Рубрики

Лишнее – в сторону: 5 советов, как вновь обрести сфокусированность и закончить все дела вовремя

Каждому человеку знакомо ощущение нехватки времени и стресса от вынужденной спешки. Минуты летят, дедлайн стремительно приближается, а сделать надо еще очень много. И так ежедневно.

Элементарные правила тайм-менеджмента помогут эффективно организовать рабочее время и избавиться от перманентного цейтнота.

Тайм-менеджмент: остановись, мгновенье

Это, конечно, шутка. Замедлить, а тем более остановить время не удастся. Но прагматичный подход к своим действиям поможет рационально его использовать.

День надо начинать с составления списка дел, соблюдая последовательность: от самых важных к незначительным. И с учетом их срочности.

Все планируемые дела следует разделить на четыре категории. В тайм-менеджменте выделяют следующую градацию ежедневных дел:

  • важные и неотложные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

К первой категории относятся неотложные дела, которые надо выполнить сейчас, иначе в будущем обязательно возникнут какие-то ненужные проблемы и на их устранение потребуется дополнительное время.

Заставить себя начать день с самого важного и, как правило, трудоемкого дела не всем удается. Но парадокс том, что отложенная на потом проблема снижает концентрацию в разы из-за эмоционального напряжения. Мысли о том, что ждет важное и срочное дело, отвлекают внимание от текущей задачи.

Зона комфорта – это дела из второй категории. На психику не давит надвигающийся дедлайн, есть время на обдумывание и принятие взвешенного решения. Завершая важные дела до их перехода в категорию "срочных", удается избегать цейтнота и эмоционального выгорания.

Нересурсное время

Срочными, но не очень важными делами не стоит заниматься в начале дня. Как правило, на выполнение мелких дел тратится очень много времени и энергии, и они не приносят ощущения радости от выполненной работы.

Их выполнение лучше перенести на то время дня, когда пик умственных и физических сил уже позади, накопившаяся усталость не дает сфокусировать внимание на серьезной проблеме.

Неважные и несрочные дела, если не хватает времени на их выполнение, подождут.

Хронофагам – решительное нет

В течение дня каждый совершает множество мелких и порой бессмысленных дел, не задумываясь об их целесообразности и не замечая, сколько времени они отнимают. Например: частая проверка почты, просмотр новостей, общение в соцсетях, разговоры с коллегами.

Обычно за этим стоит желание отложить напряженную работу на некоторое время.

Добиться высокой сфокусированности на выполняемой задаче поможет соответствующая подготовка рабочего места. Отключение или перевод телефона в беззвучный режим, спокойная инструментальная музыка, закрытая дверь в кабинет или наушники, чтобы не отвлекаться на разговоры коллег, сберегут время и повысят эффективность.

Регулярные перерывы

Нейрофизиологи давно установили, что среднестатистический человек способен эффективно выполнять умственную работу в течение 90 минут, после чего мозгу требуется небольшой отдых. Пяти-десятиминутные перерывы помогают восстановить работоспособность.