Очень часто руководители завершают процесс делегирования задач самым бесполезным вопросом на планете: «Теперь вы понимаете?» или одинаково бессильным: «Какие еще есть вопросы?». От такого общения нет абсолютно никакой пользы, поскольку соблюдается банальная формальность, а не истинное понимание. Чтобы работа была конструктивной, лидер должен донести подчиненному свою мысль и быть уверенным, что он правильно понят. Психологи расскажут, как этого достичь.
Риторические вопросы
Простая истина заключается в том, что такие бесполезные вопросы (пример которых приведен выше) являются риторическими и не склонными получить любую достоверную обратную связь. В этом случае не будет достигнут истинный уровень понимания или комфорта получателя с задачей, которую он только что поручил. Эти совершенно неэффективные, рефлексивные утверждения делают прямо противоположное - они имеют тенденцию создавать видимость ясности, консенсуса и понимания, когда сотрудник действительно может внутренне бороться с вопросами или проблемами. В самом худшем варианте он может застрять в плоскости неосознанной некомпетентности и не будет знать, что ему делать дальше. Возможно, постесняется уточнить задачу или пойдет по ложному пути ее выполнения.
Вред отсутствия обратной связи
Это ложное чувство безопасности, когда лидер думает, что дал верные рекомендации, может привести к серьезным последствиям. В то время как руководитель мысленно переходит к другой задаче или проекту, совершенно не подозревая, что задание, которое он только что назначил, в лучшем случае колеблется, сотрудник может быть охвачен тревогой из-за непонимания. Он станет выполнять неправильную работу или вообще пойдет по ложному пути и не справится с заданием. Правда заключается в том, что делегирование работает только тогда, когда обе стороны имеют общее понимание ожидаемых результатов, сроков и масштабов. Без этого выгодного для обеих сторон сотрудничества «разговор о делегировании» может стать не более, чем пустая трата времени и создание иллюзии прогресса.
Магические вопросы
Каждый мудрый руководитель, который заботится об успехе своего предприятия, осознает, что не может позволить себе значительные расходы, связанные с неэффективным делегированием. Это будет стоить ему огромных материальных трат (придется переделывать работу или платить заказчику неустойку). Чтобы минимизировать риск нанесения ущерба предприятию, необходимо использовать «магические вопросы», которые помогут при назначении задач. Они приведены ниже.
Как вы понимаете задачу?
То, что вы говорите, и то, что слышат ваши подчиненные, часто являются двумя разными вещами, поэтому этот вопрос является ключевым. Когда работник повторяет задание своими словами, вы получаете представление о том, что он на самом деле усвоил. Например, после конкретного делегирования можно сказать такую фразу: «Не могли бы вы подвести итог вашему пониманию задачи до того, как мы закончим с этим вопросом?». Хотя проведение этой дополнительной проверки может показаться излишним, интересно отметить, что для многих критически важных заданий требуются такие типы подтверждений (например, пилоты, повторяющие заданные координаты управления воздушным движением). В ситуациях, когда речь идет о жизни и смерти, это быстрая проверка того, что все находятся на должном уровне контроля. Это хорошая передовая практика, которую должны принять многие лидеры.
Как будет выглядеть конечный продукт?
Этим вопросом вы хотите попросить человека, выполняющего работу, дать вам раннее представление, макет или пример того, как будет выглядеть конечный продукт. Чтобы отойти от туманных ярлыков и перейти к конкретности, вы можете попросить их прояснить некоторые вопросы. Например, какое приложение будет использоваться для создания результата, сколько времени будет отведено, в каком это будет формате и т. д.
Способы достижения ясности конечного результата
Вы можете достичь ясности, что человек имеет представление о конечном результате несколькими различными способами:
-
попросить описать конечный результат;
-
попросить создать небольшую выборку;
-
попросить поделиться предыдущим аналогичным результатом из другого проекта.
Помните, что цель состоит не в том, чтобы уточнить каждую деталь на этом этапе, а в том, чтобы получить общее представление о том, как будет выглядеть результат на самом деле.
Какими будут ваши первые три следующих шага?
Многие руководители испытывают чувство страха и беспокойства, когда не знают, что происходит (или не происходит) с той важной задачей, которую они только что делегировали. Кто-то проверяет нового продавца, чтобы убедиться, что он выложит товар вовремя. Кто-то предпочитает удостовериться, что подчиненный зарезервировал достаточно конференц-залов, необходимых для размещения коллег и гостей. Поэтому данный вопрос способен минимизировать это беспокойство. Обратная связь убеждает лидера в том, что проект находится на правильном пути или, что более важно, дает возможность дополнительного ввода правильного курса (если дела движутся в неправильном направлении).
Попросите вашего работника обозначить свои первые шаги, тогда вы точно будете знать, что, в какой последовательности и каким образом будет происходить. Также потребуйте от подчиненного поэтапного отчета о проведенной работе. Так вы будете уверены, что все идет по плану и не нарушается последовательность.
Необходимые уточнения
После делегирования и уточнения задачи при помощи приведенных выше вопросов скажите своему подчиненному о том, что вы готовы в любую минуту прийти ему на помощь. Человек должен понимать, что если у него возникнут некоторые вопросы или непонимания в процессе работы, он обязательно должен обратиться к вам за советом. Иногда даже самые опытные работники, которые полностью вникли в суть задачи, ошибаются на пути ее выполнения. Чтобы инициатива не стала губительной для фирмы и не спровоцировала дополнительных финансовых затрат, нужно постоянно поддерживать обратную связь. Уточнение каждого непонятного момента может стать гарантией выполнения качественной работы.
Вместо заключения
Хотя вопросы могут показаться немного дидактическими, правда в том, что делегирование работает только тогда, когда ожидания предельно ясны. Эти простые вопросы помогут внести ясность, которая может означать разницу между успешным делегированием и безудержной катастрофой. Потратьте немного дополнительного времени, убедитесь, что вас правильно поняли, постоянно контролируйте процесс производства, даже если вы вполне уверены в компетентности своего подчиненного. Эти меры будут гарантией того, что вы будете представлять собой единый механизм, который стремится к максимально эффективным результатам.
