Рубрики

Правила рассадки и никаких перебиваний: секреты успешного бизнес-совещания от профессионалов

Деловые совещания являются важнейшей процедурой в сфере бизнеса. Успешность проведения собраний, планерок и конференций может быть случайной, но ответственный руководитель не позволит пускать исход на самотек. Он прилагает максимум организационных усилий, чтобы результат себя оправдал.

А для этого будет не лишним учесть следующие секреты проведения бизнес-собраний.

Подготовка

Перед любым собранием должна быть сформулирована четкая повестка, с которой участники знакомятся минимум за сутки до проведения мероприятия. Отдельный вопрос касается самого состава приглашенных лиц. В этой части действует универсальное правило: чем больше людей, тем выше шансы на бессодержательный результат. Время ставит жесткие рамки, поэтому широкий диапазон выступающих не позволит точечно обсудить важные вопросы, принимая конкретные решения. Приглашать следует именно тех людей, которые действительно заинтересованы в повестке и могут внести существенный вклад в ее обсуждение.

Никто не должен чувствовать себя лишним на собрании. Скучающие участники, которые никак не проявляются в процессе обсуждения, это большой минус в организации.

Правила рассадки

Основные критерии рассадки – это удобство и возможность полноценной коммуникации для всех участников. Изначально проверяется достаточность свободного пространства, комфортность сидений и наличие необходимых аксессуаров перед выступающими.

Отдельное внимание уделяется удаленным местам, если речь идет о крупном мероприятии с большим количеством участников. Должны быть подготовлены специальные средства коммуникации с микрофонами. Если планируется подключать людей по удаленной связи, то организуется и возможность онлайн-общения.

Также будет не лишним учесть индивидуальные предпочтения членов собрания. Возможно, кому-то будет комфортнее находиться на передних местах, а кто-то захочет оставаться на «галерке».

Организация выступлений

Каждый выступающий изначально инструктируется на предмет порядка докладов. От жестких правил стоит отходить, что повысит содержательность дискуссий. Однако прерывания не допускаются из уважения к другим участникам. Если определенному члену собрания необходимо внести уточнение или поправку в процессе выступления другого лица, он должен подать ведущему соответствующий знак.

Не допускаются и параллельные разговоры между отдельными участниками в то время, как выступает докладчик.

Завершение собрания

После основной части переговоров подводится итог, в котором будут озвучены результаты. В частности, стоит вновь обозначить ключевые темы повестки, выводы обсуждения, принятые решения и намеченные действия. Как правило, остаются и не решенные вопросы, которым тоже уделяется внимание как возможной теме для работы над следующим собранием. В конце всем участникам выражается благодарность.

При необходимости уже после собрания можно вновь связаться с людьми, которые будут ответственны за выполнение поставленных в рамках мероприятия задач. Стоит уточнить тактику, сроки и форматы их действий, убедившись, что они правильно поняли свои обязательства.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание