Рубрики

От выживания к процветанию: менеджеры испытывают меньше стресса, когда делегируют больше заданий

Каждый раз, когда начинается новый год, многие из нас попадают в одну и ту же ловушку. Мы строим планы и даем себе обещания, которые планируем выполнять в течение следующих двенадцати месяцев. Но потом оказывается, что мы не в состоянии воплотить эти мечты и цели в реальность. Одна из наиболее распространенных причин при этом заключается в том, что помимо имеющихся планов многие добавляют себе новые цели.

Уменьшение обязанностей как необходимость

Конечно, невозможно работать на основном месте или быть бизнесменом, посещать спортзал семь раз в неделю и при этом еще и заниматься благотворительностью. Настало время "антиобещаний" - именно так считает Брэжд Оуэн, доктор философии в школе бизнеса Джона Молсона, занимающийся изучением тайм-менеджмента.

Когда мы принимаем новое решение, то часто при этом не предполагаем, что придется тратить больше времени на его исполнение. Например, это может быть необходимость посещать тренажерный зал, вырабатывать новый навык или привычку. Для всего этого нужно время. Но почему бы не сделать противоположное? Почему, наоборот, не оторваться от действий и обязательств, которые имеются? Может, тогда, наконец, у нас появилось бы больше свободного времени, которое мы могли бы посвящать только себе самим.

Несмотря на то, что многие людей сейчас жалуются на нехватку времени, Оуэн напоминает о том, что часы работы за последнее столетие не изменились. По крайней мере, у мужчин сейчас точно больше свободного времени, нежели в прошлом.

Большинство из нас постоянно сами создают себе перегрузку, а потом жалуются, что им приходится слишком много работать. Нет ничего хорошего в нехватке времени, ведь это имеет огромные последствия для психического здоровья. Мы берем на себя слишком многое. Выберите радикально иной подход: прекратите взваливать на себя новые обязанности, чтобы получить признание и похвалу от окружающих. В конце концов, их больше интересует собственная жизнь, чем ваша. Если они сочувственно покачают головой в ответ на вашу сентенцию о нехватке времени и рабочей нагрузке, то через пять минут уже переключатся на свои дела. Делайте меньше.

Плюсы данного подхода

Почему нужно делать меньше? Ведь это кажется контрпродуктивным, не так ли? Однако реальность такова, что только избавляясь от лишних обязанностей, можно снизить стресс. А если вы не знаете, именно его называют "тихим убийцей". Постоянная напряженность приводит к недосыпанию, ухудшению психического состояния, риску развития ишемической болезни сердца.

Более того, делая меньше, вы получаете больше возможностей сосредоточиться на приоритетах, а не переключаться между несколькими задачами. Больше качественной работы будет выполняться за меньший промежуток времени. Вы начнете гордиться тем, что у вас получается создавать достойный продукт, и вместе с тем вы не упускаете возможности побыть с семьей и друзьями.

Мыслить как руководитель

Каким же образом можно разгрузить себя и при этом оставаться продуктивным? Оуэн предлагает несколько полезных способов. Во-первых, вы должны перестроить свое мышление. Ориентируйтесь на те вещи, за которые несете ответственность. Думайте, как руководитель, а не как рядовой сотрудник. Каждый вопрос, каждое мероприятие, каждое электронное письмо успешного менеджера - все должно быть сосредоточено на достижении нужных целей. Посещение собрания не приближает вас к итоговому результату? Просто откажитесь от него.

Устранить несущественные задачи

Оцените теперешние задачи и обязательства. Вы можете тратить время на исполнение несущественных проектов, забывая об ограниченности своих возможностей. Если сейчас делать одно дело, то это неизбежно отнимает у вас шанс заняться чем-то еще. Ответьте на вопрос: стоит ли выполнять данную задачу? Или сейчас нужно заняться чем-то более полезным?

Использовать навыки и таланты других людей

Вполне очевидно, что выполнить все необходимые дела у вас не получится. Однако если определенное задание можно делегировать кому-либо еще - непременно воспользуйтесь данной возможностью. Передайте его другому человеку. Просто убедитесь в том, что четко обрисовали свои ожидания от результата, что этот человек обеспечен всей надлежащей информацией и материалами.

Главное - расширять свои возможности посредством делегирования, поощряя ваших сотрудников. Не старайтесь управлять ими, отслеживая каждую минуту работы. Просто предоставьте все нужные рекомендации, но не забывайте и о необходимости автономии.

Отложить второстепенные задачи

Может случиться и так, что вы расцениваете какую-либо задачу достойной исключительно вашего времени. Тогда подумайте о том, чтобы отложить эту работу на потом. Вы можете подумать, что такой подход - это попросту промедление, но на самом деле это не так. Если вы не бросаетесь сразу же на работу, выполнение которой можно отложить, это говорит о вашем умении правильно расставлять приоритеты.

Фокусироваться на единой задаче

Также коуч подчеркивает важность концентрации только на одном деле. "Многозадачность - не более, чем миф", - считает Оуэн. Многочисленные исследования демонстрируют, что концентрация на одном задании позволяет сэкономить до 40 % времени, нежели попытка сделать все и сразу.

Есть один простой секрет. Вместо того, чтобы совмещать одновременно несколько вещей, сосредоточьтесь на чем-то одном, а затем переходите к следующему проекту. Звучит это довольно просто, но на практике сделать это намного сложнее. Часто на практике оказывается, что если "блокировать" определенный отрезок времени для исполнения конкретной задачи, то выполнить ее получается гораздо быстрее и эффективнее.

В течение данного отрезка времени следует работать только над одним проектом, и ни над чем больше. Чтобы не потерять фокус внимания, нужно устранить все отвлекающие факторы. Отключить телефон. Работать в тихом месте. Каждые 20-30 минут делать короткие перерывы на отдых. Наше внимание неизбежно истощается, поэтому стоит прибегать к небольшим паузам, чтобы очистить мысли и немного отдохнуть.

Какие из представленных советов Оуэна вы считаете самыми важными? Укажите в комментариях.