Ваши электронные письма похожи на новеллы? Тогда не удивляйтесь, что они только пополняют раздел непрочитанных входящих сообщений, но не находят ответа. «Краткость – сестра таланта», как говорил Чехов, поэтому пришло время научиться грамотно вести электронную переписку. Советы экспертов помогут вам в этом.
Ограничение длины
Попробуйте установить обязательное ограничение длины для всех сообщений. Придерживаясь лимита, вы сможете держать свою многословность под контролем.
Исследование Boomerang показало, что электронные письма от 75 до 100 слов получают лучшие показатели ответов. Если количество слов трудно отслеживать, попробуйте ограничить количество предложений.
Верьте или нет, пяти предложений обычно хватает для того, чтобы изложить необходимую информацию четко и по существу. Если вы не укладываетесь в лимит, рассмотрите вариант разговора по телефону или скайпу.
Редактирование
После того как вы напишете письмо, потратьте несколько минут, чтобы прочитать то, что вы только что написали. Это отличная возможность проверить наличие возможных грамматических ошибок, вырезать ненужные фразы и переписать предложения, чтобы четче изложить мысль.
Светская беседа
Обратиться к собеседнику и начать светскую беседу в начале письма – неплохая идея. Это выражает ваше внимание и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве. С другой стороны, если вы хорошо знаете получателя, светская беседа может быть излишней (и поэтому легко обрезается).
Одно сообщение – одна мысль
Чем больше вопросов и деталей вы пытаетесь включить в одно письмо – тем длиннее оно становится. Чтобы на него ответить и прояснить все нюансы, получателю потребуется написать целый роман, поэтому не удивляйтесь, если в итоге ваш месседж проигнорируют.
Если вам действительно нужно получить ответ по нескольким пунктам, оформите их в виде списка. Например:
«Здравствуйте, Дебби!
Удачной среды! Подготовка к мероприятию идет отлично. Нам необходимо уточнить некоторые детали:
- Скатерти должны быть серебристые или золотые?
- На стол подавать тофу или сейтан?
- Во сколько должна прибыть группа?
Пожалуйста, сообщите нам свои ответы не позднее полудня в пятницу.
Заранее спасибо!
Джоанна».
Благодарность
Короткие электронные письма могут показаться довольно резкими и категоричными. Чтобы этого не произошло, обязательно выразите собеседнику благодарность (собственно, как и было представлено на примере письма выше, в предыдущем пункте). Таким образом, вам удастся расположить к себе человека, а, значит, и получить от него обратную связь. По статистике, наличие простого «спасибо» в конце письма увеличивает шансы на ответное письмо на 36 %.
