стремление поддержать коллегу и получить нужный результат.
Как лучше построить фразу
Попробуйте использовать следующее выражение: "Столбец с этими показателями должен быть исправлен. Кажется, здесь была ошибка в формуле или исходных данных. Как я могу помочь Вам выполнить эти расчеты?".
Проанализируйте предложенные варианты: они все максимально вежливы, дружелюбны, но все же прямолинейны.
Не используйте в этой ситуации комплименты и похвалу. В конечном счете, это только усилит недопонимание, давая понять, что человек проделал большую работу, но при этом создал проблемы для всей команды.
Эти три варианта позволят сообщить сотруднику об ошибке, указать правильное направление для ее исправления. При этом вы будете прямолинейными, но избежите неприятных последствий и появления обид.
