Коммуникация - один из важнейших факторов успеха в бизнесе. Независимо от размера и отрасли, организации зависят от эффективно выстроенной коммуникации. Это связано с тем, что коммуникация способствует лучшей командной работе, а также успешному завершению многих проектов и даже достижению общих целей организации.
Компоненты коммуникационного процесса
Существует несколько компонентов, которые задействованы в любом коммуникационном процессе.
- Отправитель. Это человек, которые хочет поделиться идеей, просьбой или информацией.
- Получатель. Это человек, для которого предназначено сообщение.
- Сообщение. Это информация, которую отправитель передает получателю.
- Носитель. Это устройство или способ, который используется для передачи информации.
- Обратная связь. Процесс коммуникации обычно заканчивается, когда сообщение доставлено получателю. Однако каждый отправитель рассчитывает получить определенный эффект, поэтому ожидает от получателя обратную связь.
- Внешние факторы. Иногда воздействие внешних факторов нарушает процесс коммуникации. Например, шум может помешать личному общению, а перебои с Интернетом приведут к тому, что сообщение не будет доставлено получателю.
Эффективные коммуникационные стратегии в бизнесе
Существует несколько способов поощрения эффективной коммуникации на рабочем месте. Большинство из них требуют наличия инициативы, которая исходит от бизнес-лидера. Например, в крупной компании выстраивать этот процесс должны не рядовые сотрудники, а их руководители.
Далее вы узнаете о каждой из четырех стратегий.
1. Определите стиль общения
Прежде всего, нужно принять решение относительно вопроса, что является приемлемым, а что - неприемлемым. Возможно, вам будет сложно сразу дать ответ. Специалисты в этом случае рекомендуют начать с наводящих вопросов.
Насколько формальным должно быть общение? Поощряется ли общение на личные темы, или обсуждение должно сводиться исключительно к решению деловых вопросов? Как правильно обращаться к начальству, коллегам и клиентам?
2. Устраните слабый язык
Одним из наиболее важных способов создания эффективных коммуникационных стратегий является устранение слабого языка. Что это означает? Бизнес-лидеры должны работать над тем, чтобы ясно излагать наиболее важные моменты. Это начинается с внесения тонких изменений в существующие разговорные привычки.
Например, специалисты настаивают на том, что нужно избегать слова «но», так как это может быть истолковано как признание недействительными ранее высказанных претензий или идей.
3. Сделайте акцент на ясности
Недопонимание между отправителем и получателем сообщения – это большая проблема в выстраивании эффективной коммуникации. Чтобы ее избежать, постарайтесь выражаться точно и не бойтесь уточнять у получателя, понятен ли ему смысл вашего сообщения. Когда вы неоднозначно формулируете мысли, это затрудняет работу в команде. Вот почему важно сделать акцент на ясности.
4. Используйте цифровую связь
По мере того как электронная почта и обмен мгновенными сообщениями становятся все более популярными средствами коммуникации на рабочем месте, руководители должны устанавливать правила относительно того, как сотрудники используют эти инструменты.
Обсудите с подчиненными, какие виды коммуникаций могут осуществляться в цифровом формате. Например, это могут быть простые вопросы или разъяснения. Также установите, в каких случаях требуется личное взаимодействие.
Что еще?
На этом список эффективных коммуникационных стратегий не заканчивается. Давайте вкратце перечислим, что еще в него входит.
- Позвольте получателю задавать вопросы. Это дает возможность убедиться, что получатель правильно истолковал сообщение.
- Устраните агрессию. Если возникло недопонимание, отправитель должен снять напряжение, взяв всю ответственность на себя. Например, он может сказать нечто вроде «извините, я неясно выразился», а затем переформулировать мысль, чтобы достичь понимания.
- Обращайте внимание на невербальные сигналы. Тон и язык тела могут нарушить смысл сообщения. Вот почему отправитель должен обращать внимание на язык собственного тела. Он должен работать над тем, чтобы казаться открытым и располагать к себе собеседника.
- Подстраивайтесь под аудиторию. Терминология, которую использует отправитель, должна зависеть от аудитории. Группа бухгалтеров может разбираться в ежеквартальных отчетах, в то время как технические специалисты обладают иным объемом знаний.
Применяя эти меры на практике, вы повышаете эффективность коммуникаций. В конечном счете это оказывает прямое влияние на ваш успех в бизнесе или карьере. Бизнес-лидеры и менеджеры нуждаются в устных и письменных коммуникативных навыках, которые позволяют им общаться как с сотрудниками, так и с начальством. В противном случае это может ухудшать производительность.
