Несмотря на то что организаторы четко излагают повестку дня, некоторые видеоконференции длятся дольше, чем предполагалось. Хотя это может обеспечить долгожданную передышку от ежедневной рутины, позволить неформально общаться, это также может быть неприятностью для участников, у которых впереди запланированы встречи или работа, к которой им нужно вернуться.
Когда вы являетесь организатором, на вас лежит ответственность за то, чтобы все ваши пункты повестки дня были освещены своевременно и продуктивно, задолго до того, как гости начнут нервничать. Ниже приведены лучшие способы быстро и дипломатично завершить виртуальную встречу, прежде чем она затянется слишком надолго.

Включите в повестку дня процесс завершения совещания
Включите в свою повестку дня процесс завершения собрания, а не только время его окончания. Согласуйте и отметьте следующие шаги и обязанности, а также временные рамки и позвольте участникам сказать последнее слово в коротком, строго определенном заключительном раунде. Неспособность должным образом завершить ваши встречи может привести к отсутствию приверженности, невыполненным задачам и плохим результатам.
Используйте ключевую фразу
Ведущий также должен выступать в качестве модератора и вести активный диалог на протяжении всего совещания. За десять минут до запланированного времени окончания можно сказать: "Я знаю, что мы приближаемся к запланированному времени окончания. Не могли бы ведущие подготовить свои заключительные мысли?"
Введите временные рамки
Обязательно определите временные рамки для каждого оратора. Предоставьте ведущему автономию, необходимую для вежливого вмешательства и поддержания хода собрания. Ведущий может завершить многословные разговоры, отправив их на обсуждение в конце, переместив их в чат или проговорив в автономном режиме в конце разговора.

Назначьте пункты действий в последние несколько минут
Потратьте последние несколько минут, чтобы назначить действия всем участникам, включая себя. Перечислите их вслух и укажите, кто отвечает за каждый пункт. Если вы являетесь ведущим, отправьте по электронной почте напоминания с ожиданиями выполнения этих действий перед повторной встречей.
Включите в повестку дня не более пяти пунктов
Для успешной встречи начните с четкой цели и включите в повестку дня не более пяти кратких пунктов. Следите за динамикой движения вперед и темами, которые теряются. Завершите совещание кратким обзором каждого пункта, ожидаемых обязанностей и результатов.

Не задавайте вопросов в конце
Используйте три основных метода:
- Во-первых, установите жесткую остановку за пять минут до окончания встречи и используйте это время, чтобы повторить действия для всех.
- Во-вторых, заявите о намерении в начале встречи обеспечить эффективность, закончив ее раньше.
- И, наконец, не задавайте вопросов в конце - это создаст вакуум "заполненного времени". Вместо этого скажите: "Если есть что-то, что мы не охватили, напишите мне по электронной почте".

Используйте чат для комментариев
Периодически проверяйте ход встречи, чтобы в конце не было безумной спешки. Если вы заметили, что все занимает слишком много времени, найдите способы урезать разделы или контент и будьте готовы к корректировке на лету — участники не заметят разницы. Переход от устных комментариев к чату также является отличным способом упорядочить общение и устранить любую бессвязность.
Выделите определенное количество времени для вопросов и ответов
Каждому человеку отводится определенное количество времени, чтобы задать вопрос. Затем людям, отвечающим на эти вопросы, дается определенное количество времени для ответов.

Верните фокус внимания к целевому результату
Умеренность - это ключ к успеху. Когда совещания длятся долго, проблема заключается не в повестке дня, а в отсутствии четко определенного результата. Эффективный модератор может вернуть всех к основной проблеме, лежащей в основе. Хорошо иметь продуктивную дискуссию, но встреча всегда должна иметь целевой результат.

Отметка времени в вашей повестке дня
Проверьте свою повестку дня. Убедитесь, что вы придерживаетесь своего времени, например: "8:15 - обсудите клиента А; 8:30 - обсудите клиента Б". Будьте реалистичны в отношении того, сколько времени требуется для каждой темы, а затем твердо придерживайтесь этого. Это позволит вашей команде завершить работу вовремя.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание