Рубрики

Не используем фразу "Я мог бы": правильные электронные письма, на которые точно будут получены ответы

Прямолинейность не всегда означает резкость. В деловой корреспонденции этому термину больше соответствует слово "ясность". Однако во время переписки нередко возникают определенные недопонимания между контрагентами или сотрудниками одной компании. Все это может привести к значительному ухудшению позиций компании, снизит эффективность ведения дела. Эксперты рассказали, как необходимо вести диалог в электронных письмах.

Вопросы и утверждения

Многие привыкли писать утверждающие предложения, ожидая на них какой-то конкретный ответ адресата. Однако такую практику лучше исключить. Ждать ответа лучше на четко сформулированный вопрос. Утверждающие предложения подходят в том случае, если человек сам желает поделиться какой-либо информацией.

Чем детальнее и информативнее будет прописан вопрос, тем лучше. Это позволит продолжить работу в необходимом ключе и минимизирует риски появления возможных неточностей.

Отказ от фразы "Я мог бы"

Фразы из разряда "Я мог бы" из писем следует исключить. Они не раскрывают истинного намерения, описывают лишь возможность совершения каких-то действий. Человек по факту не соглашается с выполнением каких-либо обязательств. Он просто подтверждает, что при определенных обстоятельствах может начать работу над каким-то вопросом. У получателя письма из-за этого может сложиться ошибочное мнение, что визави согласился на выполнение обязательств.

Отказ от фразы "Не могли бы вы"

Такие выражения люди используют для дополнительного подчеркивания собственной вежливости и уважения к получателю письма. Однако никакого конкретного действия они не подразумевают. Нужно четко спросить о том, что человек хочет узнать от собеседника. Излишняя же почтительность способна только ухудшить положение дел.

Сроки

Очень часто люди забывают ставить в письмах конкретные даты и сроки. Такое поведение провоцирует появление дополнительных проблем. Человек ожидает быстрого ответа, его собеседник с обратным письмом или выполнением порученного действия явно не торопится. Причина такого поведения банальна - отсутствие четких установленных рамок.

Выделение

На наиболее важную информацию необходимо сделать дополнительный акцент. Здесь можно использовать различные фразы из разряда "Обратите внимание на...". В случае необходимости можно воспользоваться возможностями редактора, в котором человек составляет письмо. Важные моменты можно подчеркнуть, выделить курсивом или жирным. Подойдет любой способ, позволяющий дополнительно привлечь внимание человека.

Вместо итогов

Лучше выполнять все правила из предложенных. Ограничиваться чем-то одним не стоит.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание