Каждому человеку знакомо ощущение нехватки времени и стресса от вынужденной спешки. Минуты летят, дедлайн стремительно приближается, а сделать надо еще очень много. И так ежедневно.
Элементарные правила тайм-менеджмента помогут эффективно организовать рабочее время и избавиться от перманентного цейтнота.
Тайм-менеджмент: остановись, мгновенье
Это, конечно, шутка. Замедлить, а тем более остановить время не удастся. Но прагматичный подход к своим действиям поможет рационально его использовать.
День надо начинать с составления списка дел, соблюдая последовательность: от самых важных к незначительным. И с учетом их срочности.
Все планируемые дела следует разделить на четыре категории. В тайм-менеджменте выделяют следующую градацию ежедневных дел:
- важные и неотложные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не очень важные;
- неважные и несрочные.
К первой категории относятся неотложные дела, которые надо выполнить сейчас, иначе в будущем обязательно возникнут какие-то ненужные проблемы и на их устранение потребуется дополнительное время.
Заставить себя начать день с самого важного и, как правило, трудоемкого дела не всем удается. Но парадокс том, что отложенная на потом проблема снижает концентрацию в разы из-за эмоционального напряжения. Мысли о том, что ждет важное и срочное дело, отвлекают внимание от текущей задачи.
Зона комфорта – это дела из второй категории. На психику не давит надвигающийся дедлайн, есть время на обдумывание и принятие взвешенного решения. Завершая важные дела до их перехода в категорию "срочных", удается избегать цейтнота и эмоционального выгорания.
Нересурсное время
Срочными, но не очень важными делами не стоит заниматься в начале дня. Как правило, на выполнение мелких дел тратится очень много времени и энергии, и они не приносят ощущения радости от выполненной работы.
Их выполнение лучше перенести на то время дня, когда пик умственных и физических сил уже позади, накопившаяся усталость не дает сфокусировать внимание на серьезной проблеме.
Неважные и несрочные дела, если не хватает времени на их выполнение, подождут.
Хронофагам – решительное нет
В течение дня каждый совершает множество мелких и порой бессмысленных дел, не задумываясь об их целесообразности и не замечая, сколько времени они отнимают. Например: частая проверка почты, просмотр новостей, общение в соцсетях, разговоры с коллегами.
Обычно за этим стоит желание отложить напряженную работу на некоторое время.
Добиться высокой сфокусированности на выполняемой задаче поможет соответствующая подготовка рабочего места. Отключение или перевод телефона в беззвучный режим, спокойная инструментальная музыка, закрытая дверь в кабинет или наушники, чтобы не отвлекаться на разговоры коллег, сберегут время и повысят эффективность.
Регулярные перерывы
Нейрофизиологи давно установили, что среднестатистический человек способен эффективно выполнять умственную работу в течение 90 минут, после чего мозгу требуется небольшой отдых. Пяти-десятиминутные перерывы помогают восстановить работоспособность.
