Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вам должны быть известны тяготы постоянной изнурительной работы, которая требует решения множества проблем. Подумайте об использовании виртуального офиса, чтобы помочь своему бизнесу стать более успешным и конструктивным. Опытные специалисты укажут вам на позитивные аспекты такой работы.
Мечты и реальность
Вспомните то время, когда вы только начинали свой бизнес. Вы были свежи и полны идей, представляли, как быстро будете решать задачи и с легкостью укладываться в сроки. В своей фантазии вы довольствовались лишь мечтами и энтузиазмом. Перенесемся в текущую реальность. Сейчас почти полночь, вы устали, пьете шестую чашку кофе, а на повестке дня еще есть множество нерешенных дел. Это касается и помещения, в котором вы работаете, и сотрудников, и ваших личных домашних обязанностей. Дела откладываются с вечера и до утра, и так до бесконечности.
Правда в том, что управление любым бизнесом требует тяжелой работы, усилий и возможностей. И ошибаются те люди, которые считают, что имея собственное дело, можно просто отдыхать, лежа на кровати в пижаме. Итак, у вас есть работа. Как вам может помочь виртуальный офис?
Что такое виртуальный офис?
С виртуальным офисным пространством вы получаете практически все, что вы найдете в обычном офисе. Например, у вас будет место для приема и хранения почты, а также администратор для ответа на звонки. Тем не менее, у вас не будет самого офиса, но это и не обязательно. Виртуальный офис - это комбинация услуг для домашнего бизнеса или профессионалов, которые проводят большую часть своего времени в дороге. Более того, он не требует для вашей организации реального месторасположения (в реальном здании).
Разница между реальным и виртуальным офисом
Разница состоит в том, что вам не нужен офис на постоянной основе, поскольку он у вас уже есть дома. Ваш виртуальный офис - это просто почтовый адрес с множеством услуг на месте, а также с платным офисом или местом для встреч. Главное преимущество состоит в том, что это намного выгоднее, чем аренда офиса на полный рабочий день. Но если вам иногда понадобится физический офис, скажем, раз в неделю, вы сможете приходить и пользоваться услугами по часам. То же самое касается конференц-залов.
Основные функции
Виртуальный и физический офис удовлетворяют следующие аспекты:
- место для проведения встреч и работы;
- коммерческий адрес назначения для деловой почты;
- адрес зарегистрированной компании;
- адрес для размещения на визитках и маркетинговых материалах;
- местное присутствие в определенном городе или районе, которое связано с целевым рынком клиента;
- услуги на месте, такие как печать, отправка факсов, копирование;
- служба портье, или секретарская поддержка.
Преимущества виртуального офиса
Поскольку предприятия, которые арендуют виртуальные офисные помещения, не используют здание на постоянной основе, а услуги совместно используются несколькими клиентами, виртуальный офис доступен по более низкой цене. Виртуальный офис работает как набор ресурсов по запросу. Поэтому виртуальный офис постоянен или изменчив в той степени, в какой вы захотите. Благодаря такой гибкости и общим ресурсам, он значительно сокращает капитальные затраты, связанные с типичными офисными инфраструктурами.
Способы усовершенствования виртуального офисного пространства
Если вы хотите повернуть маятник равновесия между работой и личной жизнью в свою пользу, воспользуйтесь следующими советами опытных специалистов.
- Служба поддержки Виртуальные офисы предоставляют приемные, доставку почты и другие услуги поддержки бизнеса. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, а ваш бизнес успешен, то вы наверняка знаете, насколько это может быть непросто. Например, вы заняты выполнением множества задач, а ваш клиент просто хочет приятно пообщаться в чате или по телефону. Организуйте службу поддержки в лице помощников и распределите обязанности - так вы успеете сделать намного больше.
- Видимость реальной фирмы. Наличие служебного адреса создаст важные для вашего бизнеса положительные первые впечатления. В качестве реального адреса можно использовать свой дом или помещение, которое вы периодически арендуете. Дополнительные расходы на аренду окупятся сторицей, поскольку это показывает, что вы серьезный предприниматель и заботитесь о позиции своего бизнеса.
- Обслуживание клиентов. Наличие менеджера на стойке регистрации улучшает обслуживание клиентов. Создайте аналогичную видимость в своем офисе, это произведет гораздо лучшее впечатление. Ваши звонки будут обрабатываться профессиональным портье, имеющим навыки обслуживания клиентов в дружеской и профессиональной манере.
- Место проведения встреч. Наличие реального пространства для встреч с клиентами воспринимается совершенно иначе (в сравнении со встречей в кафе или дома). Если вы поддерживаете дружеские и неформальные отношения со своим клиентом или поставщиком – это замечательно. Однако если вы встречаетесь по деликатному вопросу, вам необходимо тихое уединенное место. Вам нужно, чтобы помещение было в хорошем состоянии и имело соответствующее оборудование для презентаций или конференций. Помните, первые впечатления - это все.
Вместо послесловия
Одна из замечательных особенностей виртуальных офисов - их гибкость. Если вам нужен рабочий почтовый адрес, служба приема в режиме реального времени, чтобы отвечать на звонки и назначать встречи, или просто случайное использование комнаты для собраний, вы без труда можете выбрать нужные вам услуги. Это помогает сэкономить время и оптимизировать операции, чтобы вы могли повернуть все процессы в свою пользу. Наконец, вы можете сами регулировать, что именно важно для вас на этом этапе: занятие бизнесом или проведение времени с семьей.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание