Рубрики

Как сообщить о проблеме своему боссу и не выглядеть при этом беспомощно

Сегодня вы три раза пробивались к двери своего босса, остановились перед тем, как постучать, а затем просто решили вернуться? Вы составили и сразу же удалили пять отдельных писем? Вы неловко слонялись возле начальника, когда тот покупал кофе, желая высказаться или сообщить проблему? Почему?

Шесть шагов к успеху

Все потому, что у вас есть проблема, связанная с работой, которая мучает вас весь день. И кроме того, у вас есть еще одна проблема: вы не знаете, как на самом деле с этим справиться. Вы хотите обратиться к своему руководителю за советом, как вам следует поступить. Однако вы также не хотите казаться неуклюжим идиотом, который не способен справиться даже с самым маленькими задачами.

Есть шесть шагов решения проблемы. Придумайте потенциальное решение, которое вы можете предложить своему боссу на утверждение.

Эта стратегия великолепна — при условии, что вы знаете, с чего начать. Вы понятия не имеете, как даже начать решать эту проблему, а это означает, что идея придумать предложение самостоятельно — это несбыточная мечта. Ну так что теперь делать? Как вы можете донести проблему до своего босса и не выглядеть совершенно беспомощным и некомпетентным?

Выполните следующие шесть шагов.

1. Определите свой метод

Сначала вам нужно определить, как вы должны обратиться к своему боссу. Вы отправите электронное письмо или поговорите лично? Возможность использования электронной почты может быть заманчивой, особенно потому, что она избавляет вас от неловкости необходимости смотреть в лицо своему боссу, когда признаетесь в своей собственной глупости. Кроме того, электронная почта дает вам возможность задокументировать любую информацию, которая может потребоваться вашему боссу.

Но если проблема, с которой вы столкнулись, является особенно актуальной или новаторской, лучше решать ее лицом к лицу. Не используйте электронную почту для важной информации, это свидетельствует о вашем страхе и некомпетентности. Вы должны понимать, что личное общение с боссом поможет вам лучше понять друг друга в главных моментах решения проблемы.

2. Соберите главные факты

Представьте, что вы зашли в кабинет босса и небрежно сказали: "Эй, босс! Здание терпит неудачи, и я очень надеялся, что вы сможете помочь мне решить вопрос". У вашего босса обязательно возникнут вопросы. Как началась эта проблема? Кто-нибудь уже пытался ее решить? Почему это происходит? Тот факт, что вы не можете предложить какие-либо потенциальные решения своему руководителю, не означает, что вы можете зайти в его офис без какой-либо подготовки. Ему понадобится необходимая справочная информация, чтобы лучше понять ситуацию и помочь вам определить лучший путь решения. Прежде чем начать разговор, уделите некоторое время, чтобы обдумать всю проблему:

  • Какие разговоры или обстоятельства привели вас к этому моменту?
  • Вы допустили какие-либо ошибки, которые усугубили эту проблему?
  • Есть ли другие вовлеченные люди, о которых должен знать ваш босс?
  • Есть ли какая-нибудь документация, которая понадобится вашему боссу, чтобы лучше понять всю картину?

Если вы будете вооружены и готовы использовать всю эту информацию, это покажет, что вы стремитесь к легкому выходу из своей сложной ситуации. Возможно, у вас нет ответа, но, по крайней мере, вы нашли время, чтобы собрать факты.

3. Объясните возможные последствия

Есть причина, по которой вы обращаетесь к своему боссу с этой проблемой, — не только потому, что у вас нет решения, но и потому, что вы знаете: неправильный шаг может иметь серьезные последствия. Вы должны четко указать эти потенциальные негативные последствия:

  • Что делает эту проблему достойной времени и внимания?
  • Клиент действительно зол?
  • Подвергается ли риску репутация компании?

Чаще всего начальство предпочитает вмешиваться до того, как проблема действительно становится неисправимой. Таким образом, ваш собственный руководитель будет рад, что вы не довели ситуацию до критического уровня.

4. Не извиняйтесь

Отсутствие ответа может быть ударом по вашему эго. Но позаботьтесь о себе и напомните себе о том факте, что, независимо от того, новичок вы или хорошо зарекомендовавший себя работник, вы не можете знать всего на свете. Именно по этой причине у вас есть начальник, который будет направлять вас и сообщать, когда возникают непредвиденные ситуации. Как бы смущенно вы себя ни чувствовали, не попадитесь в ловушку неоднократных извинений за то, что вы считаете своим собственным невежеством.

Вместо этого откровенно говорите о необходимой вам помощи и выражайте благодарность за понимание в данной ситуации. На что это похоже? Вместо того чтобы говорить: "Мне очень жаль, что вынужден побеспокоить вас данным вопросом. Я просто не знаю, что делать" - попробуйте что-то вроде этого: "Я был бы очень признателен за помощь в выяснении лучшего способа ответить этому клиенту".

5. Делайте заметки

Не знать, как решить что-то один раз, совершенно понятно и простительно. Но если вы продолжите неоднократно обращаться к своему боссу с той же самой проблемой, вы непременно начнете поддерживать беспомощную репутацию, которой так отчаянно пытаетесь избежать. Когда ваш начальник расскажет вам, как решить проблему, обязательно документируйте это.

Создайте себе небольшую шпаргалку, где вы можете записать ответы на вопросы и проблемы, которые могут появиться снова. Таким образом, если вы столкнетесь с этой проблемой в будущем, вы сможете проявить немного больше инициативы самостоятельно. Заведите личный дневник-помощник и в случае неожиданной проблемы загляните в него за подсказкой. Такие дневники можно заполнять новыми и новыми советами.

6. Уважайте людей

Важный принцип, общения с боссом и коллегами — это уважение. Это очень важный принцип, но все же он часто бывает забыт. Люди имеют тенденцию быть агрессивными друг к другу. Каждый видит свой личный интерес, и многие люди готовы спорить с коллегой о прогрессе в бизнесе и решении проблем. Это опасная стратегия, потому что однажды вам обязательно понадобятся советы руководства в ежедневной работе. Лучше иметь правильные и лояльные отношения. Конечно, нас также должны уважать: высказывать свое мнение и, возможно, не принимать, но публичная критика недопустима. Процесс решения проблемы должен проходить разумно и без негативных эмоций (гнев, страх).

Еще один момент, связанный с этим принципом, — это уважение к людям, занимающим более высокую позицию в компании. Когда говорится об уважении к людям, имеется в виду исключение манипуляции. Люди не идиоты и быстро заметят, если вы будете неискренним. Уважайте вашего босса и всех остальных коллег, это поможет вам избежать неприятных ситуаций. Ваш начальник обязательно заметит это и будет готов помочь вам в любой сложной ситуации или деле.

Вывод

Необходимость обратиться к своему боссу с проблемой может определенно понизить вашу уверенность в себе, и даже более того, когда у вас нет идей, как решить эту проблему самостоятельно, это пагубно отразится на карьере и статусе в коллективе. Однако в рабочем процессе бывает всякое. Если у вас нет ответов на все вопросы, то время от времени вам нужно опираться на опыт и мудрость вашего начальника, чтобы вы могли справиться с некоторыми неприятными ситуациями. Итак, сделайте глубокий вдох, выполните эти шесть шагов и наконец постучите в дверь вашего босса.

Готова поспорить, вы будете приятно удивлены тем, как закончится этот разговор.