Несмотря на то что сейчас для общения люди используют множество способов, электронная почта по-прежнему остается одним из наиболее частых инструментов общения. Не важно, общаетесь ли вы с руководством, отделом кадров или коллегами, вам важно сохранять в переписке профессионализм. Изучите эти советы, чтобы ваши письма всегда были составлены правильно и уместно.
Помните, что каждый может прочесть письмо после того, как вы его отправили
Любое текстовое сообщение в Интернете не является приватным. Если вам бы не хотелось, чтобы все видели ваше электронное письмо, вам не следует его высылать. Вы не сможете взять свои слова обратно, так что будьте внимательны с тем, что вы пишете. Спросите себя перед отправкой, хотелось бы вам увидеть это письмо на первой странице газеты? Помните, что все, написанное вами, вполне может оказаться известным другим людям. Это обязательно нужно всегда учитывать.
Продумайте свою подпись
Подписи помогают получателю лучше понять, кем вы являетесь в профессиональном смысле. Обязательно включайте должность, название компании, дополнительную контактную информацию, ссылки на социальные сети и электронные страницы в подпись. Если вы пользуетесь почтой как с компьютера, так и с телефона, важно, чтобы письма отправлялись в одинаковом формате. Будет непрофессионально отправлять с телефона письма с пометкой «Отправлено с iPhone» и тому подобными. Настройте приложение для отправки почты, чтобы избежать подобной проблемы. Иначе вас вряд ли будут воспринимать серьезно коллеги.
Создайте шаблоны для наиболее частых вопросов
Если вы регулярно получаете разнообразные рабочие вопросы, разумно будет использовать шаблоны, чтобы всякий раз предоставлять необходимую информацию в правильном формате. Это позволит вам сэкономить время – вам не нужно будет составлять отдельное письмо в похожих ситуациях, вы сможете просто использовать заготовку. В большинстве случаев рабочие письма вполне можно писать заранее и лишь слегка корректировать, чтобы они соответствовали каждому отдельному случаю и были полноценным ответом на заданный вопрос. Продумайте, какого типа письма вы получаете чаще всего, и составьте около трех шаблонов. Это поможет вам куда быстрее справляться с электронной почтой.
Пишите простые, продуманные письма
То, как вы форматируете письма, имеет такое же значение, как и то, какие слова вы выбираете. Чтобы ваши электронные письма выглядели уместно, отмечайте отдельными пунктами самые важные факты. Это поможет получателю быстро просмотреть ваше письмо и понять его суть, что оценит любой профессионал. Помните, что переписка должна быть максимально простой. Не задавайте слишком много вопросов, ограничьтесь одним основным на письмо. Это поможет получателю быстрее понять ваш запрос и ответить на него в краткий срок, а именно это и является целью грамотной деловой переписки.
Всегда перечитывайте свои письма перед отправкой
Опечатки, ошибки и стилистические промахи сделают ваше письмо непрофессиональным и продемонстрируют, что вы некомпетентны. Перечитывание письма имеет большое значение, постарайтесь никогда не забывать об этом перед отправкой. Записывая свои мысли и не перечитывая, вы можете совершить серьезную ошибку, которая подорвет ваш деловой имидж. Чтобы избежать случайной высылки незаконченного письма, вписывайте адрес получателя только после того, как вы полностью напишете и отредактируете текст. Это важный совет как для деловой переписки, так и в остальных случаях. Это помогает не забывать о том, что текст следует перепроверить и при необходимости исправить, не беспокоясь о том, что он будет случайно отправлен слишком рано. Этот способ рекомендуют многие опытные специалисты.
Продумайте время
Если вы откладываете ответ на электронную почту, то можете вообще забыть о переписке, что заставит вас выглядеть безответственным человеком, на которого нельзя положиться. Вы должны отвечать коллегам, начальству или клиентам в тот же день, когда они пишут вам. Если у вас нет уместного ответа или необходимых материалов, ответьте, что получили письмо и сообщите дату, когда сможете предоставить ожидаемую от вас информацию. Это будет куда лучше, чем долгое написание ответного письма - затянутая переписка серьезно портит впечатление.
С умом выбирайте название для письма
Многие люди недооценивают важность правильного выбора темы для письма. Это строка, которая видна еще до того, как письмо будет открыто, поэтому ее содержание должно быть точным и достаточно понятным, чтобы сразу же привлечь внимание получателя. Люди расставляют приоритет при чтении почты, оценивая, кто ее выслал (письмо от начальника вы прочтете сразу). Вторым критерием является именно тема письма. Задумайтесь, что заставит получателя заинтересоваться прочтением всего вашего электронного письма, и постарайтесь представить эту информацию в названии.
