Рубрики

Предупредите об опоздании по телефону, извинитесь, как только вы окажетесь на месте: как быть, если вы опаздываете на важную встречу или собрание, и как не допустить этого

Опоздание на важную встречу или собрание расценивается как нарушение делового этикета. Но нередко обстоятельства складываются так, что у нас не получается вовремя придти на такое мероприятие. Как быть в такой непростой ситуации? Эксперты рекомендуют в подобных случаях либо минимизировать ущерб от опоздания, либо найти для себя веское и серьезное оправдание. Мы поделимся с вами их советами. Мы также расскажем о том, как предотвратить такие ситуации в будущем.

Минимизация ущерба

Если вы опаздываете крайне редко, и у вас хорошие отношения с начальником и коллегами, то попытайтесь загладить свою вину. Вам нужно сделать все для того, чтобы ущерб от вашего опоздания стал минимальным. Для этого вам нужно предпринять следующие действия:

  1. Позвонить и предупредить об опоздании.
  2. По приезду на встречу извиниться перед собравшимися.
  3. Быть честным и не лгать.
  4. Перенести встречу (если вы сами ее организуете).
  5. Во время собрания внести полезный и продуктивный вклад в общее дело.

Далее мы подробно рассмотрим каждый из этих шагов.

Позвоните и сообщите об опоздании

Как только вы понимаете, что опаздываете, то сразу же возьмите телефон и свяжитесь с человеком, который ведет собрание. Предупредите его о том, что вы не сможете приехать вовремя. Говорите быстро и кратко. Это убедит вашего собеседника в том, что вы торопитесь приехать.

Сделать этот шаг очень важно. Опоздание без предупреждения выглядит как неуважение к чужому времени. Эксперты рекомендует делать такой звонок за 15 - 30 минут до начала встречи. Если вы позвоните раньше, то ваш собеседник будет убежден, что вы могли бы избежать опоздания, но не сделали этого.

Во время телефонного разговора не следует давать нереальных обещаний. Не говорите о том, что вы будете через 5 - 10 минут, если на самом деле сможете приехать только через полчаса.

Извинитесь перед всеми

Когда вы войдете в зал для собраний, действуйте согласно ситуации. Если люди не начинают встречу без вас, то обязательно извинитесь перед ними. Не оправдывайтесь и не говорите слишком долго. Просто и коротко попросите прощения, это смягчит вашу вину.

Если собрание уже началось, то не отвлекайте его участников своими извинениями. Но после окончания встречи обязательно подойдите к вашим начальникам и попросите у них прощения. Но не переусердствуйте с извинениями, иначе вы привлечете чрезмерное внимание к факту опоздания.

Будьте честны

Если вы решили минимизировать ущерб, то будьте честны и не лгите. Иначе начальник потребует у вас документального подтверждения причин вашего опоздания. Если обычно вы приходите на работу и на важные встречи вовремя, то руководство и коллеги отнесутся к данной ситуации с пониманием.

Если вы систематически опаздываете, то обсудите это наедине с начальником. Попросите у него совета о том, как в будущем избежать такой проблемы.

Перенесите встречу

Если вы сами проводите собрание и опаздываете, то лучше перенесите это мероприятие. Подчиненные оценят этот шаг. Они поймут, что вы цените их время и не заставляете их ждать. Если же вы делите ответственность за проведение собрания с одним-двумя коллегами, то обсудите с ними возможность переноса мероприятия.

Внесите полезный вклад

Если вы опоздали, то это не означает, что вам нужно уклоняться от активного участия в собрании. Старайтесь обсуждать все важные темы и принести максимальную пользу. Это компенсирует ущерб от вашего опоздания.

Но при этом не отвлекайте других людей. Не нужно выяснять у них ту информацию, которую вы пропустили из-за опоздания.

Найдите хорошее оправдание

К сожалению, извинения и минимизация ущерба не всегда помогают. Возможно, что в вашей компании принята строгая дисциплина и опаздывать на важные встречи категорически неприемлемо. Ваша неорганизованность может обернуться для вас серьезными неприятностями. Единственный выход в такой ситуации - найти веское оправдание опозданию.

