Цифровые платформы открыли перед человеком огромный пласт возможностей для коммуникации. Сегодня нет необходимости организовывать личные встречи в одном зале или кабинете для обсуждения общих тем. Не выходя из дома, можно вести важные переговоры, используя те самые цифровые средства связи. Виртуальная встреча особенно в период всеобщей изоляции приобрела особую ценность, избавляя людей в том числе от неоправданных рисков из-за прямого контакта.
В то же время формат дистанцированной связи не лишен недостатков. Отсутствие эффекта физического присутствия обедняет эмоциональный язык общения. Ощущение удаленности у участников встречи также снижает остроту и глубину процесса обсуждения. Поэтому, независимо от формата встречи, количества участников и самой платформы, необходимо изначально продумать несколько важных нюансов, которые помогут сделать мероприятие максимально эффективным. К наиболее значимым стоит отнести 10 рекомендаций.
1. Видеосвязь – обязательное условие
Наличие «картинки» требуется для передачи невербальных оттенков общения. Это важно как в деловых переговорах, так и в неформальном дружеском разговоре. Отсутствие видеосвязи понижает качество коммуникации и просто ограничивает людей в самовыражении. Причем данный тип связи должен быть у каждого участника, что создаст предпосылки к доверительной атмосфере в процессе обсуждения.
2. Роль организатора
Вновь не имеет значения, идет ли речь о личной или деловой виртуальной встрече.
И в обычных встречах в реальности требуется определенная организация, но, когда люди собираются, дальнейший процесс складывается сам собой. Что же касается виртуальных встреч, то на всех этапах предусматривается функция организатора. Требуется контроль и регуляция диалога, поэтому должен быть ведущий, отвечающий кроме прочего и за технические моменты организации связи.
Организатор также следит за очередностью выступлений, задает вопросы, сменяет темы на повестке и т.д., если речь идет о корпоративном собрании, например. И вовсе не обязательно инициатор или руководитель должен быть этим самым ведущим. Главное, чтобы этот участник был компетентен в технической части и осведомлен о формате мероприятия с его содержанием.
3. Психологический настрой
Сама необходимость общения посредством цифровых сервисов связи многими воспринимается как вынужденное отрицательное явление. Люди чувствуют минусы исключения возможности проведения встреч в реальности, но не замечают плюсов. Их тоже много, поэтому еще до начала карантина, который спровоцировал волну популярности сервисов видеосвязи, многие пользователи цифровых устройств активно применяли данные технологии.
Любой формат коммуникации имеет свои недостатки и преимущества. В определенных условиях себя наилучшим образом показывает виртуальная связь, и это нужно принимать соответствующе как естественную данность сегодняшнего дня. С позиции того же ведущего перед ответственным собранием, например, можно произнести несколько слов именно на эту тему преимуществ удаленной цифровой связи, что вселит надежду в плодотворное взаимодействие и в других участников мероприятия.
4. Сбалансированное участие
В процессе встречи принимать участие должны все без исключения. Другое дело, что участие может подразумевать разные задачи и функции, в том числе пассивные. Есть пример собрания, в котором все пользователи получают абсолютно равные права и возможности для выступления. У них одинаковый временной регламент, возможность задавать вопросы, дискутировать, подводить итоги с заключительным словом и т.д. Но может быть и формат, в котором есть выступающие и слушатели – соответственно, у этих пользователей разные функции как у участников. Самое главное, что каждый пользователь должен получить возможность реализации своей функции, как и было заявлено до мероприятия.
5. Знакомство
Вполне может быть, что на встрече соберутся незнакомые друг с другом люди. В условиях дистанцирования это распространенная ситуация, к которой нужно быть готовым. Какие нюансы требуют внимания в данном случае? Желательно отвести определенный блок времени специально для знакомства. В самом начале каждый участник получает возможность представления себя. В формате видеосвязи личная презентация более предпочтительна.
В зависимости от повода встречи и типа мероприятия в содержательную часть ознакомления друг с другом могут быть введены и особые требования или возможности для участников. Например, чтобы они не только рассказали о себе, но и могли провести небольшую экскурсию по дому с демонстрацией важных для них объектов, предметов увлечения и т.д.
6. Оттенки личного
Один из способов сделать общение в удаленном формате более насыщенным и эмоционально содержательным – оставить место для личного. В неформальных встречах между друзьями и знакомыми этот нюанс предполагается сам собой. Речь идет именно о бизнес-встречах и корпоративных переговорах. Собрание сотрудников компании вполне может предусматривать небольшие обсуждения персональных вопросов, личных забот, планов на отпуск и т.п. У таких обсуждений есть два важных плюса – то самое повышение качества самой встречи и психологическое сближение членов команды.
7. Образовательная функция
Это универсальная часть любой встречи, независимо от тематики и формата. Новая информация в бизнесе или при обсуждении семейных проблем никогда не будет лишней. Достаточно лишь правильно ее подготовить и умело преподнести. Интересная информация привлечет внимание участников и расширит их кругозор. Неспроста сегодня набирают популярность и всевозможные мастер-классы, которые преподаются в режиме онлайн-курсов.
8. Использование чата
Параллельно с видеопотоком участники встречи могут наблюдать чат, принимая в нем и участие. Это важный опциональный компонент практически любого современного сервиса видеосвязи. Чем он хорош, так это возможностью обратной связи во время выступления одного из участников. В принципе, пока голосовой эфир занят, участники могут, не отвлекая докладчика, сделать небольшие комментарии или замечания. Ведущий должен их отслеживать, делая и соответствующие остановки для пояснений. Таким образом, чат дает возможность проведения содержательного обсуждения даже в рамках большого онлайн-собрания.
9. Командная работа
Встречи могут проходить и в форматах обучающих или развивающих практик с тренингами. В реальности подобные мероприятия проводить легче ввиду визуальной доступности и открытости участников, но после ряда тренировок и оттачивания технологии группового онлайн-общения добиться успеха и в виртуальном пространстве не составит труда.
Акцент стоит делать на особых процедурах и ритуалах, которые легко запоминаются и повторяются. Это могут быть приветствия, речевые знаки, вопросы, ежедневные отчеты о проделанном и достигнутом – все, что дает возможность самовыражения, может использоваться в подобных практиках.
10. Место для экспериментов
Как бы ни казалось, что виртуальное общение слишком ограничено, оно скрывает в себе огромный потенциал. Его особенно чувствуют разработчики платформ для видеосвязи, которые регулярно предлагают новые уровни общения с невиданными прежде функциями и опционалом. На этой основе можно не просто осваивать устоявшиеся формы онлайн-конференций и встреч, а экспериментировать, открывая все новые возможности виртуального общения.
