Покупка расходных материалов, принадлежностей и продуктов питания для всего офиса – это естественная необходимость поддержки коллектива в оптимальном рабочем состоянии. Но не стоит ждать, что за эту функцию снабжения коллеги будут говорить спасибо. Более того, вполне можно ожидать потока жалоб относительно приобретения неподходящих товаров. Возникает проблема неэффективности этой тактики удовлетворения потребностей офисного коллектива, но во многих случаях иного выбора просто нет и приходится мириться со всеми негативными эффектами.
Жалобы коллег как естественное явление
Уж так устроены мир и психология людей, что жалобы всегда будут нас окружать. Всегда найдется их источник, который будет высказывать недовольство, в том числе по незначительной проблеме. Кто-то рассчитывал получить шоколадные пончики, а кто-то - ванильные, но в обоих случаях ожидания не оправдались. В отделе с несколькими десятками сотрудников подобные жалобы могут свести с ума офис-менеджера. Десятки точек зрения по каждому из пунктов снабжения вполне могут и вовсе остановить трудовой процесс, так как все рабочее время будет посвящено обсуждению того, как делать покупки по списку.
Значит ли это, что выходом из положения может стать игнорирование жалоб и определенных предложений о закупках товаров с тем или иным набором точечных характеристик? С одной стороны, это будет хорошая ответная реакция, но с другой – важно не снижать качество закупок, о чем еще будет сказано. Самое главное, что такая тактика полного игнорирования может спровоцировать крайнее недовольство в офисе, и это совсем не то, к чему нужно стремиться. Поэтому прислушиваться нужно, но также стоит применять разумный подход к практическому решению задачи офисного снабжения.
Отсутствие благодарности
Для понимания несправедливости подобных жалоб можно привести обратную модель реакции сотрудников офиса, которая одобряет выбор. Например, даже если закупка действительно оказалась удачной и многим удалось угодить, крайне редко следует реакция восторга и благодарности. Возможно, первое время она будет, но в дальнейшем все начнут принимать это как данность, не требующую хотя бы слова «спасибо».
Можно сделать вывод, что любая закупка будет неудачной. Невозможно получить за нее благодарность, но в каждом случае будут следовать жалобы недовольных тем или иным выбором.
Неблагодарная работа
Действительно, нужно принять как данность и смириться с тем, что есть работа, которая вряд ли будет заслуженно оценена, но ее нужно выполнять. Если в офисе должны быть ручки, то их придется купить, и неважно, что кому-то не понравится их дизайн или форма. Главное, что конкретная потребность была восполнена конкретным человеком, который сделал эту неблагодарную работу.
И это не говоря об экстренных ситуациях, когда нужно пополнять запасы или восполнять нехватку той или иной принадлежности в жесткие сроки. В таких условиях и выбор может быть ограничен, что само по себе прибавляет риск покупки товара, не соответствующего пожеланиям сотрудников офиса. Но и в этом случае не стоит переживать из-за негативной реакции коллег, поскольку есть вполне ясные оправдания такой закупки.
Взаимное равнодушие
Итак, можно прийти к выводу, что коллегам по большому счету все равно, как офис-менеджер выполнил свою работу. Об этом говорит отсутствие благодарности, а жалобы – естественная реакция сотрудников, которая забудется через несколько дней. Этим же равнодушием и следует отвечать на любую критику и само по себе отсутствие благодарности.
Нужно ли в таких условиях в принципе стараться повышать качество закупок и как это сделать? Безусловно, добросовестный и ответственный менеджер поставит перед собой такую задачу. Независимо от реакций коллег, он заинтересован в выполнении своих функций на высшем уровне, что будет говорить о нем как о заслуживающем повышения работнике. И все же не стоит забывать, что офисные принадлежности влияют на удобство работы. Даже если за удачный выбор не будет благодарности, это не повод игнорировать поступающие просьбы относительно тех или иных покупок. Проблема в том, что руководство часто не обращает внимания на систему офисных закупок, никак не углубляясь и не систематизируя ее.
Эта функция как раз ложится на плечи офис-менеджера, который по мере возможностей может организовать оптимальную модель закупок, имея налаженную обратную связь с коллективом. В этой ситуации тоже не стоит придавать значение отзывам о сделанном выборе без учета конструктивной критики или ожидать благодарности за правильный выбор.
