Рубрики

Когда оптимистом быть не стоит: ошибка планирования в проектах и способы избежать ее

Ошибка планирования – частое препятствие на пути к цели. Под этим термином понимается неоправданно оптимистический настрой по отношению к срокам завершения проекта. Например, один из самых больших аэропортов в Америке – аэропорт Денвера – был открыт на 16 месяцев позднее назначенного срока. Это повлекло за собой издержки в размере порядка 2 млрд долларов.

Популярный пример

От ошибок планирования страдают не только крупные государственные проекты. Каждый, кто хоть раз брался за масштабные и длительные задачи, наверняка подвергался этому когнитивному искажению.

Ошибку планирования хорошо иллюстрирует поведение хозяев старых, раритетных автомобилей. Многие из них загораются желанием отреставрировать свою «любимицу». Они хотят довести ее состояние до первоначального – так, чтобы хоть на выставку.

Но обычно автовладелец не способен правильно оценить ни временные рамки, требующиеся для этого проекта, ни будущие финансовые затраты. В итоге он или через несколько месяцев машет рукой на реставрацию, или же она переходит в «хроническую стадию». По факту реализовывается очень малый процент больших проектов, которые лишь на стартовой черте кажутся достижимыми.

Недочет визуализации

У человека имеется привычка продумывать все заранее. Чтобы достичь цели, он представляет, как сделает это. Он прокручивает в голове будущий сценарий; создает поэтапный план, размышляя о нужных для реализации проекта ресурсах. Но такая визуализация представляет собой «взгляд изнутри», не учитывающий отрицательных факторов и возможных препятствий. В результате студенты не успевают вовремя подготовиться к экзамену. Сотрудники – не сдают отчетов в заданный срок. А другие простые смертные годами учат иностранный язык или строят дачи.

От работников сферы менеджмента можно услышать саркастическое высказывание: ошибка планирования – это когда человек полагает, что он способен планировать. Но все не так плачевно: это когнитивное искажение вполне можно преодолеть.

Наблюдения Д. Канемана

Феномен ошибки планирования очень интересовал психолога Даниэля Канемана. Как-то раз ему довелось принимать участие в проекте, связанном с подготовкой нового учебника. На очередном собрании соавторов издания было решено, что издание вряд ли займет более двух лет. Канеман решил задать руководителю три простых вопроса:

  • Какое количество времени уходило на исполнение похожих проектов в прошлом?
  • Каков процент проектов, которые так и не увидели свет?
  • Если сравнить теперешнюю команду авторов с прошлыми, каковы ее недостатки и преимущества?

Руководитель был озадачен этими вопросами. Он ответил, что в прошлом на подобные проекты уходило порядка семи лет. При этом два издания из пяти так и не были выпущены. А уровень теперешней команды можно оценить, как ниже среднего.

Канеман пишет, что даже это не остановило участников тогдашнего проекта. Они продолжали упорно стоять на своем, считая, что учебник непременно будет выпущен в срок. Каков был итог? Труд издавался не два года, а целых восемь.

Непреклонный оптимизм

Психологи выяснили, что даже если человек приступает к заданию, которое в прошлом уже вызывало трудности, он все равно смотрит в будущее с безосновательным оптимизмом. При этом, если попросить у другого человека дать свою оценку, то она будет ближе к реальной. Мы склонны переоценивать себя, но наши ближние относятся к нашим возможностям с большей долей критицизма.

Вопросы для самоанализа

Определять, какие препятствия возможны на пути к цели, полезно еще до начала работы. Канеман для такой заблаговременной оценки рекомендует ответить на несколько вопросов:

  • Какие люди препятствуют мне? Что они привыкли говорить? Какие угрозы слышатся обычно из их уст?
  • Если дела пойдут хуже всего и на меня свалятся все возможные неприятности, каким будет сценарий? К чему он в итоге приведет? И сколько времени потребуется в таком случае для работы над задачей?
  • Какие отрицательные идеи имеются у меня насчет себя самого?
  • Какими уловками и аргументами я пользуюсь, чтобы оградить себя от необходимости работать?
  • Обращаю ли я внимание на то, чего хочу достичь; или же на то, чего изо всех сил стремлюсь избежать? Считаю ли я себя заложником обстоятельств? Или ощущаю внутри себя мощную силу, способную все преодолеть?
  • Каким образом я буду бороться с деструктивными установками в моем сознании, когда они воспрепятствуют работе?

Статистика, основанная на прошлом опыте: методика Фливбьорга

Профессор Оксфорда и известный эксперт в области планирования Б. Фливбьорг также считает, что главный источник ошибок планирования – недооценка возможных препятствий.

Фливбьорг разработал аналогичный метод для прогнозирования ошибок. Он использовал его для оценки транспортных проектов: возможных перерасходов времени, недоделок. Алгоритм, разработанный Фливбьоргом, может использоваться и в бизнесе, и в личных делах:

  1. Определить проект. Например, ремонт в доме, налаживание производства, сдача экзамена.
  2. Добыть достаточное количество статистических данных по этому проекту. К примеру, каковы финансовые расходы на покупку и настройку оборудования, временные затраты на обучение сотрудников и пр. Полезно также использовать и статистику из аналогичных собственных проектов, уже завершенных в прошлом. Если таковых нет, можно заимствовать данные у людей, уже имевших подобный опыт. Студент, готовящийся к экзамену, может вспомнить, сколько времени у него это заняло в прошлый раз, какие имелись отвлекающие факторы и пр.
  3. Использовать полученную информацию, чтобы модифицировать свой первоначальный прогноз.

Помимо вопросов Камнемана и методики Фливбьорга, существует и более простой способ, позволяющий избавиться от излишнего оптимизма в планировании. Чтобы выявить, какой срок потребуется под тот или иной проект, нужно предполагаемую цифру просто умножить на два (склонные переоценивать себя могут пользоваться и большим коэффициентом).

Такой реалистичный взгляд даст вам повод задуматься: действительно ли вы готовы потратить столько времени на это дело? Так ли оно важно? Если ответы положительные, что ж, остается только трезво оценить издержки и приступать к реализации проекта.