Переписка по электронной почте давно стала нормой жизни. Многие производственные и личные вопросы решают именно этим способом. Тем важнее соблюдать определенные правила в ходе составления сообщения для email, чтобы исключить двусмысленность, недопонимание и раздражение со стороны адресата. Однако найти правильный тон в переписке на рабочем месте не так легко. Давайте разбираться.
Сводим эмоции к минимуму
Я очень часто использую фразы «Заранее, спасибо» и «В продолжение моего последнего письма». А ведь эти фразы в топе ненавистных оборотов! Все дело в том, что слишком заискивающий или эмоциональный язык легко понять неправильно. Поэтому его следует избегать.
Баланс вежливости, тона и намерения является ключом к хорошей коммуникации по электронной почте. Этого требует и рабочая этика.
Правила хорошего цифрового тона
Успех электронного письма заключен в простоте и следовании определенной структуре. Приведем примерный вариант обращения:
- поприветствуйте человека;
- используйте имя или имена получателей, если в цепочке рассылки меньше пяти человек;
- всегда проверяйте текст на наличие опечаток;
- отвечайте в разумные сроки.
А вот несколько советов, чего лучше не делать:
- не используйте оскорбительные или провокационные выражения;
- не пишите сплетни и непроверенную информацию;
- не отвечайте всем получателям общей рассылки, следите за тем, чтобы ваш ответ уходил только адресату;
- не используйте смайлики или сленговые термины в профессиональных сообщениях.
Помните, что тон электронной почты должен быть согласован с вашим личным и профессиональным брендом. Если вы допустили ошибку и вам нужно сообщить об этом по электронной почте, лучше написать простое «извините», а не «я сделал ошибку».
Убедитесь, что получатель понимает, что от него требуется, например, «Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы» вместо того, чтобы подписать «Надеюсь, что это имеет смысл».
Как подписать профессиональное электронное письмо?
«С наилучшими пожеланиями» - хорошая смесь дружелюбия и формальности делает эту фразу безопасной, но помните о ее схожести с поздравительной открыткой.
«С уважением» - наиболее нейтральное окончание письма. Немного скучно и формально, как раз для профессиональных электронных писем.
«До встречи» - более дружеское и неформальное окончание переписки.
Что лучше не использовать?
Вы рискуете,если используете одну из следующих фраз: «с любовью», «спс», «берегите себя», «с нетерпением ждем вас», «искренне ваш», «благословенного дня» и «отправлено с моего iPhone».
