Рубрики
...

Как успешные люди обрабатывают свою электронную почту: секреты эффективности

Иногда складывается впечатление, что вы можете утонуть в той горе электронных писем, которые приходят вам на почту. Однако есть люди, которые не имеют ни малейших проблем со своим ящиком. В чем же их секрет?

Выделите конкретное время

люди

Те люди, которым удается успешно справляться с электронной корреспонденцией, в первую очередь выделяют определенные отрезки времени в своем дне, которые посвящают исключительно письмам. Они проверяют почту, читают все, что к ним пришло, пишут ответы. В остальное время они оставляют свой ящик в покое и не трогают его - так у них получается идеальный баланс и полная гармония.

Расставьте приоритеты

Вам нужно быстро пробежаться глазами по тем письмам, которые вы получили с момента прошлой проверки почты, и тут же расставить приоритеты. Есть письма, например, от вашего начальника, на которые стоит ответить сразу же. И они должны иметь более высокий приоритет, чем остальные, которые могут подождать до следующей сессии, если вы не успеете их посмотреть в рамках текущей.

Используйте стандартные ответы

письма

Если вы работаете по определенной специальности, то очень часто ваши ответы клиентам будут очень похожи друг на друга. Нет смысла каждый раз писать одинаковый текст и тратить на него море времени. Вам лучше научиться пользоваться шаблонами и стандартными фразами, заготовленными заранее. У вас всегда должно быть стандартное приветствие и прощание для клиентов, а также несколько шаблонов писем по ключевым аспектам вашей работы. Так вы сможете сэкономить время и отвечать всем, кто вам пишет, без серьезных задержек.

Отвечайте в течение 24 часов

На первый взгляд этот пункт может показаться простым, но если на ваш ящик постоянно поступает большое количество писем, то не самые приоритетные могут оказаться в конце списка довольно быстро, их будут отдалять от вас все новые и новые письма, пока вы о них совсем не забудете. Поэтому вам нужно установить рамки - например, отвечать на письмо в течение суток, но никак не позже. Вы можете ответить на сообщение через 10 минут, через час, через несколько часов и даже через двадцать три часа, но ни в коем случае не оставляйте его на более долгий промежуток времени, иначе рискуете о нем совсем забыть.

Не отвечайте на все письма

Конечно, есть люди, которым хотелось бы, чтобы каждое письмо, которое попало к вам ящик, было не только прочитано, но также и имело ответ на него. Но вам стоит понимать, что далеко не каждое сообщение, которое приходит к вам на почту, требует ответа. Соответственно, в погоне за совершенством вы можете упустить ситуацию из-под контроля. В результате без ответа могут остаться те письма, которые очень сильно его требовали. Таким образом, четко сортируйте те письма, которые требуют ответа, а остальные просто читайте - не тратьте время впустую.

Отписывайтесь от ненужных рассылок

почта

Электронная почта ничем не отличается от настоящей, поэтому каждый день вы будете находить очень много разнообразной рекламы. К счастью, в электронном ящике имеется папка "спам", в которую сортируются практически все сообщения, которые распознаются как реклама. Однако далеко не все, так что в основную папку к вам может приходить очень много писем, которые вам будут вообще не интересны. Соответственно, вам нужно отписываться от таких рассылок, оставляя лишь те, которые будут вам интересны в дальнейшем. К счастью, сделать это не так сложно - в каждом письме есть кнопка, позволяющая вам отписаться - это условия всех сервисов, предоставляющих услуги массовой рассылки. Если в рекламном письме не будет возможности выбрать функцию отказа от получения дальнейших писем, то такая рассылка попросту не пройдет модерацию.

Оставляйте объемные письма на потом

Часто к вам на почту будут приходить письма со ссылками на статьи или видеозаписи, просмотр которых требует времени. Не тратьте его впустую - оставляйте такие письма на потом.