Коронавирус внес свои коррективы во многие аспекты жизни, и теперь бизнес в Интернете в приоритете. Люди избегают не только путешествовать и совершать деловые встречи, но и не желают даже лишний раз выходить из дома. Но реальность такова, что всем приходится иногда общаться, поэтому на данном этапе лучше ограничиться виртуальными разговорами и проводить бизнес конференции лучше также онлайн. Но для этого необходимо подготовиться. Ниже описаны 8 правил проведения виртуальной бизнес-встречи.
Не все так просто
Даже те, кто на рынке оказания услуг находится очень давно, не всегда может удачно общаться виртуально. Конечно, многие экспериментировали и использовали удаленное интервью, проводя таким образом собеседования с тысячами людей. При этом всегда используется система видеоконференции.
Это удивительно, но и сейчас, даже крупные руководители совершают ошибки. И даже имея огромную практику, продолжают наступать на одни и те же грабли. Именно поэтому стоит досконально разобраться в вопросе совершения виртуальной бизнес-встречи, чтобы быть во всеоружии.
Подберите прочную платформу
Важно для онлайн-переговоров подобрать надежную и прочную платформу. Лучше всего остановиться на компании Zoom, ведь она лидирует на рынке видеосвязи и ее программа может обеспечить бесперебойный доступ к общению онлайн.
Получаемая связь ровная и без помех. А количество участников видеоконференции может быть значительным, что важно для крупных предприятий. К тому же всегда есть возможность записать весь ход встречи и пересмотреть при возникновении спорных вопросов.
Проверьте свое оборудование и скорость соединения перед вызовом
Зачастую стороны чата тратят большое количество минут на проверку связи, а на решение глобальных проблем просто не остается времени. Эти бесконечные: "Вы меня слышите" или "Вам все видно" отвлекают и не настраивают на позитивное решение вопроса.
Рекомендуется избегать пользоваться Wi-Fi при ведении деловой видео-конференции. Лучше всего придерживаться, хоть и старомодной, но выделенной линии.
Настаивайте на видео
Сложно представить себе деловую встречу, когда вдруг собеседников отделяет прочный занавес. Так же обстоят дела и с аудиовстречей, когда слышен только голос собеседника. Важно настаивать на использовании видео. Если же кто-то утверждает, что отключает видео, якобы, из-за плохой связи, то просто не хочет, чтобы его видели и, возможно, что-то скрывает.
Если же нет необходимости в видео, то лучше просто позвонить по телефону. Стоит пересмотреть дело и решить, настолько необходима данная встреча. Виртуальные беседы требуют бдительности и особого внимания, даже больше, чем при личной встрече.
Не отключайте звук
Зачастую при переговорах надеваются наушники и отключается звук. Это может показаться заботливым, ведь никому не мешает данная онлайн-встреча. Однако специалисты по бизнес-переговорам онлайн обнаружили, что контролировать себя лучше и вникать в слова собеседника глубже, можно только при включенном звуке.
В ином случае, отключение звука означает запрет на право голоса, но ведь никто на предприятии не должен молчать и имеет право высказаться. Это означает, что все должны участвовать в бизнес-конференции, и это также означает, что никто не может участвовать в других встречах (например, отвечать на электронные письма), когда они должны уделять безраздельное внимание данной встрече.
Выделите место
Слишком часто люди предполагают, что работать удаленно означает работать там, где и когда они захотят. Но это в корне не верно и очень мешает продуктивной встрече. Оказывается, что виртуальная работа требует больше дисциплины и внутренней сосредоточенности.
Поэтому для разговора онлайн стоит выделить специальное место, где никто не будет отвлекать. Конечно, можно работать и дома, но собеседнику вряд ли захочется услышать на линии плач детей или бурчание супруга. Также многие жалуются, что их раздражает лай собаки на втором плане во время конференц-связи.
Проверьте угол обзора
Во время тестирования, стоит посмотреть на то, как выглядите на камере со всех улов обзора. Звучит просто, но естественный угол камеры ноутбука означает, что камера смотрит прямо на нос, а не на подбородок, что добавляет ему еще несколько размеров.
Естественное компьютерное освещение заставляет человека выглядеть чересчур бледным. Также не стоит стоять у залитого солнцем окна. Ведь хотя золотой ореол вокруг головы выглядит красиво в искусстве эпохи Возрождения, это раздражает человека, с которым идет онлайн-встреча. Поэтому стоит заранее проверить все эти факторы и улучшить видимость при необходимости.
Важно заранее посмотреть, как выглядят настройки по умолчанию и отрегулировать свои углы и освещение. Стоит обратить внимание (и, возможно, даже изменить) на свой фон. Ведь очень много можно узнать о человеке по тому, какие книги и безделушки стоят у него на заднем плане.
Обеспечьте деловой стиль в одежде
Дистанционная работа не является синонимом случайной работы. Поэтому не стоит появляться не бизнес-встрече онлайн в домашнем халате и бигуди. Давно доказано, что человек работает продуктивнее, если на нем деловой костюм. Так, футболки с глубоким V-образным вырезом и топы без бретелек могут и часто заставляют людей выглядеть топлесс на экране. Это редко вызывает восторг у собеседника на деловой встрече.
Суть онлайн-конференции состоит в том, чтобы с собеседником обращались как с профессионалом. Поэтому важно соблюдать дресс-код всей своей команды даже во время работы из дома. Это очень важно на совещаниях по продажам и кардинально в интервью.
Небольшие детали могут иметь большое значение
Вот краткий список мелких деталей, которые способны улучшить виртуальные встречи:
- используйте наушники (но не Микки-Мауса вашего ребенка);
- по возможности используйте внешний микрофон, если он у вас есть;
- за спиной не должно быть жалюзи, ведь свет, входящий и выходящий из них, влияет на качество видения с экрана собеседника;
- важно закрыть все конкурирующие приложения на экране и по всему вашему дому (опять же, детские Netflix и Fortnite);
- необходимо отключить звук предупреждений компьютера и телефона для сообщений, сообщений электронной почты и других уведомлений, которые могут появиться во время собрания.
И самое главное, не нужно постоянно вертеться на вращающимся стуле. Это выглядит странно и с экрана собеседника еще более удручающе.
Заключение
Если часто приходится общаться виртуально, то стоит готовиться к встрече заранее. Пока коронавирус не пошел на спад, бизнес-встречи онлайн будут только увеличиваться. Важно приспособиться к новым условиям и показать себя только с лучшей стороны. Тогда ваш бизнес начнет еще более процветать, в том числе благодаря созданной репутации.
