Иногда складывается впечатление, что вы можете утонуть в той горе электронных писем, которые приходят вам на почту. Однако есть люди, которые не имеют ни малейших проблем со своим ящиком. В чем же их секрет?
Выделите конкретное время
Те люди, которым удается успешно справляться с электронной корреспонденцией, в первую очередь выделяют определенные отрезки времени в своем дне, которые посвящают исключительно письмам. Они проверяют почту, читают все, что к ним пришло, пишут ответы. В остальное время они оставляют свой ящик в покое и не трогают его - так у них получается идеальный баланс и полная гармония.
Расставьте приоритеты
Вам нужно быстро пробежаться глазами по тем письмам, которые вы получили с момента прошлой проверки почты, и тут же расставить приоритеты. Есть письма, например, от вашего начальника, на которые стоит ответить сразу же. И они должны иметь более высокий приоритет, чем остальные, которые могут подождать до следующей сессии, если вы не успеете их посмотреть в рамках текущей.
Используйте стандартные ответы
Если вы работаете по определенной специальности, то очень часто ваши ответы клиентам будут очень похожи друг на друга. Нет смысла каждый раз писать одинаковый текст и тратить на него море времени. Вам лучше научиться пользоваться шаблонами и стандартными фразами, заготовленными заранее. У вас всегда должно быть стандартное приветствие и прощание для клиентов, а также несколько шаблонов писем по ключевым аспектам вашей работы. Так вы сможете сэкономить время и отвечать всем, кто вам пишет, без серьезных задержек.
Отвечайте в течение 24 часов
На первый взгляд этот пункт может показаться простым, но если на ваш ящик постоянно поступает большое количество писем, то не самые приоритетные могут оказаться в конце списка довольно быстро, их будут отдалять от вас все новые и новые письма, пока вы о них совсем не забудете. Поэтому вам нужно установить рамки - например, отвечать на письмо в течение суток, но никак не позже. Вы можете ответить на сообщение через 10 минут, через час, через несколько часов и даже через двадцать три часа, но ни в коем случае не оставляйте его на более долгий промежуток времени, иначе рискуете о нем совсем забыть.
Не отвечайте на все письма
Конечно, есть люди, которым хотелось бы, чтобы каждое письмо, которое попало к вам ящик, было не только прочитано, но также и имело ответ на него. Но вам стоит понимать, что далеко не каждое сообщение, которое приходит к вам на почту, требует ответа. Соответственно, в погоне за совершенством вы можете упустить ситуацию из-под контроля. В результате без ответа могут остаться те письма, которые очень сильно его требовали. Таким образом, четко сортируйте те письма, которые требуют ответа, а остальные просто читайте - не тратьте время впустую.
Отписывайтесь от ненужных рассылок
Электронная почта ничем не отличается от настоящей, поэтому каждый день вы будете находить очень много разнообразной рекламы. К счастью, в электронном ящике имеется папка "спам", в которую сортируются практически все сообщения, которые распознаются как реклама. Однако далеко не все, так что в основную папку к вам может приходить очень много писем, которые вам будут вообще не интересны. Соответственно, вам нужно отписываться от таких рассылок, оставляя лишь те, которые будут вам интересны в дальнейшем. К счастью, сделать это не так сложно - в каждом письме есть кнопка, позволяющая вам отписаться - это условия всех сервисов, предоставляющих услуги массовой рассылки. Если в рекламном письме не будет возможности выбрать функцию отказа от получения дальнейших писем, то такая рассылка попросту не пройдет модерацию.
Оставляйте объемные письма на потом
Часто к вам на почту будут приходить письма со ссылками на статьи или видеозаписи, просмотр которых требует времени. Не тратьте его впустую - оставляйте такие письма на потом.
