Рубрики

Не стоит жить на работе: преимущества виртуального офиса для малого бизнеса

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вам должны быть известны тяготы постоянной изнурительной работы, которая требует решения множества проблем. Подумайте об использовании виртуального офиса, чтобы помочь своему бизнесу стать более успешным и конструктивным. Опытные специалисты укажут вам на позитивные аспекты такой работы.

Мечты и реальность

Вспомните то время, когда вы только начинали свой бизнес. Вы были свежи и полны идей, представляли, как быстро будете решать задачи и с легкостью укладываться в сроки. В своей фантазии вы довольствовались лишь мечтами и энтузиазмом. Перенесемся в текущую реальность. Сейчас почти полночь, вы устали, пьете шестую чашку кофе, а на повестке дня еще есть множество нерешенных дел. Это касается и помещения, в котором вы работаете, и сотрудников, и ваших личных домашних обязанностей. Дела откладываются с вечера и до утра, и так до бесконечности.

Правда в том, что управление любым бизнесом требует тяжелой работы, усилий и возможностей. И ошибаются те люди, которые считают, что имея собственное дело, можно просто отдыхать, лежа на кровати в пижаме. Итак, у вас есть работа. Как вам может помочь виртуальный офис?

Что такое виртуальный офис?

С виртуальным офисным пространством вы получаете практически все, что вы найдете в обычном офисе. Например, у вас будет место для приема и хранения почты, а также администратор для ответа на звонки. Тем не менее, у вас не будет самого офиса, но это и не обязательно. Виртуальный офис - это комбинация услуг для домашнего бизнеса или профессионалов, которые проводят большую часть своего времени в дороге. Более того, он не требует для вашей организации реального месторасположения (в реальном здании).

Разница между реальным и виртуальным офисом

Разница состоит в том, что вам не нужен офис на постоянной основе, поскольку он у вас уже есть дома. Ваш виртуальный офис - это просто почтовый адрес с множеством услуг на месте, а также с платным офисом или местом для встреч. Главное преимущество состоит в том, что это намного выгоднее, чем аренда офиса на полный рабочий день. Но если вам иногда понадобится физический офис, скажем, раз в неделю, вы сможете приходить и пользоваться услугами по часам. То же самое касается конференц-залов.

Основные функции

Виртуальный и физический офис удовлетворяют следующие аспекты:

  • место для проведения встреч и работы;
  • коммерческий адрес назначения для деловой почты;
  • адрес зарегистрированной компании;
  • адрес для размещения на визитках и маркетинговых материалах;
  • местное присутствие в определенном городе или районе, которое связано с целевым рынком клиента;
  • услуги на месте, такие как печать, отправка факсов, копирование;
  • служба портье, или секретарская поддержка.

Преимущества виртуального офиса

Поскольку предприятия, которые арендуют виртуальные офисные помещения, не используют здание на постоянной основе, а услуги совместно используются несколькими клиентами, виртуальный офис доступен по более низкой цене. Виртуальный офис работает как набор ресурсов по запросу. Поэтому виртуальный офис постоянен или изменчив в той степени, в какой вы захотите. Благодаря такой гибкости и общим ресурсам, он значительно сокращает капитальные затраты, связанные с типичными офисными инфраструктурами.

Способы усовершенствования виртуального офисного пространства

Если вы хотите повернуть маятник равновесия между работой и личной жизнью в свою пользу, воспользуйтесь следующими советами опытных специалистов.

  1. Служба поддержки Виртуальные офисы предоставляют приемные, доставку почты и другие услуги поддержки бизнеса. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, а ваш бизнес успешен, то вы наверняка знаете, насколько это может быть непросто. Например, вы заняты выполнением множества задач, а ваш клиент просто хочет приятно пообщаться в чате или по телефону. Организуйте службу поддержки в лице помощников и распределите обязанности - так вы успеете сделать намного больше.
  2. Видимость реальной фирмы. Наличие служебного адреса создаст важные для вашего бизнеса положительные первые впечатления. В качестве реального адреса можно использовать свой дом или помещение, которое вы периодически арендуете. Дополнительные расходы на аренду окупятся сторицей, поскольку это показывает, что вы серьезный предприниматель и заботитесь о позиции своего бизнеса.
  3. Обслуживание клиентов. Наличие менеджера на стойке регистрации улучшает обслуживание клиентов. Создайте аналогичную видимость в своем офисе, это произведет гораздо лучшее впечатление. Ваши звонки будут обрабатываться профессиональным портье, имеющим навыки обслуживания клиентов в дружеской и профессиональной манере.
  4. Место проведения встреч. Наличие реального пространства для встреч с клиентами воспринимается совершенно иначе (в сравнении со встречей в кафе или дома). Если вы поддерживаете дружеские и неформальные отношения со своим клиентом или поставщиком – это замечательно. Однако если вы встречаетесь по деликатному вопросу, вам необходимо тихое уединенное место. Вам нужно, чтобы помещение было в хорошем состоянии и имело соответствующее оборудование для презентаций или конференций. Помните, первые впечатления - это все.

Вместо послесловия

Одна из замечательных особенностей виртуальных офисов - их гибкость. Если вам нужен рабочий почтовый адрес, служба приема в режиме реального времени, чтобы отвечать на звонки и назначать встречи, или просто случайное использование комнаты для собраний, вы без труда можете выбрать нужные вам услуги. Это помогает сэкономить время и оптимизировать операции, чтобы вы могли повернуть все процессы в свою пользу. Наконец, вы можете сами регулировать, что именно важно для вас на этом этапе: занятие бизнесом или проведение времени с семьей.