Если вы чувствуете грусть и растерянность при взгляде на свой список дел, нужно что-то предпринимать. Эти задачи, кажущиеся бесконечными и невероятно сложными, приводят к тому, что страшно даже открывать ноутбук. Чаще всего выполнение задач можно сравнить с попытками продвинуться вперед, когда вы по пояс в песке.
Это может показаться тривиальным, но рабочий стресс часто возникает из-за неорганизованности задач, из-за чего они кажутся более сложными, чем есть на самом деле. Хуже всего то, что это может сдерживать вашу мотивацию, продуктивность и чувство выполненного долга. Возможно, пришло время переосмыслить способы управления огромным списком дел.
1. Удаляйте задачи с низким приоритетом
Правда в том, что вы не можете сделать все. Первым шагом к управлению списком дел является сортировка задач по приоритету. Следите за низкоприоритетными. Быстро просмотрите их и оцените важность. Если считаете их несущественными, удалите. Реальность такова, что некоторые задачи лучше удалить, чем завершить. То, что они есть в вашем списке дел, не означает, что вы должны их выполнять.
Низкоприоритетные задачи — это шуты в колоде карт. Часто они возникают без всякой причины, но являются самыми большими препятствиями. Низкоприоритетные задачи не стареют. Они могли быть важны в тот момент, когда вы их зафиксировали, но позже решились сами по себе.
Используйте свое чувство проницательности в определении их актуальности. Для каждой задачи спросите себя: «Это необходимо?» Если ответ «нет», удалите и двигайтесь дальше.
2. Объединяйте похожие задачи
Важно напоминать себе, что вы человек, а не ИИ. В отличие от компьютера, вы не можете эффективно запускать несколько процессов одновременно. Мозгу требуется время для обработки каждого.
Ключом к продуктивности является попадание в колею. Как только вы найдете свой ритм, вам будет намного легче работать эффективно и продуктивно. Это ключ к быстрому выполнению задач без ущерба для их качества. Хитрость заключается в группировании похожих задач.
Эта эффективная стратегия повышения производительности поможет избежать переключения от одной темы к другой. Разделив свою работу на категории, вы сможете найти идеальный подход, применимый ко множеству заданий, создавая впечатление, что это одно целое, а не мысленное перескакивание от одного типа к другому. Это не только сделает ваш список дел более организованным и удобным для глаз, но также улучшит скорость и эффективность.
3. Составьте список выполненных пунктов
Помимо списка дел не менее важно включить выполненные задачи. Это не только поможет вам отслеживать ваши успехи, но и повысит уверенность, показывая, насколько вы продуктивны.
4. Не перепроверяйте свой почтовый ящик
Знаете ли вы, что большинство профессионалов тратят более двух часов своего рабочего времени на проверку электронной почты, даже не осознавая этого? Чрезмерная проверка электронной почты является одним из основных факторов, сдерживающих производительность на рабочем месте. В идеале человек должен проводить в почтовом ящике не более 30 минут. Помните, что это средство связи, а не диспетчер задач.
Имейте в виду, что электронные письма могут подождать. Они не имеют существенного значения в плане срочности ваших задач. Подумайте о выделении 25–30 минут в день на проверку почтового ящика — 15 минут утром и еще 15 днем. Или можно равномерно разделить на семь минут каждые 2 часа.
Золотое правило — всегда быть первым в своем списке дел. От уровня срочности и степени важности до типа контекста — он должен быть организован для достижения ясности в отношении того, что делать в первую очередь, что потом, а чего не делать вообще. Разрабатывайте стратегию, запускайте свою тактику и атакуйте. Контролируйте свои задачи и не позволяйте им контролировать вас.
