Так же, как и в других сферах бизнеса, специалисты по закупкам ставят преимущество перед предпринимателем или владельцем малого бизнеса, который выясняет это по мере роста бизнеса. В то время как эксперты спорят об уменьшении затрат, развитии новых рынков и минимизации рисков, покупка может показаться довольно пугающей для владельца малого бизнеса. Многие предприниматели не знакомы с этими темами и осознают влияние закупок позже, чем следовало бы.
Компании с эффективной командой по закупкам часто ведут отличные дела и пользуются успехом постоянных клиентов.
Чтобы расставить все точки над i, рассмотрим все основные процессы, которые влечет за собой современные закупки. Это даст вам ясность в отношении основных функций, составляющих основную часть обязанностей по закупкам. Вы должны будете искать все это в любой компетентной платформе закупок.
Проверка потребностей и запасов
Перед началом цикла закупок до оплаты необходимо определить потребность в продукте или услуге. В контексте малого бизнеса ключевым является оценка обоснованности потребностей. Как вам скажет любой специалист по закупкам, проверьте наличие тех или иных продуктов/материалов в своем "запасе". Подчеркните для себя то, чего вам не хватает, а из этого уже вычеркните те пункты, которые кажутся вам бессмысленными. Отдайте предпочтение наиболее реальным и эффективным покупкам, чтобы впоследствии все это оправдалось. Очень важно, чтобы вы проверили потребности и дважды проверили доступность, прежде чем перейти к следующему этапу: повышению запросов на покупку.
Поднять заявку на покупку
Здесь команда или член команды, которым нужен конкретный продукт / услуга, отправит запрос. Это может быть бумажная форма, электронная форма или устный запрос по телефону. Если вы начинаете заново, используйте электронные формы, чтобы помочь в хранении и общении. Убедитесь, что запросы возникают только после выполнения определенных административных требований. Это метод, который поможет вам обеспечить выполнение только действительных запросов. Как показывает практика, именно такой метод в самом начале играет огромную роль, так как он раскрывает вас как предпринимателя перед поставщиками с лучшей стороны. Следуйте четким нормам и правилам в оформлении заявок, и тогда ваш бизнес начнет развиваться так, как должен.
Управление запросами на покупку
Начните с того, что возложите основную ответственность за утверждение запросов на покупку. Кто-то из отдела финансов или отдела закупок рассматривает каждый запрос на покупку и либо одобряет его, и выдает заказ на поставку, либо отправляет его обратно заказчику с указанием причины отклонения. После того как заказ был утвержден от имени вашей компании, рекомендуется выполнить проверку бюджета. Сделайте это, прежде чем отправлять любые запросы или предложений (RFP, RFQ) по мере необходимости. Это важно, потому что часто происходит так, что мы заказываем все, что казалось необходимым, а потом не можем оплатить заказ. Влазить в долги как и в начале, так и в пик поднятия бизнеса - это плохая политика. Делайте все, исходя из финансов.
Другой совет: вы можете обойти это, если возможна оптовая покупка. Это лучше всего подходит для уникальных одноразовых покупок малоценных товаров или услуг или неуправляемых покупок определенной категории.
Переговоры и согласования заказов
После того как вы отправите заказ на поставку своему поставщику, он может одобрить его, отклонить или начать переговоры. На этом этапе вы можете обсудить такие переменные, как графики доставки, альтернативные товары, цены и вид транспорта. Обратите внимание, что согласование является юридически обязывающим договором. После того как продавец подписывает один, они обязаны по закону предоставлять перечисленные услуги или товары в соответствии с указанным графиком по указанной цене.
Получение товаров и / или продуктов
Ваш продавец отправляет вам товар или предоставляет услугу и знакомит вас с важным документом о получении товаров. Вы расписываетесь в нем, как только вы подтвердили, что запрошенный товар (или предоставленные услуги) в порядке и находится у вас на складе. На этом этапе вы также выполняете меру безопасности, называемую трехсторонним соответствием, что означает сравнение заказа на поставку, упаковочного листа, поставляемого с продуктом или услугой, и счета-фактуры поставщика. Как только вы убедитесь, что все они совпадают, только тогда вы должны перейти к платежам.
Делопроизводство и производительность продавца
После того как вы завершили все процессы, которые ведут от «закупки» до «оплаты», вы предпринимаете две меры для обеспечения согласованности. Первый - ведение записей, а второй - анализ производительности поставщиков. После того как каждый платеж сделан, зарегистрируйте его для постоянной записи, полезной для аудита, и когда вам необходимо получить детали относительно заказа позже, это вам поможет. Переход на цифровые данные поможет вам хранить все данные о покупках в легко доступном централизованном месте.
Работа поставщика, пожалуй, является единственным ключом к эффективной закупке. Здесь вы оцениваете каждого поставщика по таким факторам, как качество поставленных товаров или оказанных услуг, то, насколько хорошо они придерживаются графиков поставок и договорных обязательств, а также скорость реагирования. Если вы не были довольны какой-либо из этих областей, отметьте это красным. Анализ управления производительностью поставщиков помогает вам поддерживать и продлевать отношения только с наиболее эффективными поставщиками.
Заключение
Понимать процессы закупок - это значит делать первоклассные покупки! Предприниматели много думают, и они не должны чувствовать, что им нужно стать экспертом по закупкам, чтобы их бизнес шел гладко. Просто начните с основ и поймите, как правильно делать закупки. Настройте некоторые автоматизированные системы закупок, чтобы вы могли быть уверены, что они каждый раз работают в одном и том же темпе.
Не позволяйте недостатку знаний помешать вам конкурировать с опытными профессионалами - правильно освойте эти основы, и у вас уже будет хорошее начало!
