Рубрики

10 лайфхаков по управлению почтовыми ящиками электронной почты. Проверено теми, кто получает 100+ писем ежедневно

Как быть организованным и контролировать входящие сообщения, когда получаешь более сотни писем в сутки? К счастью, решение есть и не одно. Самыми эффективными способами контроля электронного ящика делятся опытные эксперты. Эти лайфхаки позволят сэкономить время и не пропустить ничего важного.

В папке "Входящие" сохраняйте только те письма, которые требуют немедленных действий

Ноль сообщений в папке «Входящие» - это слишком высокая цель, но вам нужно стремиться именно к этому. Будьте безжалостными к ненужной корреспонденции.

"Чаще всего в моем почтовом ящике ежедневно находится меньше двадцати пяти сообщений. Я делаю это умышленно, потому что хочу иметь возможность открыть электронную почту и сразу увидеть, что является наиболее срочным и требующим ответа”, - говорит Ли Энн Ньюман, старший менеджер в международной правительственной консалтинговой фирме. - "Эта привычка подталкивает меня к тому, чтобы заниматься неотложными делами и реагировать на запросы незамедлительно».

Нередко Ньюман получает в течение нескольких часов более сотни электронных писем, многие из которых срочные и от вышестоящего руководства. В 2008 году у нее была возможность реорганизовать и перестроить функции почтового ящика в связи с переменами в структуре организации. "Это было похоже на генеральную весеннюю уборку электронной почты. За это время я так привыкла, что просто не могу видеть ящик, который переполнен неотвеченными письмами”, - говорит Ньюман.

Создайте "Папку ожидания" для ожидающих действия писем

Создайте "Папку ожидания" для писем, которые требуют действий от кого-то другого, прежде чем вы сможете ответить. ”Это огромная экономия времени",- говорит основатель Pin and Pivot Дарси Миллер, которая в течение многих лет ежедневно получал свыше ста пятидесяти сообщений. – «Эти электронные письма не будут засорять ваш почтовый ящик. Зато у вас появится возможность раз в день или раз в неделю мониторить еще не выполненные дела. Вы будете видеть, какие проекты все еще находятся на рассмотрении»

Она научилась этому трюку на собственном горьком опыте, когда в первый год работы не смогла найти нужное приложение. “Я потратила полдня на поиски этого письма среди тысяч других сообщений, которые были в моем почтовом ящике в то время", - вспоминает эксперт. - “С этого момента я поклялась, что буду контролировать свою электронную почту!”.

Создавайте вложенные папки

Эксперты рекомендуют создать легкую для декодирования подпапку или систему меток. Генеральный директор Maple Holistics Нейт Мастерсон получает более двухсот пятидесяти писем в сутки, но умеет отделять главное от второстепенного. Он считает, что организация имеет первостепенное значение. "Почтовые ярлыки - ваш друг", - советует эксперт. - "Используйте их для группировки важных цепочек электронной почты. Когда вам нужно будет посмотреть на что-то для справки, вы можете легко это сделать».

Ньюман говорит, что ее ярлыки включают темы, по которым у других могут возникнуть вопросы, поддержку решений, которые она приняла, и справочные материалы для будущих потребностей бизнеса. “У меня есть десятки подпапок и сотни электронных писем с архивированными в них справками”, - говорит она. - “Я могу найти то, что мне нужно, в течение нескольких секунд после запроса, потому что я знаю, где оно хранится и как его быстро найти».

Настройка фильтров

Во многих электронных ящиках у пользователей есть возможность настроить фильтры для входящих сообщений, которые помогут быстро классифицировать письма.

Чтобы ежедневно справляться с потоком в сто пятьдесят писем, Рэйчел Нилл, генеральный директор Carex Consulting Group, использует фильтры Outlook. “У меня есть фильтры, которые помещают электронные письма в разные папки, цветовой код и приоритеты на основе отправителя”, - говорит Нилл. Затем, в конце дня, она быстро сканирует все, что могла пропустить. - "Фильтры помозволяют убедиться, что я последовательно действую и блокирую спам. Это помогает мне свести беспорядок к минимуму».

Используйте календарь для отслеживания писем, требующих последующих действий

Поскольку для некоторых писем может потребоваться больше, чем простой ответ, Ньюман рекомендует добавить их в календарь. “Если я получаю электронное письмо, которое требует не только немедленного ответа, но и каких-то последующих действий, то перемещаю сообщение в назначенную подпапку. Затем ставлю напоминание в свой календарь, который включает местоположение папки и дату, когда необходимо выполнить последующие действия”, - говорит эксперт.

Ньюман использует Microsoft Outlook, который позволяет получить доступ к календарю Outlook, но вы также можете сделать это и в Gmail. Просто нажмите на кнопку "Дополнительно“ на панели инструментов и выберите "Создать событие”.

Не позволяйте нежелательной почте томиться в вашем почтовом ящике

Чувствуете, что уже нет сил получать рекламные послания? Тогда сразу нажимайте «Удалить». Дэвис Сикснанс, генеральный директор и основатель Printful, использует правило трех ударов для рекламных писем и информационных бюллетеней. В третий раз, когда он удаляет сообщение или промо-письмо от конкретного отправителя, то отписывается от рассылки.

Создание шаблонов для ответов

Если вы заметили, что отправляете один и тот же тип электронной почты снова и снова, то можете воспользоваться простым, но эффективным лайфхаком: составить шаблон и сохранить его в черновиках. Этим вы сэкономите уйму времени, ведь вам не придется перепечатывать одну и ту же информацию сотни раз.

Бетси Фейн, президент организационной компании Clutterbusters, часто получала в электронной переписке вопросы, которые предполагали практически одни и те же ответы. Тогда ей пришла в голову мысль создать шаблоны. “У меня есть предварительно написанные электронные письма, которые я могу подкорректировать в зависимости от адресата. Например, "Расскажите мне о своих услугах" или "Как я могу назначить встречу?». Они предполагают одни и те же ответы, поэтому я пользуюсь заготовками».

Если вы не хотите делать это вручную, попробуйте плагин MixMax Gmail или перейдите в настройки и включите ответы. Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу папки "Входящие“, выберите ”Настройки“, из раскрывающегося списка выберите вкладку ”Дополнительно“ и нажмите ”Включить“ рядом с "Ответы». Это позволит вам сохранить шаблонные ответы.

Установите временные рамки для проверки ящика

Вряд ли бы вы строили свой график таким образом, что принимали бы клиентов круглосуточно. Зачем тогда вы позволяете вмешиваться электронной почте в вашу жизнь?

"Я не оставляю свою электронную почту открытой весь день. Я устанавливаю определенное время в течение дня, чтобы просмотреть каждое письмо и ответить, архивировать или сохранить на потом. Таким образом, я не распыляюсь, а могу быстрее просматривать все свои электронные письма, потому что действительно сосредоточен на задаче”, - говорит Дэвид Митрофф, бизнес-консультант. - "Я рекомендую, чтобы люди начинали с трех различных получасовых блоков в день, чтобы читать и отвечать на свои электронные письма и держать свой почтовый ящик закрытым до конца дня и настраивать его по мере необходимости.”

Джастин Лавелл, главный сотрудник по связи BeenVerified, рекомендует выделять время один раз в неделю для обработки входящих сообщений. "Выберите определенное время каждую неделю, чтобы проверять почту. Удалите ненужное, заархивируйте важную информацию и расставьте приоритеты в списке дел», - говорит эксперт.

Отключите уведомления по электронной почте

Даже если вы смирились с проверкой электронной почты в определенные часы, то вряд ли сможете устоять от соблазна заглянуть в ящик, когда услышите соответствующий сигнал. Решение простое: отключите уведомления. "Так как они отвлекут вас от того, над чем вы сейчас работаете за своим столом”, - говорит Миллер.

Вы можете воспользоваться специальными приложениями, чтобы получать корреспонденцию строго в отведенное время.

Пользуйтесь моментом для выполнения легких задач

Убедитесь, что учетные записи электронной почты эффективно синхронизируются с телефоном, и воспользуйтесь моментами для быстрой очистки входящих сообщений. “Многие сообщения, которые я получаю, не требуют прямых действий", - говорит Бен Тейлор, основатель HomeworkingClub.com - "Пока вы стоите в двухминутной очереди в супермаркете, вы можете потратить это время с пользой: отписаться от рассылки, удалить спам, рассортировать письма».