Электронное письмо из одного слова – явление редкое на работе, но весьма интересное. Оно может вызывать разные реакции, но чаще всего это негативные эмоции наподобие страха и недоумения. Как минимум оно заставляет получателя задуматься над самим посланием и тем более ожидаемой ответной реакцией.
Для руководителей и менеджеров такие письма имеют больше преимуществ, так как позволяют экономить время и стимулируют мобилизацию подчиненных на рабочих местах.
Для чего используют письма из одного слова?
Начать стоит с практики применения такого приема Тимом Куком, гендиректором Apple. В частности, известно его сообщение своим менеджерам из одного слова: «Мысли?» По мнению многих экспертов, это настоящий мастер-класс по использованию эмоционального интеллекта. Но в чем смысл этого слова с точки зрения воздействия на менеджеров?
По сути, это призыв подумать. Нужно понимать и контекст такого послания. Кук столкнулся с проблемой у одного из работников, которую можно было решить разными способами от перенаправления исходного письма менеджерам до описания конкретных инструкций по исправлению проблемы со своей стороны. Но он выбрал другой путь – сэкономив время, Кук призвал своих доверенных лиц поделиться мыслями на этот счет.
Как видно, послание лаконично, но в то же время информативно. К тому же оно выражает искреннюю обеспокоенность проблемой. Краткость в данном случае означает взгляд в суть вопроса без лишних слов. То есть цель заключается в повышении коммуникационной эффективности при минимальном расходе времени.
Возможные риски
В то же время данный инструмент может сыграть и негативную роль. Одно слово без уточнений может быть по-разному интерпретировано. В случае с Куком и его менеджерами речь шла о доверенных лицах, которые хорошо знали начальника и могли точно понять суть послания. Но в других случаях те же «Мысли?» могут быть интерпретированы не только как призыв к обмену мнениями.
Более того, трудности в интерпретации лаконичного сообщения могут усугубить положение сотрудников, внести неразбериху в производственный процесс и вовсе нарушить его. Поэтому при использовании данного приема важно четко понимать, как именно это слово будет прочтено.
Односимвольные письма
Более оптимизированный вариант кратких рабочих писем, которым, к слову, любит пользоваться Джефф Безос, основатель Amazon. Типичное и наиболее распространенное сообщение такого рода - «?». Вновь может показаться, что письмо имеет все шансы быть неверно интерпретированным. Но это зависит от контекста. К примеру, начальник таким образом может спрашивать о том, что происходит и готов ли проект. Адресаты, погруженные в рабочий процесс, с большей вероятностью будут понимать, о чем именно задается вопрос.
Стандарты коммуникации
Насколько применение кратких писем с одним символом или словом будет эффективным в конкретном коллективе, зависит от наработанной практики коммуникативных стандартов. У руководителя может быть 3-4 типовых слова или символа, с которыми знакома вся команда, и при получении одного из них каждый адресат отлично понимает, о чем идет речь. Коллективам, где подобная практика со стандартами краткого общения пока не сформирована, рекомендуется отдельно отрабатывать эти привычки, а потенциальным адресатам в случае затруднений с интерпретацией не бояться уточнять смысл писем.
