Если вы занимаетесь бизнесом достаточно долго, то должны прекрасно знать о том, что иногда очень важно найти себе достойную замену, выстроив систему, которая продолжает работать даже без вашего непосредственного участия. Если вы не сможете эффективно заменить себя по мере роста компании, вы будете ежедневно работать на несколько часов больше и ограничите потенциал собственного бизнеса.
В конце концов, каждый предприниматель сталкивается лицом к лицу с дилеммой. Наступает момент, когда вы не можете сделать все это самостоятельно, но вы также беспокоитесь, что другой сотрудник не выполнит их правильно. Может быть, вы даже наняли людей, но они до сих пор не справляются с возложенными обязанностями. Хорошей новостью является то, что, создавая системы, вы можете заменить себя и освободить свое время для того, чем вы действительно увлечены.
Что такое система?
Большинство людей ошибочно думают, что система - это какая-то простая или, наоборот, слишком сложная технология, которая нужна только большому бизнесу. Однако правда состоит в том, что хорошо построенные системы могут помочь любому бизнесу, сделав рабочий процесс более гладким и предоставив владельцам больше свободы. В своей простейшей форме система представляет собой комбинацию трех ключевых частей. Как только вы поймете, как эти три части взаимосвязаны, вы сможете создать простую систему практически для всего.
Системы = люди + процесс + инструменты.
- Люди. Кто несет ответственность за выполнение обязанностей?
- Процесс. Какие шаги или рекомендации они должны выполнять, чтобы сделать это?
- Инструменты. Что им нужно для выполнения задачи?
Если вам не хватает какой-либо из этих частей или если они не четко определены, вы будете в конечном итоге исправлять ошибки.
Простой пример
Давайте рассмотрим простой пример управления календарем.
- Люди - ваш секретарь.
- Процесс представляет собой описание того, когда у вас запланированы встречи или другие мероприятия.
- Инструменты - ваш календарь или программное обеспечение для планирования.
Сложный пример
Теперь немного более сложный пример управления обслуживанием клиентов.
- Люди - виртуальный помощник или представитель службы поддержки клиентов.
- Процесс - четкая документация о том, какие ответы использовать, когда. Ожидания относительно времени отклика.
- Инструменты - программное обеспечение службы поддержки.
Ключ к замене себя системами состоит в том, чтобы осознать, что все эти три части должны быть на месте. Многие владельцы бизнеса и предприниматели вкладывают усилия в людей и инструменты, но не могут укрепить свои процессы. Без этой третьей части головоломки их система не может функционировать наилучшим образом.
Создание качественных процессов
Без четко отлаженного процесса передача задач кому-то другому всегда будет трудной, независимо от того, насколько хороши ваши люди или инструменты. К счастью, есть одна простая стратегия, чтобы убедиться, что ваши процессы четкие и ясные. Запишите важную информацию, пока вы выполняете задачи.
Передайте запись помощнику и попросите его документировать отдельные шаги. Поделитесь записью и шагами с лицом, ответственным за выполнение задачи. Это позволяет вам передать именно то, что нужно сделать, не тратя время впустую. Кроме того, записи можно сохранить и поделиться с кем угодно, в случае, если вы в конечном итоге привлечете больше людей на работу, так как бизнес растет.
Если вы прикладываете усилия для создания четких процессов, ваши системы переходят на следующий уровень, экономя ваше время и следя за тем, чтобы все не рушилось, когда вас нет рядом. Если все сделать правильно, то вы вполне сможете отдыхать, пока другие сотрудники работают, следуя инструкции.