Безусловно, лгать неэтично. Но если под угрозой находится ваша карьера или репутация, то попробуйте сослаться на объективные обстоятельства, из-за которых вы не смогли придти вовремя. Делать это нужно очень осторожно и обдуманно. Далее мы приведем вам несколько возможных предлогов для опоздания.

Сошлитесь на транспортные проблемы

Вы можете сослаться на сбои в работе общественного транспорта или автомобильные пробки. Скорее всего, такое оправдание будет принято. Но предварительно зайдите в интернет и изучите новости о транспортных проблемах или карту пробок. Сообщите, что вы добирались на встречу именно тем путем, где возник сбой. Помните, что руководство может проверить эту информацию

Если кто-то из коллег или руководства ездит тем же путем, что и вы, то не используйте такое оправдание. Иначе ваша ложь будет легко раскрыта.

Обвините свой будильник или телефон

Вы можете сказать, что ваши часы или телефон вышли из строя, и вы не услышали сигнала будильника или уведомления календаря о важной встрече. Такое объяснение будет принято, ведь подобная ситуация случалось хотя бы раз в жизни каждого человека.

Но это оправдание можно использовать крайне редко. Если вы будете постоянно ссылаться на такие обстоятельства, то коллеги и руководство сочтут вас недисциплинированным человеком.

Используйте чрезвычайные ситуации

Вы можете объяснить свое опоздание чрезвычайными семейными или личными обстоятельствами. Но помните, что это крайне нечестно. К подобному способу можно прибегать лишь в экстремальных ситуациях, когда опоздание грозит вам очень серьезными неприятностями. Но даже при таких обстоятельствах никогда не лгите о тяжелых травмах или смерти родных.

Старайтесь использовать такие оправдания лишь в крайне редких случаях. Иначе начальник заподозрит, что вы лжете. Он потребует от вас официальных подтверждений чрезвычайных обстоятельств. Если вы не сможете предоставить соответствующих документов, то это может обернуться увольнением.

Сошлитесь на рабочую нагрузку

Ссылаться на свою загруженность работой вы можете лишь в том случае, если у вас есть масса дополнительных служебных обязанностей. Если же вы трудитесь наравне со всеми, то такое оправдание не будет принято. Ведь ваши коллеги работают не меньше вас, но тем не менее они смогли явиться на важную встречу вовремя. Руководство будет думать о вас, как о человеке, который плохо справляется со своими делами.

Никогда не говорите, что другие сотрудники задержали вас, чтобы вы помогли им в работе над проектом. Этим вы перекладываете вину за опоздание на своих коллег и ставите их под удар. Такое оправдание может испортить ваши отношения с коллективом.

Как предотвратить опоздания

Гораздо проще предотвратить опоздания на важные встречи, чем извиняться и придумывать уважительные причины. Помните, что руководство будет вас прощать лишь до поры до времени. Чтобы избежать неприятных последствий вашей неорганизованности, старайтесь придерживаться следующих правил:

  1. Настройте сигнал будильника таким образом, чтобы он сработал на 15 - 20 минут раньше, чем обычно. Если вы используете уведомления в ежедневнике телефона, то установите напоминание о встрече за сутки до ее начала.
  2. Выходите из дома на 15 минут раньше, чем обычно. Если вы зависите от расписания транспорта, то старайтесь садиться на более ранний автобус или электропоезд. Лучше приехать на встречу задолго до ее начала, чем опоздать.
  3. Соберите все необходимые вещи заранее. За день до встречи подготовьте одежду и документы. Это поможет вам не суетиться и не спешить по утрам.

Заключение

Помните, что опоздания крайне редко происходят по объективным причинам. Ведь форс-мажорные ситуации случаются нечасто. В большинстве случаев люди опаздывают из-за своей неорганизованности. Старайтесь развивать в себе пунктуальность и собранность. Это поможет вам вовремя приходить на важные встречи и избежать неприятностей.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание